성실하기만 한 주.월간 보고서는 사절합니다.
각종 실적 보고서, 결과 보고서는 어떻게 써야 할까. 답은 하나다. 무조건 성과가 드러날 수 있도록 써야 한다.
주.월간 업무 보고서, 분기별 업무 점검 자료 같은 것을 보면 팀장들의 공력 차이가 확연히 드러난다. 성과화를 잘 못하는 팀장의 자료를 보면 그동안 한 일들이 병렬적으로 나열돼 있고 그 내용도 어떤 일을 어떻게 했다는 식으로만 적혀 있다. 반대의 경우는 제목부터 성과가 드러나도록 작성돼 있다. 어떤 일을 어떻게 했는지 대신 우리 팀이 얼마나 중요한 일을 했고 어떤 성과를 냈는지가 적혀 있다.
민원 부서의 실적 보고서 사례를 보자. 전자는 <적체 민원 해소>를 실적으로 적는다. 보고 받는 입장에서는 '어쩌다 민원이 적체가 됐을까. 잘 좀 하지.'라고 생각한다. 그런데 후자는 같은 내용을 <폭증 민원에 대한 적극적 대응>이라고 적는다. 서면 보고를 받는 입장에서는 '민원이 폭증했던 모양이군. 고생했겠네.'라고 생각한다. 이처럼 내용은 같더라도 보고서를 작성할 때의 목표 자체가 다르니 용어 선택, 서술 방식, 문단의 배치가 다 달라진다.
팀장이라면, 당연히 후자의 경우를 따라야 한다. 우리 팀이 한 일을 미주알고주알 적어서 뭐 할 건가. 보고를 받는 입장에서는 그런 얘기들이 머리에 들어오지도 않을뿐더러 이것도 했고 저것도 했다는 보고를 계속 듣다 보면 팀장이 자기 팀의 핵심 업무를 제대로 파악하고 있는지 의문이 생길 지경이다.
팀원들의 입장에서도 마찬가지다. 한 달 동안 평소의 2배가 넘는 민원을 처리했는데 팀장이 이것을 <적체 민원 해소>라고 보고할 때와 <폭증 민원에 대한 적극적 대응>이라고 보고할 때 동기부여 수준이 달라진다. 후자의 경우, 내가 좀 더 중요한 일을 한 것 같은 생각이 들고 팀장이 내가 한 일을 알아준다는 생각을 하기 마련이다.
정말 성실하게 몸이 부서져라 일하는 친구가 있다. 이 친구의 사업 결과 보고서를 보면 후임자에게 넘겨줄 '업무 매뉴얼' 같을 때가 많다. 성과는 간 데 없고 일의 처음부터 끝까지의 진행 과정이 세세하게 적혀 있다. 이런 걸 기관장이 알 필요가 있나 싶은 것까지 빼곡하게 정리돼 있다. 이 성실함을 어찌해야 좋을지 모르겠다.
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