자동화 시킬 업무 분류 । 기준
모든 업무가 자동화 될 필요는 없습니다.
우리는 업무를 보면서 이런 생각한다. "이걸 자동화 시키면 편할텐데..." 하는 생각말이다. 하지만 막상 자동화를 시키려고 하면 "아 이거 자동화 시키는 시간이 더 걸리겠네... 그냥 해야 겠다." 라는 핑계(?)로 최초 가지게 되었던 그 생각을 접게 된다.
사실 그렇다. 자동화를 시키는 업무의 과정은 그냥 단순하게 하는 것보다 훨씬 더 오랜 시간과 고민이 필요하다. 그리고 생각도 많이 해야 하고 말이다. 그래서 필자는 나름의 기준을 잡고 자동화 시킬 업무 자동화 없이 그냥 진행할 업무를 분류한다.
그리고 자동화 시킬 업무는 노션, Make, 엑셀, 구글 스프레드시트 등 수단방법을 가리지 않고 최대한 업무에 들어가는 시간을 단축시키기 위한 자동화 또는 부분자동화를 만들어내기 위해서 투자를 하는 편이다.
그럼 필자가 생각하는 이 기준은 무엇일까?
첫 번째 기준은 "얼마나 반복되는 업무인가?" 이다. 사실 1회만 하면 되는 업무를 자동화 시킬 필요는 없다. 한 번하고 말 것인데 시간, 자원를 추가로 투여하여 자동화를 시킬 필요는 없기 때문이다.
그럼 2회 이상반복되는 업무를 자동화 시키면 되어야 할까? 아니다. 적어도 필자 기준에서는 상황에 따라 다르겠지만 기본으로 3회 이상이며, 여기에 더해 반복의 횟수가 적지만 1회 반복 시 시간이 오래 걸리는 업무는 자동화 시키는 방식으로 기준을 잡고 자동화 여부를 결정한다.
예를 들어 월 1회씩 반복해야 하는데 시간은 5분 남짓이라고 한다면 그냥 자동화 없이 반복업무를 수행한다. 반대로 년 1회 반복해야 하지만 이 작업에 투여되는 시간이 1~2일 정도가 걸린다고 한다면 내년을 위해서 자동화를 구축하려고 하는 편이다.
두 번째 기준은 "반복업무의 중요도" 이다. 예를 들어서 업무을 진행하는 시간도 짧고, 월 또는 분기별로 1회만 하면 되는 업무가 있다고 해보자. 이 경우 꼭 자동화를 하여야 하나? 라고 생각할 수 있다. 첫 번째 기준만 따른다면 사실 자동화는 필요 없다.
하지만 해당 업무를 잊지 말고 해야 한다고 한다면 이야기는 달라진다. 업무와 업무사이의 기간이 길고, 이 기간 동안 해당 업무를 하는 것을 까먹을 수 있다. 그 때는 최소한 캘린더에 해당 업무가 자동으로 생성되거나, 알림을 확인할 수 있도록 자동화를 시켜주는 것이 좋다.
여기에 더해 자동으로 업무가 진행될 수 있도록 한다면 훨씬 편리하겠지만 여기에 소모되는 리소스가 크다면 앞서 말한 캘린더 및 알림의 자동추가 정도만 해주어도 좋다. 그래야 잊지 않고 해당 업무를 수행할 수 있으니 말이다.
세 번째 기준은 "업무의 벨류 및 값의 중요도" 이다. 어떤 업무는 그 안에 쌓이는 데이터나 입력하는 값들이 매우 중요하다. 자동화의 핵심은 단순히 업무를 자동화 하는 것에 그치지 않는다. 인간이 가질 수 있는 판단의 오류, 계산의 오류를 기계가 해줌으로써 업무의 오차, 오류를 최소화 시키는 것도 중요한 요소라 할 수 있다.
앞서 말한 값이 중요한 업무는 자동화를 한 번시켜 놓으면 인간이기 때문에 발생할 수 있는 오류, 착오를 최소화하는데 도움이 된다. 물론 이 기준은 1회성 업무에는 해당되지 않는다. 다만 이 세 번째 기준에서 중요한 포인트는 반복적인 업무가 기준이 되는 것이 아닌 판단, 계산의 오류를 줄이기 위한 기준이 된다는 것이다.
필자는 이러한 세가지 기준으로 업무의 자동화 여부를 분류하고 자동화를 진행하려고 하는 편이다. 물론 이 기준은 사실 상황이나 환경에 따라서 달라질 수 있다. 업무라는 것은 생물처럼 진화하기도, 퇴화하기도 한다. 자동화가 필요했다가 하지 않을 수 있고, 그 반대의 경우가 있을 수 있으니 말이다.
다만 이러한 기준을 세워둠으로 최소한 "이걸 해? 말아?" 라는 고민을 조금이라도 덜 수 있기에 이 기준을 세워 둔 것이다.
