정기적인 팀 회의, '티타임'으로 바꿔본다면?
HOW WE WORK 07 : 월간 티타임으로 가볍게, 주기적으로 모이기
HOW WE WORK 시리즈
: 공간 디자인 회사, 디자인오다의 일하는 방식 만들기
이 아티클은 이런 사람에게 추천합니다
✔ 팀 문화를 고민하는 HR/기업문화 담당자
✔ 디자이너가 어떻게 일하는지 궁금한 클라이언트
✔ 인테리어를 희망하는 관련 전공 학생
STEP 1:
딱딱한 '월간 회의' 말고
뭐 없을까?
인테리어 회사에서 다 같이 모이기란 여간 어려운 일이 아닙니다. 매 순간 여러 개의 현장이 돌아가고, 현장 담당자가 각 지역에 뿔뿔이 흩어져있기 때문이죠. 게다가 회의 날짜를 한번 잡으려면 미팅, 제안, 발주 일정을 모두 고려해야 합니다. 불쑥 새로운 미팅이 생기기도 하죠. 클라이언트의 일정이 무척 중요한 인테리어 회사에서 내부 회의를 위한 일정을 맞추는 일은 참 어렵습니다. (인원이 늘어갈수록 더 그렇고요!)
주기적인 전사 회의는 그럼에도 불구하고 반드시 필요한데요.
➊ 서로 어떻게 일하는지 파악해야 하고
➋ 각자 하는 일이 회사 전체에서 어떤 역할을 하는지 알아야 하고
➌ 다 같이 모여야 한 팀이라는 소속감과 팀워크를 가질 수 있기 때문에
다 같이 모여서 업무와 미션과 목표를 공유하는 자리가 필요하다는 데 이견은 없을 겁니다. 회사마다 이름만 다를 뿐, 전사 회의가 존재하기 마련입니다.
그런데, '월간 회의'라니 말만 들어도 딱딱하고, 들어가기 싫지 않나요? 엄숙한 분위기 속에서 매출 현황을 보고하는 자리를 생각하면 스트레스가 마구 차오릅니다. 동료가 중요하고, 다 같이 모이는 자리도 즐겁길 바라는 디자인오다에서는 그런 고통스러운 회의를 (심지어 매달) 만들고 싶지 않았습니다. 이번에도 대안이 필요했습니다.
STEP 2:
간식으로 유인하자!
디자인오다가 먹는 데 진심이라는 말을 했던가요? 오다미슐랭 채널(@deisgnoda_gourmet)을 운영할 정도로 맛있는 걸 중요히 여기는 문화(?)에 따라 월간 회의에도 음식이 빠질 수 없었습니다.
헨젤과 그레텔을 유인하는 과자집처럼, 매번 다른 간식을 제공하자! 그리하여 회의의 이름은 '월간 티타임'이 되었습니다. 이름이 이렇게 되니, 차를 마시면서 이야기하는 시간을 갖는다는 소프트한 목적이 되었죠. 점심이 약간 소화될 즈음, 3~4시 사이에 진행됩니다. 꼭 필요한 공지사항과 서로의 업무를 공유하는 건 마찬가지이지만, 참여하는 마음은 조금 달라집니다. 어떤 간식이 나올까 기대하는 마음이 생길 수도 있고요. (실제로 지금까지 똑같은 간식은 한 개도 없었답니다!)
회사에 꼭 필요한 업무는 최대한 가볍게,
다 같이 모이는 일은 최대한 자주.
하기 싫더라도 조직이 운영되기 위해 꼭 필요한 일들이 있습니다. 디자인오다에서는 이런 업무의 대부분을 최대한 가볍게 만들기 위해 노력합니다. 지나치게 무거운 보고, 형식적인 문서, 엄숙한 월요일 아침의 전사 회의 같은 것들은 최소한의 기능을 유지하고 가볍게 만듭니다. 또, 다 같이 모이는 일은 최대한 자주 만들고자 합니다. 원활한 대화가 원활한 업무를 도울 뿐만 아니라, 최고의 자산은 동료라고 생각하기 때문이죠.
월간 티타임의 초기 기획안STEP 3:
발화량이 동등한 회의
지난 <06. 대화에 진심인 회사> 편에서 '대화지원금'을 다루었는데요. 대화지원금의 목적이 '발화량을 고루 늘리는 것'이라고 말씀드리기도 했죠. 월간 티타임 역시 발화량과 대화를 늘리는 목적이 있었습니다. 실제 결과에서도 효과를 충분히 확인했고요! 돌아가면서 하는 월간 리뷰(회고) 덕분인데요.
월간 티타임의 가장 중요한 이벤트는 '회고'입니다.
☞ 티타임에 참여하기 전까지 각자 노션 페이지에 자신의 한 달을 돌아보는 회고를 정리하고
☞ 티타임 자리에서 공유합니다!
정확히는 'PMI 회고'라고 이름 붙인 디자인오다만의 회고 방식인데요. Plus(잘한 점), Minus(부족한 점, 개선할 점), Interest(최근 관심사와 TMI)를 공유합니다. 자연스럽게 한 달 간 어떤 업무를 했고, 어떤 고충이 있었는지도 공유할 수 있어요. 회고에 대해 말하는 동안 사소한 포인트가 더 큰 아이디어나 계획으로 발전하기도 하고요.
가장 특이하고도 중요하다고 생각하는 건 Interest 부분인데요. 사실 PMI 회고의 I는 '프로젝트와 관련해서' 흥미로운 부분을 정리하는 것이 일반적이지만, 우리는 개인적인 관심사에 초점을 두었습니다. 라포를 쌓기 위함인데요. 아기와 강아지 고양이 사진부터 이사 소식, 여행 이야기, 최근 산 물건, 맛집과 뷰가 좋은 카페까지. Interest를 공유하는 덕분에 회의 시간에 항상 웃음이 돌고, 업무적으로 조금 떨어진 관계에서도 친밀감을 느낄 수 있습니다.
이 회고는 ➊누구나 일정 시간 이상 자신의 이야기를 해야 하고, ➋가볍고 개인적인 이야기를 덤처럼 나누기 때문에 발화량을 맞추는 데 무척 효과적이었습니다. 디자인오다가 지향하는 회의 방식은 언제나 '서로 말하느라 시끄러운 회의, 오디오가 맞물려 정신없는 회의'입니다!
아티클 3줄 요약
● 주기적인 전사 회의는 반드시 필요하지만, 엄숙하거나 딱딱하지 않은 회의는 없을까요?
● 간식으로 유인하는 '월간 티타임'이라면 전사 회의도 조금은 행복해집니다.
● 꼭 필요한 업무는 최대한 가볍게, 다 같이 모이는 자리는 최대한 자주!
● PMI 회고를 통해 회의 발화량이 고루 맞춰집니다.
Appendix:
간식 아카이브
