팝업 오픈 첫 단계? 좋은 팝업스토어 대행사 찾는 법
#8 팝업스토어 치트키! 팝업스토어 대행 잘하는 회사 찾는 법
안녕하세요 팝업스토어 No.1 기업 스위트스팟입니다.
지금까지 총 7화에 걸쳐 팝업스토어를 오픈하는 데에 필요한 업무를 함께 살펴봤는데요. 어떠신가요? 이쯤 되면 ‘내가 진짜 팝업스토어를 오픈할 수 있을까?’ 싶은 생각도 드시나요? 그 걱정 잠시만 넣어두세요! 이 모든 일을 다 직접 해야 하는 건 아니니까요!
지금 성수동에 열린 팝업스토어만 봐도 온전히 브랜드 자체 힘만으로 준비해 오픈한 경우는 드물어요. 거의 다 팝업스토어 대행사와 협력해 진행되고 있죠. 그럼, 대체 왜 이토록 많은 브랜드가 팝업스토어를 오픈할 때 대행사를 먼저 알아보는 걸까요? 팝업스토어 대행사는 어떤 일들을 진행해 주는 건지 조금 더 자세히 알아봅시다.
팝업스토어 대행사란 팝업스토어와 관련된 업무를 전문적으로 기획하고 수행하는 회사에요. 이들은 브랜드의 마케팅 목적과 니즈에 맞춰 최적의 팝업스토어를 만들어 내는 역할을 하죠. 어떤 팝업스토어 대행사냐에 따라 업무를 대행하는 범위가 조금씩 다르긴 하지만, 기획부터 공간 대관, 디자인, 시공과 철수, 상품 및 인력 관리를 포함한 현장 운영 등 브랜드를 대신해 팝업스토어에 관련된 업무 전반을 대행하는 역할을 수행하고 있어요.
팝업스토어 대행사가 등장한 이유는 팝업스토어 오픈 프로세스가 생각보다 복잡한 게 한몫했어요.
앞서 보신 것처럼 한 번의 팝업스토어를 오픈하는 데에 딸려 오는 업무가 상당해요. 물론 우리 회사 안에 이 모든 업무를 처리할 인력이 있으면 좋겠지만, 그러기가 쉽지 않다는 게 문제죠. 가령 이런 건데요. 팝업스토어를 위해선 공간 기획, 디자인 및 시공·철수 업무가 꼭 필요하지만 회사에 공간 디자인 인력이 갖춰져 있기 힘들죠. 그런데 일회성 이벤트 때문에 공간 디자이너를 신규로 채용하는 것은 리스크가 크잖아요? 이런 브랜드들이 팝업스토어 대행사와 협력하면서 훨씬 전문적이고도 효율적으로 인력을 운영하는 거죠.
또한 팝업스토어를 진행하고자 하는 공간의 특성에 따라 대행사가 꼭 필요한 경우도 있어요.
팝업스토어 오픈을 고려 중인 브랜드라면 더현대 서울이나 잠실 롯데월드몰 같은 대형 유통사 공간 진입을 한 번쯤 꿈꿔보기도 했을 텐데요. 이를 현실로 만드는 과정은 생각보다 낭만적이진 않아요. 유통사 입점을 위해서는 입점 상담서 제출부터 품의까지 복잡하고도 긴 과정을 거쳐야만 하거든요. 이 모든 단계를 거쳐 입점을 확정 지었다고요? 그럼 더 복잡한 문제가 기다리고 있는데, 이제부턴 지점별로 상세하게 짜인 가이드에 맞춰 공간을 기획/디자인/시공해야 해요. 이처럼 공간 자체의 진입장벽이 높은 경우엔 해당 공간에 대한 노하우가 충분한 대행사와 협력하는 것이 업무의 효율성을 높이는 전략적 선택이 될 수 있답니다.
팝업스토어 대행사가 필요한 이유
✔️ 팝업스토어 업무 프로세스가 복잡해 전문가의 도움이 필요함
✔️ 모든 프로세스의 필요 인력을 채용하는 것은 비효율적임
✔️ 유통사 등 공간 진입 장벽이 높은 곳을 비교적 쉽게 진입할 수 있음
팝업스토어 운영에 대행사가 큰 역할을 해줄 수 있는 만큼, 팝업스토어를 하고 싶은 브랜드들에게는 좋은 대행사를 찾는 일이 무엇보다 중요하게 느껴지기도 할 텐데요. 그렇다면 좋은 팝업스토어 대행사는 어떻게 찾을 수 있을까요? 뭐니 뭐니 해도 좋은 대행사라고 한다면 우리 브랜드에 가장 잘 맞는 대행사겠죠? 이런 대행사를 찾기 위해서는 다음 포인트를 꼭 체크해 보는 게 좋아요.
좋은 팝업스토어 대행사 찾는 법!
✅ 첫째, 팝업스토어 업무 대행 범위를 확인하세요.
팝업스토어를 오픈하고자 한다면 가장 먼저 팝업스토어 오픈 프로세스(기획, 준비, 디자인 및 제작, 운영, 굿즈 제작, 마케팅) 중 브랜드 내부에서 처리할 업무와 대행사에 맡길 업무를 가르마 타두는 것이 필요해요. 그런 다음 각 회사의 홈페이지나 서비스 소개서 등을 통해 개별 대행사의 서비스 제공 범위를 확인하고, 나눠둔 업무 분장에 기반하여 우리 브랜드에서 할 수 없는 일을 대신해 줄 수 있는 대행사를 구해야 하죠.
물론 이 과정에서 시공이면 시공, 운영이면 운영 등과 같이 특정한 한 업무에 특화된 대행사를 찾는 것도 좋아요. 그러나 모든 업무가 유기적으로 연결되어 있는 팝업스토어 특성상 팝업스토어 오픈에 필요한 전체 업무를 수행할 수 있는, 팝업스토어 전문 대행사와 협력하는 게 커뮤니케이션 과정에서 발생할 시간과 비용의 손실을 줄이기에 가장 좋긴 하답니다.
[ Tip ]
간혹 공간 디자인은 가능하지만 시공은 불가능하던가, 혹은 팝업스토어에 배치할 인력 아르바이트를 구해줄 수는 있지만 그 후 인력 관리까지는 책임지지 않는 것과 같이 업무의 아주 일부분만 대행하는 업체들도 왕왕 있어요. 이런 점을 방지하기 위해서 꼭 계약 전에 업무 책임 범위를 명확히 체크하는 게 필요해요.
✅ 둘째, 레퍼런스를 확인하세요.
업무 대행 범위를 확인하면서 우리 브랜드에 필요한 업무를 대신해 줄 수 있는 대행사들을 리스트업 했다면, 이제 각 회사의 프로젝트 진행 이력(=레퍼런스)을 확인할 차례에요.
레퍼런스를 확인할 때는 이 회사가 진행했던 프로젝트 규모와 장소, 디자인 작업물의 퀄리티, 이벤트나 프로모션 내용, 운영 방식 등을 꼼꼼하게 확인하고, 해당 내용이 우리 회사가 진행하고자 하는 팝업스토어 내용과 잘 맞을지를 판단해야 하죠. 보통의 팝업스토어 대행사는 자사의 홈페이지나 SNS, 서비스 소개서 등에 진행한 프로젝트의 레퍼런스를 아카이브 해두니 이를 참고하면 돼요.
✅ 셋째, 안전 대응 방식을 꼭 확인하세요.
팝업스토어는 단기간 한정된 공간에 수많은 사람을 불러 모으다 보니 철저하게 준비한다고 해도 미처 예상하지 못한 돌발 상황이 언제든 발생할 수 있는 행사라는 점을 명심해야 해요. 이런 상황은 일단 발생하면 최대한 빠르고 확실하게 처리하는 게 최선의 방책인데요. 이를 위해선 함께 협력할 팝업스토어 대행사가 최소한의 안전장치를 마련해 두고 있는지 확인해 보는 게 좋겠죠. 실제로 미팅 등을 진행하면서 해당 대행사가 팝업스토어 안전관리 매뉴얼을 가졌는지, 팝업스토어 오픈전 보험 등에는 가입하고 있는지 미리미리 체크해 보아야 한답니다.
실제로 작년에 열린 IP 브랜드 팝업스토어에서는 한 테러범으로부터 폭탄테러 예고가 날라오며 난리가 났던 적도 있어요. 사실 한국에서 팝업스토어를 준비하며 ‘폭탄테러’라는 상황을 예상하기란 쉽지 않잖아요. 그러나 이런 예상치 못한 상황이 발생했음에도 불구하고 해당 팝업스토어의 대행사는 기존에 짜둔 매뉴얼에 맞춰 고객들을 대피시키고 꼼꼼하게 현장 수색을 진행해 단 한 명의 사상자 없이 안전하고 원활하게 행사를 이끌어 가 주목받기도 했답니다.
잘 만든 팝업스토어 하나가 열 마케팅 매체 안 부러운 지금, 우리 브랜드 혼자서 어떻게든 좋은 팝업스토어를 열어 보겠다고 오랜 시간 끙끙거리며 고민하고 계셨나요?
백지장도 맞들면 낫다고, 스위트스팟이 소개한 팝업스토어 운영 프로세스를 참고해 우리 브랜드가 소화할 수 있는 업무를 골라내고, 나머지는 믿을만한 협력 업체에 맡겨보세요. 오히려 혼자서 고민할 때보다 더욱 풍부한 아이디어와 노하우로 팝업스토어를 더욱 풍성하게 만들어 줄 수 있을 거예요.
팝업스토어 대행사를 찾을 때는 업무 범위와 레퍼런스, 안전 대응 방식을 꼭 체크하는 것도 잊지 마시고요!
