보고 주제와 큰 틀의 얼개가 정해지면, 얼개를 세분화하여 목차를 구성하고, 세부 내용을 채워야 한다. 이를 위해서는 자료 조사가 필수적이다. 자료 조사를 통해 목차가 구체화되고 목차 안의 내용이 일목요연하게 자리 잡게 된다.
그리고, 보고서는 문제 해결을 위해 작성하는 것이기 때문에 현재 상황과 문제 원인을 분석해야 한다. 이는 자료수집이 필요한 이유이다. 통계 및 도식화된 자료를 활용하여 목표 대비 현재 상황을 파악하고, 문제 원인을 도출할 수 있다.
자료, 통계 등에는 보고 목적에 필요한 가치 판단이 깃들어 있기 때문에 자료 수집 및 분석은 꼭 필요하다.
2. 보고서 자료 조사 과정은 어떻게 하나요?
보고 목적을 곰곰이 생각하고 해결해야 할 문제에 대한 질문을 구체화한 후, 자료조사 목록을 작성하여 시작하길 추천드린다.
그리고, 수집한 자료내용을 이해하고, 다른 것은 나누고 비슷한 것은 묶는 과정을 반복하는 등 자료를 분석하는 과정을 지속적으로 거쳐야 한다.
즉, 보고서 주제 설정 후 자료를 조사하여 목차를 구성하고, 또 목차를 보면서 자료 조사를 구체적으로 하여 목차를 세분화한다. 그리고, 구체적 목차를 보면서 내용을 채워나간다. 이렇듯 반복적 자료 수집을 통해 보고서 구조가 세분화되고 내용이 구체화되면서 보고서가 완성되어 간다.
3. 보고서 자료조사는 어디서 하나요?
가장 빠른 방법은 그 분야에 전문가나 업무를 잘 아는 사람에게 물어보는 것이다.
다음으로, 기관의 업무포털이나 내부 시스템의 문서 등을 검색하거나, 컴퓨터에 저장되어 있는 폴더에서 관련 자료를 찾아본다. 대부분 기존에 누군가 한 번은 검토한 흔적이 있는 경우가 많다. 평소 관련 자료를 체계적으로 보관해 놓으면 필요시 자료 수집과 활용이 수월해진다.
공공기관에서 발행하는 국가통계포털 등 통계 또는 관련 책, 유튜브, 블로그, 브런치, 유튜브, 정부용역시스템(prism), 학술연구정보시스템(riss) 등도 활용하면 자료 수집에 도움이 된다.
4. 보고서 자료 조사 시 주의할 사항은?
자료조사는 보고서 작성의 품질을 결정하는 매우 중요한 과정이 때문에 조사한 자료가 어디에 활용될지 큰 틀을 미리 정해 놓아야 한다. 자료 조사 시간을 충분히 확보하고 자료의 수집 범위를 정하는 것이 매우 중요하다. 그러면 자료 조사를 충실히 할 수 있고, 인터넷 정글에서 헤매지 않고 지름길로 목적지에 다다를 것이다.
무슨 자료를 조사할지를 포스트잇, 노트나 카드에 적고 보면서 찾아야 한다. 그리고 조사한 자료 등은 체계적으로 정리하고 보관해야 한다. 자료조사한 목록도 엑셀 등을 활용하여 지속적으로 보관해 놓으면 바로바로 사용할 수 있다.
