WBS 작성법

안녕하세요. 연두씨입니다.

프로젝트하실 때 WBS 작성들 많이 하시죠? 처음 하시는 분들을 위해서 어떻게 작성하고 활용하는지 이야기해보도록 하겠습니다.

work breakdown structure의 약자이고요, 업무 명세 구조?? 업무 구조 명세??라는 요상한 말입니다.

풀이하자면 프로젝트 수행에 필요한 각 업무 내용을 명세하고, 이를 순서에 맞게 구조적으로 정리하라는 내용입니다.

왜?

일 번. 전체 업무 내용을 한눈에 파악하기 위해서.

이 번. 전체 업무 내용 중 현재 어디까지 진행되었는지 한눈에 파악하기 위해서.

마지막으로. 진행 중인 내용이 계획과 달라지는 지점이 생길 때 문제를 해결하기 위해서입니다.

계획과 달라지는 지점이라 함은, 예상치 못한 task가 추가되었거나 일정이 delay 되는 등의 문제를 말하고요, 이런 부분을 WBS를 통해 관리하게 됩니다.

그럼, 상세한 작성법과 문제를 찾아 리스크를 관리하는 방법에 대해 설명드릴게요.

1. WBS를 작성하는 시점

요구사항 정의가 끝나고 기획이 70~80% 정도 끝났을 시점이 좋습니다. 실제로 작업이 들어가기 전에 각 작업 내용에 대해 미리 계획하는 것인데 기획만큼은 어느 정도 완성이 되어야 각 작업자들의 작업 명세가 설계가 될 수 있으므로 그 시점을 말씀드린 거예요. 제발 사장님이나 고객님들 중에 아직 요구사항도 못 들었는데 WBS 달라고 하지 않으셨으면 좋겠어요.

2. WBS를 작성하는 사람

PM 또는 PL 또는 기획자가 작성에 대한 진행을 하고 실제 각 작성은 담당 파트에서 해주시면 되겠습니다.

PM 또는 PL 또는 기획자는 프로젝트를 관리하는 롤이기 때문에 말씀드린 거고요, 규모에 따라서 셋이 합작하거나 기획자분이 하시거나 하면 되겠습니다.

(내부 프로젝트인데 PM으로 상무님이 계시고 내가 기획자면 내가 하도록 합시다. 눈치 챙겨!!)

위에서 말씀드렸듯이 기획자가 모든 파트, 모든 항목을 작성하는 것이 아닙니다.

문서의 양식과 정책을 정리해서 각 파트에 배포하시고 각 파트에서는 자신의 업무 명세를 작성해서 기획자가 말한 시한까지(제발ㅜㅜ) 제출하시면 기획자가 취합하여 앞뒤가 맞지 않는 일정이나 협의가 필요한 사안들을 정리&협의하셔서 최종본을 다시 배포해 주시면 돼요.

3. WBS 작성 항목

프로젝트 수행에 필요한 각 업무의

1) 파트

2) 작업항목

3) 항목에 따른 내용

4) 작업자

5) 작업일정

6) 작업 진행 사항

이 기본이 되고요, 1)~5)까지는 각 파트 담당자가 작성해서 주시고 6)는 기획자가 프로젝트 진행 중 체크하시면 되겠습니다.

위의 항목뿐 아니라 능력과 취향에 따라 문제 발생 시 알림이나, 달성에 따른 그래프, 각 항목별 아웃풋 명세 등도 추가하여 관리하기도 합니다.

4. WBS 작성 예시

전에, 잠깐~!!

사이트를 개발하다 보면 메뉴별로 개발하게 되니 전체 메뉴를 작업 항목으로 두고 일정을 체크하면 될까? 혹은 전체 메뉴와 페이지를 정리한 게 IA이니 그 옆에 일정을 정리해서 관리하면 될까? WBS와 IA는 같은 건가? -_-?(혼란) 이런 생각이 드실 수도 있는데요, 실제로 작성해보면 두 개 문서는 사용성도 작성내용도 다르니 각각 작성하셔서 관리하시는 게 좋겠습니다.

위와 같이 양식을 만들어서 각 파트로 배포해 주시면,

이렇게  각 파트에서 항목을 채워 줄 거예요. 그런데, 메인 시안 컨펌 이후 메인 개발이 들어가야 하는데 일정이 겹치게 되어 있다 하면 디자인&개발 회의를 통해서 일정을 조율할 필요가 있겠죠. 이런 부분들을 재협의하시고 각 항목은 작업 순서대로 재편집 해서 주시면 되겠습니다. 작업 순서대로 하는 이유는 그 시기에 동시에 혹은 순차로 진행되어야 할 일이 무엇인지 빠르게 파악하기 위함입니다.

그리고, 제 경험에는 항목을 상세히 쓸수록 빠트리지 않고 다 챙겨 갈 수 있어서 좋았습니다. 작업 후에 컨펌이 필요하면 컨펌 단계도 task에 넣어 일정을 계획해 두시고, 검수 및 수정 기간도 미리 확보해 두시는 게 좋겠습니다. 그 외 미리 계획할 수 있는 모든 task에 대해 다 고려해서 넣어 두시는 게 좋아요.

특히나 통 테는 어떤 프로젝트, 어떤 상황에서든 일단 기본적으로 2번은 돌리셔야 합니다. 2번이 아주 기본이고 그 이상 진행이 가능하다면 그 횟수만큼 일정 계획하시면 되겠습니다.

통 테 2번은 전쟁이 일어나지 않는 이상 국 룰.

5. WBS 관리

최종 WBS를 배포하고 일 단위든, 주 단위든 규칙을 정해서 기획자가 진행사항을 체크합니다.

오늘이 2021년 01월 14일인데, 아직 요구사항이 20%만 진행되어 있다면 요구사항 담당 파트와 문제를 논의하고 해결 방법을 찾으셔야 해요.

개발 task를 정의해 뒀는데, 쓰던 편집기 툴을 바꿔야 하는 이슈가 갑자기 생겼다면, 새 편집기 툴에 대한 분석과 작업 task를 추가하고 이후 일정도 재정비해야 합니다.

그렇게 정기적 진행사항 체크에서도 일정상의 이슈를 찾으시고, 비정기적으로도 이슈가 발생되면 문제 해결에 필요한 부서들과 논의 후 이후 일정까지 다시 협의하여 정리/ 배포하셔야 합니다.

비정기적인 이슈야 발생하면 당연히 PM이나 기획자를 찾으시기 때문에 그때 바로 확인이 되는데, 정기적인 체크는  PM분들이 적극적으로 확인해 주셔야 합니다. 퍼포먼스가 안 나는대도 말 안 하고 있는 사람, 10% 밖에 못했으면서 20% 했다고 뻥치는 사람, 할 수 있다 해 놓고 또 확인하면 또 안 되고 또또 안 되는 사람.. 등 여러 케이스가 있으므로 면밀히 관찰해 보시고 미리 대처가 될 수 있도록 방안을 마련해야 합니다.

오픈 때까지 이슈가 없을 수 없기 때문에 WBS 역시 SB처럼 계속해서 업데이트가 되고, 버전이 생길 수 있다는 점!! PM뿐 아니라 이 부분은 프로젝트 참여자 모두가 알아두셔야 할 내용입니다.

실제 문서 양식은 인터넷 검색만으로도 쉽게 얻으실 수 있고, 많은 프로그램에서 기본적으로 제공도 하고 있습니다.

처음부터 직접 작성하는 것이 막막하다면 샘플들을 활용해서 작성을 시작하시면 될 것 같아요.

어떤 양식을 쓰냐, 어떤 항목을 넣냐가 중요하다기보다는 작성의 의의와 관리의 목적을 염두해 주시고 프로젝트 상황과 자신의 취향에 따라 잘 맞게 작성하셔서 사용하시면 될 것 같아요.