알아두면 좋은 MS Office 기능 (중수 편)
당신의 퇴근을 앞당기고 싶다면
이번 글에서는 Microsoft Office 기능들 중 문서작성 및 편집에 관련된 기능들을 다뤄보겠다.
(혹시나 이전 편을 읽지 못한 독자라면, 아래 링크를 통해 '알아두면 좋은 MS Office 기능 (초수 편)'을 읽고 오는 것을 추천한다.)
https://brunch.co.kr/@jobnomad/33
1. F2 키: 편집 기능
[F2] 단축키의 주 기능은 '편집(Edit)'이다. Excel의 경우, [F2] 버튼을 누르면 선택된 Cell이 편집 가능한 상태로 변하고, PowerPoint의 경우에는 Textbox 편집이 가능해진다.
채워야 할 Cell은 무수히 많은데, 그때마다 오른손을 매번 마우스로 가져가야 한다면 시간도 많이 들뿐더러 당신의 손목도 피로해지기 쉽다. 그러므로, 당신이 업무 상 Excel을 많이 다뤄야 하는데 익혀야 할 단축키가 너무 많아 고민이라면, [F2] 키와 먼저 친해지길 바란다.
2. Ctrl + F: 찾기 기능 (F: Find)
[Ctrl + F]는 Microsoft Office 제품들 뿐만 아니라 Windows 시스템이나 일반 Web Browser에서도 공통적으로 사용되는 단축키이다. 파일이나 웹 페이지 내에서는 원하는 단어를 검색할 때 사용되고, 폴더 내에서는 원하는 파일명을 검색할 때 사용된다.
아래 사진 중 좌측이 Excel, 우측이 Word 화면이다.
Excel에서 [Ctrl + F] 단축키를 누르는 경우, '찾기 및 바꾸기' 창이 나타나게 된다. '찾기' 탭에서는 원하는 단어를 검색하여 찾을 수 있고, '바꾸기' 탭에서는 찾은 단어를 특정 단어로 바꿀 수 있다.
만약, 당신이 Word 작업 중에 [Ctrl + F] 키를 누른 경우라면, 좌측에서 '탐색' 창이 나타날 것이다. 해당 창은 총 3개의 탭으로 구성되어 있으며, 그중 '제목' 탭에서는 문서의 목차를 통해 검색이 가능하고, '페이지' 탭에서는 원하는 단어가 속한 페이지를 검색할 수 있다.
3. Ctrl + A: 모두 선택 (A: All)
[Ctrl + A] 키는 Microsoft Office 제품뿐만 아니라, 대부분의 프로그램에서 '모두 선택' 기능 목적으로 사용되는 단축키이다. 당신이 Word 작업 중이라면 모든 페이지의 모든 글자가 선택될 것이고, Excel 작업 중이라면 모든 Cell이 선택될 것이다.
< Tip1 >
다만, Excel에서는 데이터가 연속적으로 이어지다가 끊기는 행 또는 열이 존재하는 경우 그 부분까지만 선택된다는 사실에 유의하자.
[예시] Excel에서 Ctrl + A 사용4. Ctrl + B / U / I:
굵게(B: Bold)
밑줄(U: Underline)
이탤릭체(I: Italic)
[Ctrl + B], [Ctrl + U], [Ctrl + I]는 가장 기본적이면서 대중적인 단축키들이다. 대부분의 Microsoft Office 제품에서 공통적으로 사용되며, 제목 그대로 글씨를 굵게 만들어주거나 글씨 밑에 밑줄을 긋거나 글꼴을 이탤릭체로 바꾸는 데 사용된다.
5. Ctrl + L / E / R:
좌측 정렬(L: Left)
가운데 정렬(E: -)
우측 정렬(R: Right)
[Ctrl + L], [Ctrl + E], [Ctrl + R]는 글자의 정렬과 관련된 단축키들이다. 가운데 정렬 단축키의 경우, 'Centrl'을 의미하는 [Ctrl + C]로 만들었다면 더 좋았겠다는 생각을 할 수도 있겠다. 하지만, 이미 동일한 단축키에 복사하기(Copy) 기능이 존재하여, 가운데 정렬을 위한 단축키는 [Ctrl + E]가 되었다고 한다.
6. Ctrl + Home: 맨 위로
Ctrl + End: 맨 아래로
평소 작업하는 문서의 부피가 크지 않은 경우라면, 마우스만을 사용하여 페이지를 이동해도 큰 불편감이 없겠으나, 작업하는 데이터 양이 많은 경우라면 [Ctrl + Home], [Ctrl + End]를 사용해보길 추천한다.
[예시] Home, End, PgUp, PgDn 버튼 위치위 버튼들이 생소할지도 모르겠으나, 사실 알고 나면 왜 이제야 알았나 싶을 정도로 간단하고 사용하기 쉽다.
당신이 기억해야 할 것은 Home 버튼이 '처음', End 버튼이 '마지막'을 의미하며, Microsoft Office 제품이든 Web Browser든 무언가의 처음과 끝으로 이동하는 데 사용된다는 사실이다.
예를 들어, 당신이 Word 작업 중에 [Ctrl + Home] 키를 누르게 되면 문서의 첫 페이지로 이동하게 된다. 만약 당신이 Excel을 사용하던 중 누른 경우라면 작업하던 Sheet의 가장 첫 번째 셀인 A1 셀로 이동하게 된다.
반대로, [Ctrl + End] 키를 누르게 되면 Word 인 경우 문서의 가장 마지막 페이지로 이동하게 되고, Excel인 경우 가장 끝쪽에 위치한 데이터 셀 위치로 이동하게 된다.
7. Ctrl + PgUp: 한 페이지 위로
Ctrl + PgDn: 한 페이지 아래로
위에서 설명한 [Ctrl + Home], [Ctrl + End] 키와 컨셉이 유사하나, 이동 단위가 페이지 1장이라는 점에서 차이가 있다. [Ctrl + PgUp] 키를 누르면 1 페이지 위로 이동하고, [Ctrl + PgDn] 키를 누르면 1 페이지 아래로 이동한다. 사실 위처럼 이동 범위가 크지 않을 때는, 마우스만을 사용하더라도 큰 불편감을 느끼지 못할 수도 있다.
하지만, Excel을 사용 중이라면 경우가 다르다. Excel은 Word와 달리 Sheet가 나누어져 있고, 각 Sheet를 이동하기 위해서는 매번 마우스를 옮겨 클릭해야 한다. 게다가 Sheet가 많아지게 되면 아래 사진처럼 '...'으로 처리되고, 다음 Sheet를 보기 위해서는 마우스를 매번 크게 움직여야 하므로 여간 불편한 것이 아니다.
[예시] Excel Sheet 수가 많아질 경우그러므로 당신이 작업 중인 Excel 파일 내 Sheet가 여러 개 존재한다면, 아래 사진과 같이 [Ctrl + PgUp], [Ctrl + PgDn] 키를 활용하여 Sheet 사이를 이동해보자.
[예시] Ctrl + PgDn으로 Sheet 이동
[예시] Ctrl + PgUp으로 Sheet 이동8. Ctrl + [ : 글꼴 작게
Ctrl + ] : 글꼴 크게
Ctrl + [ 또는 Ctrl + ] (꺽쇠 괄호) 단축키를 통해 현재 선택한 글자의 크기를 간단히 조절할 수 있다. Ctrl + [ 키를 누르면 글자 크기가 현재보다 -1 만큼 줄어들고, Ctrl + ] 키를 누르면 글자크기가 +1 만큼 늘어나게 된다.
< Tip2 >
안타깝게도 위 단축키들은 Excel에서 사용이 불가능하다. 그러므로 당신이 Microsoft Office 제품 중 Excel을 가장 많이 사용한다면, Ctrl 단축키뿐만 아니라 Alt 단축키에도 익숙해질 필요가 있다.
Alt 단축키는 Ctrl 단축키와 달리 두 개의 키를 동시에 누르고 있을 필요가 없다. 그 대신 경로를 따라 순서대로 접근하는 방식이다. 아래에 Alt 단축키를 활용한 좌측 정렬을 예로 들어보겠다.
[순서 1] Alt 키를 누른 후 키보드에서 H 버튼 누르기
[순서 2] 키보드에서 AL(좌측 정렬) 버튼 누르기Alt 키를 누르면 위 사진처럼 Excel 상단에 각 메뉴를 뜻하는 알파벳이 표시되며, 원하는 도구에 해당하는 알파벳(또는 숫자) 버튼을 순차적으로 눌러주면 된다.
예) 좌측 정렬: Alt → H → A → L
Ctrl 단축키보다 눌러야 할 버튼이 많아 번거롭겠지만, 익숙해지는 경우 Ctrl 키보다 훨씬 많은 양의 단축키를 커버할 수 있고 완벽히 암기하지 못해도 사용하는데 무리가 없다.
다만, Alt 단축키 역시 만능은 아니다. Alt 단축키에도 단점이 존재하는데, 바로 글꼴 크게/작게 처럼 동일한 기능을 연속으로 사용해야 할 때에는 눌러야 할 버튼이 너무 많다는 것이다.
예) 글꼴 2 포인트 키우려면: Alt → H → F → G를 2회 반복
그러나 이 또한 보완할 수 있는 방법이 존재한다. [빠른 실행 도구 모음 사용자 지정]을 통해 반복적으로 사용하는 메뉴들을 단축키로 사용할 수 있으며, Microsoft Office 제품이라면 사용법이 모두 동일하기 때문에 방법만 익혀두면 여기저기서 활용하기 좋다.
다음 글에서는 [빠른 실행 도구 모음 사용자 지정] 기능을 설정하는 방법과, 업무 스타일에 따라 추가하면 좋을 도구들에 대해 알아보려고 한다. 개인적으로 가장 강력하게 추천하는 기능이고, 노력 대비 효율이 좋은 편이니 꼭 업무에 적용해보길 바란다.
