[Team] 효율up 캠페인 : 계획 수립 노하우 공유
더 나은 투미유가 되기 위한 노력
[3줄 요약]
내실 성장까지 함께 도모하는 투미유는 팀원들의 업무 계획 수립 노하우 향상을 위한 팀 활동을 진행했다.
보다 밀도있는 논의와 진행을 위해 소그룹으로 나눈 뒤 1차, 2차 미팅 등을 통해 실천사항을 점검했다.
끝으로 월말 미팅에서 다 함께 회고하며 투미유 팀만의 전사적인 업무 계획 수립 노하우를 도출했다.
10월 팀 활동 미션 : 업무 계획 수립 노하우 공유하기
여러분들이 가진 계획 수립 노하우는 무엇인가요? 혹시 계획 수립 과정을 '어차피 해봤자 또 수정될 것이 뻔한' '귀찮기만 한 일'로 소홀히 생각해오진 않으셨나요??
업무 성과를 높이고 팀 성장에 기여하는 일이라면 그 어떤 작은 디테일에도 진심을 다해온 투미유 팀. 그런 투미유 팀원들이 10월 한 달간 성장을 위해 몰입했던 활동은 바로 '계획 수립 노하우 공유하기' 입니다. :D
우리가 하는 일이 제대로 잘 되도록 만들고, 팀 전체가 목표한 방향으로 올바르게 나아갈 수 있도록 하는 팀원들의 꼼꼼한 계획 수립 의지는 소속 조직을 더 큰 성장으로 이끄는 원동력이 될 수 있는데요. 특히 시장 내 다양한 변수들로 인해 불확실성이 큰 스타트업씬의 경우, 더욱 촘촘한 업무 계획을 기반으로 서로 간의 업무 진행 현황이 원활히 공유될 때 비즈니스의 성공 확률 또한 더욱 높아질 수 있다고 하죠.
6년 차 스타트업으로써 우리가 겪는 모든 순간을 더욱 단단하게 만들어 가고 있는 투미유 팀.
성장을 향한 투미유 팀의 10월의 노력은 어떻게 진행되었는지 지금부터 함께 확인해 보시죠!
Step 1. 활동 의도 공감하기
아무리 좋은 기획일지라도 팀원들의 공감을 얻지 못한 단순 Top Down 방식의 활동은 그 취지를 제대로 살리기 어렵죠. 때문에 이러한 활동이 지금 우리에게 왜 필요한지, 또 어떠한 방식으로 진행되는 것이 가장 효과적인지에 대해 팀원들과 공유하는 시간이 필요하다고 생각했습니다.
이를 위해 다 함께 모였던 지난 월말 미팅 당시, 10월 진행 예정인 '업무 계획 수립 노하우 공유하기' 활동의 기획의도와 우리 팀 상황에 맞는 구체적 진행 방법 등을 이야기하는 시간을 가졌습니다.
현재 투미유 팀에는 계획 수립 과정에서 사용하는 내부적으로 통일된 노션 양식이 존재합니다. [Project] - [Detail] - [Doing]으로 이어지는 3단계 업무 단위를 통해 궁극적으로 달성할 프로젝트 목표 아래, 큰 규모부터 갈수록 작은 단위 작업들로 세분화해 감으로써 실제 수행하게 될 업무들의 작업 순위와 규모 등을 더욱 구체적인 수준으로 정리할 수 있죠.
[Project], [Detail], [Doing] 업무 카드에 대한 설명하지만 개인의 업무 처리 스타일이 모두 다른 것처럼, 통일된 양식이 있음에도 이러한 양식을 활용하는 방법에 개인차가 존재했습니다. 동일한 [Project] 내 협업을 하는 팀원들끼리 [Detail] 단계 카드를 서로 다른 기준으로 생성한다거나, 어느 정도까지의 작은 업무를 [Doing] 카드로 만드는 것이 좋을지 등의 부분에서 모호함이 발생하고 있었죠. 결국 이러한 서로 다른 방식은 팀원들로 하여금 계획 수립 과정 자체를 어려운 것으로 느끼도록 하거나 팀 내 원활한 업무 공유를 저해하는 요인이 되고 있었습니다.
따라서 이번 활동을 통해 그동안 다수가 느끼고 있던, 계획 수립과 관련해 현재 우리 팀에 존재하는 여러 어려움들을 다 같이 해결해 보자는 기획 의도를 공유했습니다. 그리고 이러한 활동을 10월 한 달간 어떻게 수행할 것인지에 대해서도 의견을 나누며 구체적인 실천 방안도 정할 수 있었죠.
10월 팀 활동 '업무 계획 수립 노하우 공유하기'의 구체적 실천 방안구체적 실천 사항으로는, 보다 밀도 있는 의견 공유를 위해 몇 명씩 팀으로 나누어 활동하는 것과 2회의 오프라인 미팅을 통해 미리 정리한 미션 질문에 대해 서로의 의견을 공유해 보고 또 각 팀별 합의된 내용을 직접 실천 후 리뷰하기 등으로 정리했습니다.
10월 한 달간 함께 논의하기로 정한 질문 목록Step 2. 팀별 실천 활동
2.1. 팀별 1차 오프라인 미팅 진행, 공통 실천사항 정리
누구와 무엇을 어떻게 할 것인지를 확정한 뒤, 팀별 활동을 시작했습니다. 먼저 슬랙을 통해 오프라인 미팅 일정을 정한 뒤, 미팅일 전까지 해야할 일들을 공유했죠.
10월 활동 명 '투.임.모'는 2MEU IMPACTFUL MOMENTS의 앞 글자를 따서 만들었습니다.이후 정해진 날짜에 1차 미팅을 진행하며 각자가 갖고 있던 자신만의 계획 수립 노하우들을 공유했습니다. 역시나 팀원들은 자신만의 개성 있는 계획 수립 노하우들을 이야기해 주었습니다. 확실히 팀 내 업무 계획 수립과 관련해 통일된 기준의 필요성을 느낄 수 있었던 순간이었습니다.
"업무 계획 수립 시 중요하게 생각하는 요소"
[A팀] 기대 성과, 소요 시간, 우선 순위, 그날의 컨디션, 팀 전체 일정, 계획의 명확함, 협업 여부 등
[B팀] 우선 순위, 소요시간, 효율성, 세분화, 팀 전체 일정 등
1차 미팅에서는 팀원들의 의견 공유 외에, 이를 바탕으로 한 각 팀별 공통 실천 사항을 정리해 보는 시간도 가졌습니다. 대표적인 내용들로는 '계획 수립 시점'과 '업무 단위를 나누는 기준(예상 소요시간, 중요도, 협업 여부 등)' 등이었으며 보다 면밀한 논의를 통해 팀원 전부가 동의하는 방향으로의 구체적 실천 사항을 정리했습니다.
"계획 수립 과정에서 공통적으로 실천해 볼 사항"
[A팀]
① 퇴근 전 다음 날 [Doing] 업무 카드 미리 작성하기
② [Doing] 업무 카드에 작성하는 업무 내용은 최대 3시간 단위로 해결 가능한 수준으로 쪼개기
③ 하나의 [Doing] 업무 카드로 만들기 애매한 훨씬 더 작은 단위의 업무들은 [Doing] 내 '그 외 업무' 카드로 만들어 정리해두기
[B팀]
① 두잉카드 작성 전 전체 팀원의 일정([Detail] 카드 내용) 확인하기
② 오후의 일일 미팅에서 변경된 일정 업데이트 및 반영 → 오전 미팅에서 공유하기
③ 퇴근 전 다음 날 [Doing] 업무 카드 미리 작성하기
④ [Doing] 업무 카드에 작성하는 업무 내용은 최대 2시간 단위로 해결 가능한 수준으로 쪼개기
2.2. 팀별 2차 오프라인 미팅 진행, 공통 실천사항 피드백 및 팀별 결론 도출
각 팀의 팀원들은 1차 미팅 후 약 2주 동안 팀에서 정한 공통 실천사항을 실제 업무 상황에 적용했습니다. 이후 또 한 번의 오프라인 미팅을 가지며 공통 실천사항을 자신의 계획 수립 과정에 직접 적용해 본 소감과 개선 사항들을 리뷰하는 시간을 가졌습니다. 생각보다 더 좋았거나 어려웠던 점은 무엇이었는지, 수정 및 보완이 필요한 부분은 무엇이었는지 등 각자가 느낀 점을 상세히 공유하며 우리 팀이 생각하는 최선의 계획 수립 노하우들을 다시 한번 정리했습니다.
공통 실천사항 적용 소감
- 긍정적 피드백
퇴근 전 [Doing] 업무 카드를 작성하는 부분이 가장 만족스러웠습니다. 퇴근 전에 자연스럽게 오늘 한 업무와 내일 하게 될 업무들을 정리하는 데도 도움이 되었습니다.
A조에서는 [Doing] 카드로 '그 외 할일'을 메모해서 활용하는 방식이 있었는데, 이 부분이 특히 더 좋았습니다. 따로 기록하지 않던 이전과 비교해서 작은 업무라도 해야 할 일을 명확히 기억할 수 있도록 해 주었습니다.
업무 예상 소요 시간을 기록하기로 했던 부분을 신경 쓰기 시작하면서 단순히 계획을 세울 때보다 훨씬 더 스스로에게 해당 업무의 크기로 일정을 확실하게 기억하고 구체적으로 계획을 세울 수 있도록 해주었습니다.
- 발전적 피드백
2시간 단위로 [Doing] 업무 카드를 세분화해 보려고 노력했고 또 그에 맞춰 업무를 진행하고자 시도했으나 실제 업무 상황에서 시간을 맞추기 어려운 부분들이 존재했습니다. 또 명확한 시간 단위로 나누기 어려운 업무들도 있어서 이 부분에 유연함을 발휘하는 것이 필요할 것 같습니다.
제가 스스로 계획한 시간(ex, 2시간, 3시간) 내에 작업하고자 노력했지만, 예상치 못한 변수나 디자인에 필요한 아이디어가 쉽게 떠오르지 않은 경우도 있어서 계획한 시간 내에 작업을 마무리하기가 쉽지만은 않았던 것 같습니다.
[Doing] 업무 카드로 만들기 애매한 매우 작은 업무들을 '그 외 할일'로 몰아서 기록하는 것에 대해 개인적으로 어떤 업무가 매우 작은 업무인지 그 기준을 판단하기 어려웠던 부분이 있습니다.
팀별 피드백 내용을 반영한 개선된 실천사항 결과 도출
Step 3. 전사적 실천사항 도출
팀별 활동 종료 후, 마지막 순서는 팀간 피드백과 전사적 실천사항 도출이었습니다. 매월 정기적으로 진행되는 월말 리뷰 미팅을 통해 약 한 달간의 팀 활동에 참여하며 느꼈던 부분들을 다시금 떠올려 보고, 앞으로 투미유 팀원 모두가 계획 수립 과정에서 공통적으로 지켜갈 전사적 실천사항을 정리해 보는 시간을 갖기로 했죠.
특히, 전사적 실천사항 정리를 위한 논의 과정에서는 '소요 시간' 기준을 포함시킬 것인지에 대해 엇갈린 의견들이 제시되기도 했습니다. 활발한 의견 공유 끝에, 이번 활동의 기획의도 자체가 투미유 팀 내 더욱 구체적이고 통일된 업무 계획 수립 노하우 도출이었다는 것을 감안하여 우선은 목적을 충족시키는 것으로 판단된 시간 기준을 실천사항에 포함시키는 것으로 결론지었습니다.
다만, 팀원들의 의견이라면 언제든 적극 경청하는 투미유 팀인 만큼, 지금 합의된 업무 계획 수립 노하우들을 적극적으로 실천하되, 지속적인 피드백을 통해 상황에 맞게 더욱 고도화해 나가고자 합니다.
월말 미팅에서 전사적으로 합의된 실천사항 내용들이렇게 전사 실천사항 도출을 끝으로 대망의 10월 팀 활동은 마무리되었습니다!
이번 활동은 팀원들의 다양한 계획 수립 노하우들이 팀 내에 활발히 공유되고 또 모두가 공감할 수 있는 방향으로 다 함께 발전시키기 위한 목적 아래 진행되었는데요. 결과적으로 팀원들의 계획 수립 역량 증진과 함께 긍정적 임팩트를 주고받는 투미유만의 조직문화 혁신을 직접 실현했다는 측면에서 충분히 의미 있었던 시간이었습니다.
이처럼 내실과 외형의 균형 잡힌 성장을 위한 다양한 팀 활동은 꾸준히 이어질 예정입니다. 빈틈은 메우고, 잘하는 것은 두 배로 키워갈 투미유 팀의 노력을 앞으로도 기대해 주세요. :D
