왜 보고서 작성에 AI도구를 활용해야 하는가?

우리는 생각하고 AI는 일하는 시대이다.

보고서 작성 관련하여 브런치스토리 ‘알면 술술 써지는 보고서 작성법’에서 30여 편의 글을 연재하였다. 위의 글에서 칭찬받는 보고서는 4단계 흐름으로 보고서를 작성해야 한다는 것을 이미 언급하였다.

즉, 보고서 작성에는 (1단계) 보고서 목표 설정, (2단계) 보고서 자료 수집 및 분석, (3단계) 보고서 내용 작성하기, (4단계) 보고 및 후속조치 등 4단계의 보고서 작성 흐름(구조)이 있다.

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1️⃣ 목표 정하기 → 2️⃣ 자료 수집 및 분석 → 3️⃣ 내용 작성 → 4️⃣ 보고 및 후속조치

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좀 더 자세히 설명하면, 목표 설정 단계에서는 주제(제목)를 생각하고 정한다.

자료 수집 및 분석 단계에서는 내부자료, 동료, 인터넷 등을 활용하여 자료를 수집한다.

그리고 수집된 자료를 이해하고 비교하고 분석하거나 도식화하는 작업을 거친다.

보고서 내용 작성하는 단계에서는 개략 작성, 초안 작성, 보완 작성, 최종 교정 등을 거쳐 보고서를 완성한다. 마지막 단계에서는 상사에게 보고하고 후속조치를 해야 한다.

이제, AI 시대이다. 인터넷이나 관련 서적을 일일이 서치 할 필요가 없는 시대이다. 우리가 알지 못하는 수많은 AI가 태어나고 있다. 그런데도 우리는 아니 정확히 필자는 모르고 있다. 그래서 활용을 하지 못하고 있는 것이다. 그러기에 혼자서 끙끙거리며 오늘도 보고서 작성에 많은 시간을 낭비하고 있다.

AI가 만능은 아니지만 AI를 잘 활용한다면, 우리에게 덤으로 활용할 수 있는 시간이 선물처럼 주어질 것이다. 그 시간에 창의적 활동이나 생각력 향상을 위한 시간을 확보한다면 우리는 점점 더 역량이 뛰어난 사람이 될 것이다.

AI가 똑똑해지고 있다. 우리도 똑똑해져야 하는 이유이다.

오늘은 왜 보고서 작성에 AI도구를 활용해야 하는가와 보고서 작성 흐름 4단계를 참고하여 어떤 AI 도구를 활용하면 좋은지를 간단히 서술하고, 다음 회차부터는 각각의 AI를 어떻게 보고서 작성에 활용할 수 있는지를 실제로 하나하나씩 사용해 보고 이해하기 쉽게 연재하려고 한다.

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(1단계) 보고 목표(주제) 설정 – ChatGPT 또는 Claude

보고서 주제를 정하려고 하면 머리가 하얘질 때가 많다. 어떤 AI 도구가 좋을까?

ChatGPT - 다양한 아이디어를 빠르게 제안해 준다. 채팅하듯 질문을 입력하는 방식으로 활용이 가능하다.

Claude - 대화가 부드럽고, 맥락을 잘 이해해 준다.

(활용 예시)

“환경 문제로 보고서를 쓰고 싶은데, 어떤 주제가 좋을까?”라고 입력하면, ChatGPT는 “플라스틱 줄이기, 대중교통 이용, 음식물 쓰레기 줄이기” 등 여러 아이디어를 준다.

Claude는 “이런 주제는 사람들이 쉽게 공감할 수 있어요”라고 추천 이유까지 설명해 준다.

(2단계) 자료 수집 및 분석 – Perplexity, You.com, NotebookLM

주제를 정했다면, 이제 자료를 모으고 정리해야 한다. 하지만 인터넷엔 정보가 너무 많아서, 무엇이 중요한지 골라내기가 쉽지 않다.

어떤 AI 도구가 좋을까?

Perplexity - 실시간 검색 기반이라 최신 정보를 빠르게 찾을 수 있다.

You.com - 웹 검색과 요약을 함께 해주는 똑똑한 검색엔진이다.

NotebookLM - 내가 업로드한 자료를 AI가 분석하고 요약해 준다.

(활용 예시)

“최근 플라스틱 문제에 대한 뉴스를 요약해 줘”라고 하면, Perplexity가 최신 기사 3~5개를 요약해 주고 출처도 알려준다.

“이 PDF 보고서에서 중요한 내용만 뽑아줘”라고 하면, NotebookLM이 핵심 문장, 표, 요점까지 자동 정리해 준다.

(3단계) 보고서 내용 작성 – ChatGPT, Gemini, Notion AI

자료를 정리했으면, 이제 본격적으로 보고서를 작성해야 한다. 이 단계가 제일 어렵다고 느끼는 분들이 많다. 하지만 AI가 있으면 ‘빈 화면 공포’는 더 이상 없다.

어떤 AI 도구가 좋을까?

ChatGPT - 초안 작성과 문장 다듬기에 탁월하다.

Gemini - 구글 서비스와 연결이 잘 돼서 이미지나 표도 함께 생성이 가능하다.

Notion AI - 글쓰기를 도와주는 협업툴, 문단 구성과 요약이 깔끔하다.

(활용 예시)

“이 자료로 초안 써줘”라고 하면 ChatGPT가 처음 문단부터 흐름까지 만들어 준다.
“이 문장을 더 자연스럽게 바꿔줘”라고 하면, Notion AI가 같은 의미지만 더 부드럽고 깔끔한 문장으로 바꿔준다.

(4단계) 보고 및 후속조치 – Gamma, Clova Note

보고서를 다 썼다면, 보고하고 후속 조치를 할 차례이다. 이때 핵심만 요약하거나, 발표 자료로 바꾸는 일이 필요하다. 어떤 AI 도구가 좋을까?

Gamma - 보고서를 프레젠테이션 형태로 예쁘게 바꿔준다.

Clova Note - 회의 녹음이나 발표 내용을 정리해 주는 도구이다.

(활용 예시)

“이 보고서 내용을 발표 자료로 바꿔줘”라고 하면, Gamma가 슬라이드 형식으로 자동 변환, 디자인도 완성된다.

“이 회의 내용을 요약해 줘”라고 하면, Clova Note는 회의 녹음을 텍스트로 바꾸고, 중요한 내용만 정리해 준다.

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이제는 보고서를 혼자 쓰는 시대는 지나갔다. AI와 함께 쓰는 시대이다.

주제를 정할 때는 ChatGPT, Claude,

자료를 찾고 정리할 땐 Perplexity, NotebookLM,

보고서를 쓸 땐 ChatGPT, Gemini, Notion AI,

보고·요약·발표엔 Gamma, Clova Note를 활용한다.

이제는 ‘AI를 잘 활용하는 사람’이 진짜 보고서 달인이다. 다음 편부터는 각 도구를 비교해 보며, 보고서 흐름별로 어떤 AI 도구를 쓰면 좋을지를 구체적으로 알아보려고 한다.

필자도 이제 AI를 본격적으로 해보면서, 실제로 하나하나 클릭하려고 한다. 전문가의 눈이 아닌 독자의 눈으로 AI를 활용한 보고서 작성하는 방법을 완성해 나가려 한다.