노션을 이용한 디자인팀 내부 위키 만들기 (3/3)
히스토리 관리와 문서화의 중요성
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05.
디자인 프로그램 라이센스 관리 페이지
위키를 만들고자 했던 가장 큰 이유 중 하나인 라이센스 관리 업무, 해당 업무는 디자이너가 꼭 해야 하는 업무는 아니지만 현 재직 중인 회사는 설립 당시부터 라이센스를 디자인 팀이 담당하였기에 지금까지 이어지고 있다.
라이센스 갱신은 1년마다 이뤄지기 때문에 갱신 방법을 까먹는 경우가 많이 있던 것으로 파악되었다.
그래서 과할 정도로 자세하게 써놓는 것이 좋겠다는 판단을 하였다.
1. 견적서 요청을 위한 담당자 컨택 정보
- 업체 담당자 이메일 및 휴대폰번호 작성
2. 지출결의서 / 구매승인요청서 기안 방법
- 자세한 사내 전자결재 사용방법 첨부
- 첨부해야 할 서류들 작성
3. 각종 서류 정리
- 세금계산서, 견적서 노션 업로드
Q. 어떤 점이 좋아졌을까?
라이센스는 자동 갱신이 아니기 때문에 매년 새로 견적서를 받아야 하고, 전자결제까지 올려야 하기 때문에 담당자들의 스트레스가 있던 업무이다. 문서화를 해두니 해당 업무에 대한 스트레스가 줄어들었다.
Q. 어떤 점을 보완할까?
현재는 갱신이 다가오거나(끝난) 프로그램들만 문서화하였기 때문에, 다른 프로그램 라이센스 문서화 제작이 필요하다.
06.
기타 페이지
Data driven 개선 및 아이디어
- 서비스 개선을 위해 데이터나 아이디어를 모으는 페이지
Article
- 실무에 도움 될 만한 디자인 관련 아티클을 모으는 페이지
노션을 이용한 위키 도입 후 자료를 찾는 시간이 줄어듬에 따라 업무의 효율성이 높아지고
프로젝트 히스토리 파악을 위한 스트레스가 줄어들었다.
다시 한번 히스토리 관리와 문서화의 중요성을 깨닫게 되는 계기가 되었다.
https://www.jobplanet.co.kr/contents/news-5105
https://careerly.co.kr/comments/35296
https://www.saeyoonjeong.com/blog/6-principles-of-documentation
Illustration by Icons 8 from Ouch!
