[별다실] 임금명세서 한방에 만드는 방법
별것 다 알려주는 교행실무매뉴얼 - 급여 #01
안녕하세요.
'학교 다녀오겠습니다', '교행 꼬꼬마 가이드북', '교행 꼬꼬마 멘탈트레이닝'의 저자 연이입니다.
'별다실, 별것 다 알려주는 교행실무매뉴얼'의 여섯 번째 시간은 급여 파트입니다.
오늘 '별다실'의 알아볼 주제는 '임금명세서 한방에 만드는 방법'입니다. 매월 17일은 급여받는 날입니다. 참 좋은 날인데, 공무원과 달리 근로자는 근로기준법 제48조에 따라 임금명세서를 교부를 해야 합니다.
근로기준법 제48조(임금대장 및 임금명세서)
① 사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 한다. <개정 2021.5.18>
② 사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목ㆍ계산방법, 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다. <신설 2021.5.18>
그간 근로자들이 나이스에서 출력이 되는 급여명세서가 어떤 기준으로 어떻게 자신이 임금이 계산이 되는지 알 수 없었는지 임금명세서가 근로기준법에 들어왔습니다. 급여작업도 만만치 않은데, 해당 임금명세서를 작성하는 일이 어쩌면 급여담당자에게는 더 큰 부담이 될 수밖에 없는데요. 연이 역시 일일이 변경하여 한 달은 교부했으나 부담백배가 되는 이 일을 좀 더 효과적으로 할 수 있는 방법이 없을까 하다 다음과 같은 방법으로 해결을 했습니다.
이제 공개합니다.
근로자마다 일일이 매월 변경해서
나눠줘야 하나?
별다실, 임금명세서 한방에 만드는 방법
1. 교육청 배포용 임금명세서 양식
(출처: 별다실, 꼬꼬마 연이의 교행실무매뉴얼)근로기준법이 작년에 바뀌면서 근로자에게 교부할 임금명세서 양식을 배포했습니다. 양식에서 보면 개인정보와 급여 기초정보가 상세히 적게 되어 있으며 매월 지급하는 기본급을 포함한 수당에 대한 계산방법과 금액을 적게 되어 있습니다. 부정기지급하는 수당 역시 나와 있고 공제내역 역시 표시하고 급여총액과 실수령액까지 나오고 이 임금명세서를 근로자에게 교부하고 서명을 받고 되어 있네요.
2. 근로자가 여러 명일 때 임금명세서 작성의 곤란함을 해결하기 위한 방법
근로자가 5명 이하라면 그럭저럭 일일이 작성해서 넣기만 하면 될 텐데요. 대부분 학교에 근무하는 급여담당자라면 이게 아니라는 것을 금방 알 텐데요. 그리고 이 글을 보고 있는 급여담당자라면 분명히 임금명세서 작성에 부담감을 겪고 있을 테고요.
연이 역시 그랬습니다.
그것을 해결하기 위한 방법이
바로
'엑셀'과 '한글 메일머지'를 이용하는 방법입니다.
어떻게 활용하는지 차근차근 알려드릴게요.
가. 엑셀, 임금명세서 기본정보 입력
(출처: 별다실, 꼬꼬마 연이의 교행실무매뉴얼)엑셀로 만든 임금명세서 기본정보입니다. 여기서 중요한 점은 두 가지가 있습니다.
첫째, 한 번은 모두 입력해야 합니다.
연이가 알려주는 임금명세서 한방에 만드는 방법을 여러 분의 학교에 적용하려면 적어도 한 번은 근로자의 기본정보를 한 번은 일일이 입력을 해야 합니다. 당연하겠지만, 정말 수고스럽고 시간이 걸리는 일이지요. 하지만, 한 번만 입력하면 정말 편하게 임금명세서 작성을 끝낼 수 있습니다.
둘째, 노란색 부분의 글자를 수정하거나 빼면 제공해드리는 임금명세서 양식에 맞지 않을 수 있습니다.
그대로 사용하시고 작동 방법을 충분히 익힌 후에 자유롭게 변경해서 사용해도 됩니다. 또한 근로자가 더 많다면 셀을 복사해서 계속 작성하시면 됩니다.
나. 한글양식에 메일머지 표시 달기
(출처: 별다실, 꼬꼬마 연이의 교행실무매뉴얼)연이가 '임금명세서 양식'을 엑셀 형식으로 되어 있는 것을 일일이 수작업으로 한글 형식으로 변환을 했습니다. 위에서 빨간색 네모 박스를 보면 중괄호({{}}) 2개 안에 '소속', '지급일', '성명'등으로 되어 있지요. 저것이 메일머지화한 것인데요. 그럼 ①'8월'이라고 되어 있는 부분도 메일머지화하는 것을 보여드릴게요.
(출처: 별다실, 꼬꼬마 연이의 교행실무매뉴얼)'①8월'을 블록을 지정하고 '도구-메일머지-메일 머지 표시 달기'(단축키 Ctrl+K,M)를 차례대로 찾아들어가 눌러주면 '메일 머지 표시 달기' 팝업창이 뜹니다. 거기서 '필드 만들기'탭을 눌러주세요. 거기에 엑셀 파일에서 보았던 8월 부분은 '임금지급월'로 되어 있기에 '임금지급월'이라고 기입하고 '넣기'를 눌러주세요.
다 되었습니다. 이렇게 하나하나 입력한 메일머지화된 임금명세서 양식을 통해 그럼 어떻게 하느냐?
다. 임금명세서 양식과 연결하여 메일머지 생성
이제 임금명세서를 만들어봅시다. 일단 엑셀 파일의 기본정보를 채웠다는 가정하에 '임금명세서 양식' 파일을 열어주세요. '도구-메일머지-메일 머지 만들기'(단축키 Alt+M)를 눌러주세요.
(출처: 별다실, 꼬꼬마 연이의 교행실무매뉴얼)한셀/엑셀파일을 선택해주고요. 폴더 버튼을 눌러 작성한 엑셀 파일을 클릭해주세요. 그리고 출력방향을 '파일'로 선택하고 폴더버튼을 눌러 임금명세서가 생성될 폴더를 선택해주세요. 그리고 마지막 '만들기' 버튼을 꾹 눌러줍니다.
그리고 나면 엑셀의 시트 목록이 출력이 됩니다. 따로 시트를 만들었다면 그것을 선택해도 되겠죠?
선택하고 나면 '주소록 레코드 선택' 팝업창이 뜹니다. 여기서 파일로 만들고 싶은 근로자를 선택할 수도 있고 기본적으로 모두 선택이 되어 있기 때문에 '선택' 버튼을 눌러 파일을 생성할 수 있습니다.
어때요? 이제 임금명세서 작성을 일일이 하지 않아도 되겠죠? 엑셀 파일을 일일이 적어야 한다는 또 아이러니한 문제가 있을 수 있지만, 이것은 근로자별 급여작업 엑셀 파일을 대부분 만들기 때문에 쉽게 변형해서 채울 수 있으리라 생각이 듭니다. 몇 번 사용해보시고 적당히 변형해서 각 학교에 근로자의 직종에 맞추어 수당 역시 변경해서 사용하면 조금 더 편하게 작업할 수 있으리라 생각합니다.
오늘은 요약 시간 대신 연이가 만든 위 두 가지 파일을 올려드릴게요. 오늘도 교행 급여담당자를 응원합니다.
