교행 신규가 절대 하지 말아야 할 3가지
안녕하세요. '학교 다녀오겠습니다'의 저자 연이입니다.
처음 학교에 발령받아 근무하다 보면 본의 아니게 실수를 많이 합니다. 당연한 일이지요. 처음 하는 일이 낯설지 않고 새롭지 않다면 그것이 가장 이상한 일입니다. 오늘은 아직도 교행 꼬꼬마이지만, 연이가 학교 발령받아 5년 전 수많은 실수를 하면서 이것만큼은 교행 신규가 안 했으면 하는 3가지를 골라 얘기를 드리고자 합니다.
실수하니까 신규다
자, 시작해볼까요? 오늘은 중요한 내용이니 잘 보고 실수를 했을 때 잘 대처하셨으면 합니다.
교행 신규가 절대 하지 말아야 할 3가지
1. 일을 크게 만들지 말라.
오늘도 실수를 합니다. 그 실수에 마음이 쿵쾅거리고 실수를 하기 전으로 돌아가고 싶은 1인이 바로 자기라는 사실을 받아들이기까지 실수를 한 것을 보고 또 봅니다. 자꾸 보고 또 봐도 숫자가 틀립니다. 하~~~ 한숨만 나옵니다. 벌써 몇 번째 같은 실수를 반복했는지 알 수가 없습니다. 진짜 덮을 수만 있다면 덮고 싶습니다. 그리고 혼자서 해결할 수 있다면 해결을 하고 싶은 마음이 굴뚝입니다.
그 굴뚝 끝이 하늘과 닿았는지 두 갈래의 마음이 됩니다.
#1. 보고를 안 하고 어떻게든 무마할 수 있는 방법을 알아본다.
#2. 사실대로 보고 하고 실수를 인정하고 꾸중을 듣고 해결한다.
2번의 방법을 택하면 참 좋은데 악마의 속삭임처럼 1번의 방법으로 해결해하라고 자꾸 꼬입니다.
어떻게 하면 가장 빨리 해결하는 방법일까요?
정답은 2번입니다.
1번 방법으로 해결을 해보려고 이쪽저쪽 찾아보다가 결국 더 크게 되는 경우를 실수를 많이 한 1인으로 1번 방법은 결국 생각만 그렇게 될 뿐 전혀 도움이 되지 않는 방법이고 또한 교행에서는 사실 그렇게 해결이 되는 일이 하나도 없습니다.
일례로 들어보면 자주 실수를 하는 곳이 교행 삼석은 초등학교라면 "급여업무, 세입업무, 세입세출외 업무 중 4대 보험"에서 많이 발생합니다.
@1. 다른 사람의 급여 작업을 할 때 지침을 적용하지 않거나 그 근로자만의 변동사항을 반영하지 않고 작업한 경우: 수당을 더 주거나 덜 주거나 한 경우
@2. 방과후학교 수업비와 재료비를 잘못 들어가서 수납에 이상이 생긴 경우
@3. 근로자의 4대 보험료를 잘못 공제하여 총 납부금액이 적은 경우
실수하는 업무 중 대표적인 사례 한 가지씩만 가지고 왔습니다. 지금 저 일이 제 앞에 벌어졌다면 생각만 해도 등에서 땀이 납니다. 이유는 다음과 같습니다.
@1. 다른 사람의 급여 작업을 할 때 지침을 적용하지 않거나 그 근로자만의 변동사항을 반영하지 않고 작업한 경우: 수당을 더 주거나 덜 주거나 한 경우
이 사건이 일어나면 일단 근로자가 알고 찾아온 경우라면 대부분 다음 달에 바로 찾아오는 경우는 드뭅니다. 적어도 두 달에서 세 달이 지나 교행 신규가 '아, 이제 나 급여 좀 하는데.'하고 자신감 뿜뿜 하고 있을 그때 벌어집니다. 이미 몇 달을 잘못 지급한 꼴이 되니 금액도 상당하지요. 그래서 적게 줘서 문제가 되는 경우는 근로자에게 잘 설명을 하고 다음 달에 소급해서 추가 지급한다고 하면 어느 정도 문제가 해결이 됩니다. 하지만, 더 줘서 환수해야 하는 경우라면 상황이 참 암담해집니다. 근로자 분이 이해를 하지 못하고 수긍을 하지 못하는 경우도 있고 화를 내는 경우도 있어요. 이런 경우 당연히 크게 일이 번져서 행정실에 다 알게 됩니다. 그 이후에 일은 알겠죠?
@2. 방과후학교 수업비와 재료비를 잘못 들어가서 수납에 이상이 생긴 경우
1번 사건은 근로자와의 문제지만, 이 사건은 학부모님들과 마찰이 일어날 수 있는 문제입니다. 방과후학교 수업비와 재료비는 대부분 방과후학교 담당 선생님이 방과후학교 수강과목 별로 명단과 수납할 금액이 나와 있는 것을 내부기안을 받으면 그것을 토대로 징수결의를 하고 납부방법을 통장과 연결이 되어 있으면 CMS로, 신용카드로 연결되어 있으면 각 카드로 수납이 됩니다. 하지만, 여기서 징수결의를 받을 때 동명이인과 수납액을 아주 잘 살펴서 결재를 맡아야 하는데, 사람이 많고 과목이 많다 보니 실수를 할 사항들이 신규에게는 도처의 지뢰밭처럼 널려 있습니다. 한 번 잘못 수납을 받으면 더 받았으면 과오납반환결의를 결재를 받아 돌려줘야 하는데, 이것 역시 방과후학교 담당 선생님도 알아야 하는 문제라 여러 사람이 걸쳐 있는 것이고 덜 수납을 했다면 이것 역시 같은 문제이고 학부모님들에게 전화로 사정을 설명을 해야 하는 문제라 참으로 난감하기 그지없습니다. 결국 담당 선생님과 결재 과정에서 관리자도 다 알게 되는 일이니 혼자서 해결할 수 있는 일은 아니게 되죠.
@3. 근로자의 4대 보험료를 잘못 공제하여 총 납부금액이 적은 경우
총 납부금액이 적어서 적게 납부를 하게 되면 당연히 납부기간 내에 납부를 하지 못하면 연체금을 피할 수 없습니다. 이는 또 누가 부담하는 문제가 발생하고 골치가 아픈 상황이 초래됩니다. 당연히 근로자에게 알려야 하는 문제도 발생하고요. 납부 과정에서 당연히 관리자가 알게 됩니다.
2. 혼자만의 생각으로 고민하지 말라
급여업무, 세입업무, 세입세출외 업무, 기록물 업무, 수익자 지출 업무를 하다 보면 전임자에게 물어서 하는 경우가 많습니다. 아니면 동기들끼리 물어 물어 처리하는 경우가 많습니다. 이런 경우 쉽게 해결이 되는 장점이 있지만, 전임자도 동기도 그 근거가 법령, 지침, 교재에 근거하지 않고 전임자의 업데이트되지 않은 지식기반 또는 반만 알거나 뭔가 살짝 빠진 어설픈 지식을 기반으로 처리한 경험을 가진 먼저 업무를 처리한 동기의 전설적인 레시피를 보고 진짜 전설이 될지 모릅니다.(실수를 너무 많이 하여 쥐구멍을 찾지 못해 하늘을 원망하다 별이 될 수 있습니다. 뭔소리냐구요? 맞아요. 저렇게 되면 이런 만화 같은 일이 현실에서 벌어집니다.)
결국 책임은 담당자인 본인이 지게 됩니다. 잘못으로 인해 벌어진 일에 대한 수습과정에서 많은 번거로운 작업 역시 본인이 짊어지게 되죠. 그래서 법령, 지침, 교재를 찾아보는 것을 게을리하면 안 됩니다. 만약 잘못을 발견하거나 발견이 되면 한 사람만에게만 조언을 구하지 말고 여러 사람과 대화를 통해 제대로 된 해결방법을 찾는 것이 중요합니다.
3. 결정하지 말라.
뭔가 문제가 발생해서 그 실수 해결하려고 노력하는 과정에서 여러 가지 방법 중에 신규인 자신이 결정하고 해결하려고 합니다. 그 실수조차 최종 결재를 한 사람은 실장님과 교장선생님입니다. 그래서 절대 혼자서 뭔가 결정하지 않으셨으면 합니다. 결정은 관리자인 실장님과 교장선생님이 하는 것이지 담당자의 몫이 아닙니다.
그렇게 생각하면 어쩌면 실수를 해도 마음은 편하겠지요?
설마 진짜 마음이 편하겠어요? 그렇죠? 압니다. 마음이 아주 불편해요. 담당자가 할 일이라고는 실수에 대한 아주 정확한 상태, 그리고 해결할 수 있는 방법을 제시하거나 자신이 알아봤던 완벽하지는 않지만 최선의 해결책을 들고 보고 하는 일뿐이지요. 결정은 그들의 몫입니다.
싫은 소리 듣고 혼나는 것을 좋아하는 사람은 아마 세상을 다 뒤져도 없을 것입니다. 뭔가 실수가 벌어져 수면 위로 노출이 되어 알게 된 경우 그것을 감추려 일을 크게 만들지 말고 일단 실수를 하게 된 원인을 찾고, 법령이나 지침, 교재와 다방면으로 알게 된 사람들의 지식을 통해 완벽하지 않지만 해결방법 한 두 개 정도 찾아서 관리자에게 보고해야 합니다. 그리고 실수가 관리자의 귀에 다른 경로로 들어가기 전에 담당자가 최대한 빨리 보고하는 것이 최선의 방법입니다.
연이도 참 많이 사고를 쳤지요? 그 덕분에 오늘의 연이가 있지 않나 생각합니다. 실수를 안 하면 좋겠지만, 그런 일은 절대 일어나지 않는 신규에게는 오늘도 실수를 합니다. 괜찮습니다. 떨리지요? 이 실수로 업무 레벨업이 된다고 마음을 진정시켜 보세요. 커가고 있는 현재의 자신을 미래의 자신이 대견하게 생각할 것입니다.
