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계정을 잊어버리셨나요?

by 유밥 Aug 23. 2024

갑작스러운 퇴사 통보에도
당황하지 않으려면?

ubob insight

다음주에 퇴사하는데... 무슨 교육이요?

개인 사유 혹은 여러가지 연유로 인해 직원들의 퇴사는 불가피하게 발생하곤 합니다. 이 때 HR 부서에서는 보다 효과적인 오프보딩 프로세스를 수립하고, 체계적인 퇴사 절차를 준수함으로써 회사를 떠나는 직원들에게 중요한 정보를 잘 전달해주어야 할 텐데요. HR 담당자가 필요한 프로세스 단계별 세부 내용을 이해하고 있다면, 속한 조직에 알맞은 오프보딩 프로세스의 수립·개발에도 도움이 될 것입니다. 다음의 콘텐츠를 통해 효과적인 오프보딩이 이루어지기 위한 요건들을 함께 살펴봅시다.

온보딩(Onboarding) 교육은 아는데, 오프보딩(Offboarding)이란 무엇인가요?

얼핏 비슷해 보이는 두 개념 간에는 명백한 차이가 있습니다. 온보딩(Onboarding) 교육은 새로 고용한 직원과 계약서를 작성하는 것에서부터 인트라넷 및 주요 계정 정보, 사규와 업무 프로세스 등을 소개하고 회사와 친해질 수 있도록 하는 일련의 절차를 포함합니다. 신규 입사자가 조직에 잘 적응할 수 있도록 돕는 제도인 셈이지요.

오프보딩(Offboarding) 교육은 이와 정 반대되는 개념으로, 회사를 떠나는 직원들과 큰 문제 없이 고용 계약을 끝맺기 위한 절차들을 뜻합니다. 즉, 퇴사를 앞둔 직원들을 회사가 어떻게 처리하는지 전반적인 과정을 칭하는데요. 순조로운 퇴사와 더불어 기업의 주요 정보 및 데이터, 지식과 같은 자산을 안전하게 처리하는 절차이니만큼, 모든 기업에서 공통으로 이루어져야 하는 부분입니다. 단, 직원들의 자발적 퇴사인지, 은퇴 혹은 권고사직을 통한 해고인지 등 퇴사 유형에 따라 회사가 취해야 할 태도는 조금씩 달리해야 할 필요가 있겠습니다.

오프보딩이 그렇게 중요한가요?

오프보딩은 직원경험 개선에 유용한 피드백을 얻기 좋고, 자칫 퇴사로 이어지기 쉬운 조직 내 문제점을 파악하거나 해결할 때에도 중요한 역할을 합니다. 원만한 퇴사 절차를 밟은 직원들은 퇴사 이후에도 법적인 문제나 소송 제기 같은 문제 발생 가능성이 낮고, 이전 직장에 대해서도 긍정적으로 말할 가능성이 더 높기 때문이라고 하는데요. 실제로 성공적인 오프보딩 교육을 받은 직원들은 퇴사 후에도 자발적으로 홍보대사처럼 회사에 대해 좋은 이야기를 퍼트리거나, 회사 서비스의 충성 고객이 될 만큼 우호적인 관계로 이어질 가능성이 있다고 합니다.

나아가 오프보딩 교육은 회사가 직접 직원들의 퇴사 절차를 관리한다는 점에서도 의의가 있습니다. 회사의 주요 기밀 정보 누설 금지, 사용하던 IT 장비나 기자재, 출입카드의 반납, 인수인계를 통해 업무별 담당자의 책임을 변경하는 등. 이 같은 절차는 철저한 정보 보안 유지를 위하여 회사 차원에서 직접 처리하는 것이 보다 안전하기 때문 입니다. 오프보딩이 중요한 이유는 다음과 같은 이유들로 요약해 볼 수 있습니다.

회사 장비 및 액세스 권한을 회수하여 보안 위험을 줄입니다.

계약이나 보상 분쟁 등 법적 문제를 예방합니다.

팀, 공용 정보 등에 대한 변경 사항을 관리합니다.

현행 업무 프로세스 개선을 위한 피드백을 받습니다

긍정적인 조건으로 퇴사를 마무리합니다.

오프보딩을 진행하는 방법도 알려주세요!

퇴사 사유가 천차만별인 만큼 체계적인 오프보딩 프로세스를 갖추고 있을수록 퇴사자들과 재직자들과의 원활한 커뮤니케이션이 이루어질 수 있습니다. 통상적인 오프보딩 프로세스에는 사용하던 기자재 반납, 기존 계정 비활성화 및 암호 변경, 퇴사자 인터뷰를 통한 피드백 수집 등이 포함되는데요. 직원들의 퇴사에 필요한 사항을 나열하는 오프보딩 체크리스트를 만들고 필요한 상황에 참고하면 HR 업무가 한결 수월해질 수 있습니다.

오프보딩 체크리스트는 직원의 퇴사 절차에 있어 이미 발생한 일, 앞으로 수행해야 할 일을 구분하여 체크하는 형태로 구성해보는 것도 좋습니다. 구체적인 프로세스는 개별 조직에 따라 다르게 적용되겠지만, 대체로 회사 규모, 직원 개인의 역할 및 퇴사 사유와 같은 요소들이 주요 고려사항으로 언급되고 있습니다. 오프보딩 체크리스트를 구성하는 몇 가지 주요 단계에 대하여 조금 더 자세히 살펴보겠습니다.

1) 퇴사 절차 관리

직원의 퇴사 의사가 확인되면 일반적으로 HR 부서에서 퇴사 절차를 시작합니다. 해당 직원에게 퇴사 절차를 확인하는 메일 혹은 공식 서류를 보내는 것이 일반적인 관례이며, 관련 내용은 문서화 해 둘 필요가 있습니다.

또한 소속 팀에 해당 직원의 퇴사 소식을 알려 앞으로 무슨 일이 일어나고 있는지 공유하도록 해야 합니다. 이 단계에서 퇴사자 인터뷰를 준비하는 HR 담당자도 있는데요. 퇴사자 인터뷰는 보통 퇴사 직전에 이루어지는 마지막 단계이지만, 첫 시작 못지 않게 무척 중요한 절차 중 하나입니다. 만약 퇴사자 인터뷰를 진행할 계획이라면 일찍이 계획을 세우고 적절한 내용들로 구성해두는 편을 추천합니다.

2) 퇴사 서류 준비

오프보딩에 퇴사 서류 준비가 빠질 수는 없겠지요. 기존 고용 계약서를 검토하여 퇴사 시 회사에 영향을 줄 수 있는 요인들은 없는지 확인해야 합니다. 예를 들어 비밀 유지 서약서 작성 및 경업 금지 등의 내용을 포함하는 것입니다.

퇴사자의 보상 및 과세 문제도 놓쳐서는 안 되는 부분입니다. 잔여 연차 휴가 및 연차수당 지급, 이를 위한 추가적인 지출 내역을 포함해 최종 급여 처리를 마무리해야 하기 때문입니다. 퇴사자가 곧바로 이직하는 경우에도 새로운 직장과의 세금 이슈가 없도록 꼼꼼하게 신고 절차를 밟고 진행해야 합니다.

3) 인수인계

기존 담당자가 퇴사한 이후에도 업무가 원활하게 진행되기 위해서는 인수인계 절차가 필수입니다. 퇴사자를 대신할 새로운 담당자를 배치하거나, 신규 채용이 이루어지기까지 임시 담당자를 지정하여 인수인계가 이루어지도록 해야 하는데요. 퇴사 전에 후임자가 정해진다면 직접 인수인계를 할 수 있겠지만, 만약 그렇지 않은 경우에는 후임자를 위한 인수인계 가이드 혹은 매뉴얼을 만들어 둘 수도 있습니다.

이 외에도 퇴사 예정자가 주로 소통하는 거래처 담당자에게 퇴사 소식을 알리고, 새로운 담당자의 컨택포인트를 공유해주는 것 역시 효과적인 오프보딩이 이루어지도록 하는데 도움이 됩니다.

4) 퇴사자 전용 체크리스트 지급

퇴사 전에 해야 할 일을 담은 퇴사 체크리스트를 제공하면 퇴사 절차에도 도움이 됩니다. 인수인계 및 기존 업무 매뉴얼 문서화 등도 중요하지만, 퇴사 예정자가 사용하던 회사 장비를 반납하는 것 역시 주요 절차 중 하나입니다. 업무용 노트북과 같은 IT 기기, 법인폰, 출입증, 주차증, 법인카드 등 회사의 자산이 여기에 모두 포함됩니다.

HR 부서에서도 자산관리대장 등을 작성하여 회사 직원들에게 지급된 물품을 정확히 파악해두어야 합니다. 마지막으로 사용하던 책상이나 사물함 등에서 개인 소지품을 비움을써 퇴사 준비는 마무리 됩니다.

5) 회사 계정 삭제 및 재 설정

퇴사 이후에는 기존에 사용하던 회사 계정(e.g.인트라넷)을 삭제하고, 공유되던 비밀번호를 재 설정해야 합니다. 내부 보안을 위해 매우 중요한 절차로써, 내부 시스템에서도 계정을 제거하여 중요 문서 접근권한을 회수하기 위함입니다. 퇴사자 계정 삭제 시에는 후임 채용 여부와 관계없이 조직도에서 해당 직원을 제외하여 직원들의 커뮤니케이션 혼란도 최소화 할 수 있습니다.

6) 퇴사 절차의 마무리

위의 절차들을 마무리한 이후에 퇴사자 인터뷰가 진행되기도 합니다. 퇴사자 인터뷰는 대체로 퇴사 직전 혹은 마지막 출근일에 이루어지곤 하는데요. 퇴사하는 직원에게 그동안의 노고에 감사함을 표하고, 회사와 직원 모두에게 좋은 방향으로 퇴사가 마무리될 수 있도록 별도의 이벤트가 이루어지기도 합니다. 예를 들어 소소한 퇴사 선물과 함께 감사 편지를 전하거나, 깜짝 송별회를 준비하는 것 등 입니다.

회사가 일방적으로 직원들의 퇴사를 막을 수는 없지만, 원만한 퇴사를 돕는 오프보딩 프로세스를 구축해 놓는다면 퇴사하는 직원과 남은 직원들 모두에게 도움이 될 수 있습니다. 온보딩의 중요성 만큼 오프보딩 역시 퇴사하는 직원들 역시 회사에 대한 충성도와 직원 참여율을 유지하면서도, 서로에게 도움 되는 방향으로 퇴사 절차가 마무리 될 수 있음을 기억하기 바랍니다.

* 출처 : Forbes, indeed