신뢰도가 높은 문서를 작성하려면

오늘 어느 신입사원의 이메일 초안을 검토하며 느낀 바지만, 업무를 처음 시작하는 입장에선 생각보다 한국어라 할지라도 문서를 작성하는 데에 있어선 대부분 많은 어려움을 느끼는 것 같더라. 

이게 구어체와 문어체의 차이인데, 문어체를 사용하려면 먼저 그들의 공식을 이해해야 한다. 그러니까 자신이 작문에 익숙하지 않으면, 객관적으로 잘 쓰인 단어나 문장을 가져오고, 필사를 하며, 다시 읽어보며 확인하는 습관을 들일 필요가 있다는 말이다.

예컨대 다음과 같은 문장을 사용하고 싶다고 가정해보자.

"그 나라의 노무자들이 야근과 주말근무를 얼마나 할 수 있는지 궁금합니다."

여기서 야근과 주말근무라는 단어는 우리가 평소 사용하는 단어이긴 하나, 문어체에선 적절하지 않은 단어일 수 있다. 이 경우 근로기준법에서는 어떤 단어를 사용하는지 찾아볼 수 있다. 참고로 모든 법령은 네이버든 구글이든 치면 다 나온다. 근로기준법 제56조의 제목은 '연장, 야간 및 휴일근로'다. 그러니까 앞서 언급한 야근과 주말근무는 조금 더 정확히 문어체로 표현하자면 야간근로와 휴일근로로 변경하는 편이 좋을 것이다.

그러면 노무자라는 단어는 어떨까. 물론 노무자도 육체노동을 하여 그 임금으로 살아가는 사람이라는 뜻으로 사용해도 문제없지만, 근로기준법의 정의에 따르면 "근로자"란 직업의 종류와 관계없이 임금을 목적으로 사업이나 사업장에 근로를 제공하는 자를 말하니, 조금 더 포괄적인 의미에서 근로자로 사용하는 편이 더 적절할 것이다.

마지막으로 몇 가지 구어체를 문어체로 바꿔보자. '그 나라'는 '해당 국가'로, '들이'와 같은 표현은 생략하는 것으로, '궁금합니다'는 '문의드립니다'로. 그러면 다음과 같은 문장이 탄생한다.

"해당 국가 근로자의 야간 및 휴일근로 기준을 문의드립니다."

어떤가. 앞서 초안의 문장보다 조금은 더 신뢰감이 가지 않는가. 여기서는 법령의 문장이나 단어를 따오는 것을 예시로 들었지만, 어느 정도 큰 조직이라면 사내 절차서나 사규 등도 그러한 Reference가 될 수 있을 것이다.

아무래도 한국 교육과정에서는 비교적 작문을 등한시하다 보니, 처음 회사에 입사해서 문서를 작성하는 것은 쉬운 일이 아니다. 그럴 때마다 틈틈이 법령이나 정출연 기관의 보고서, 사내 절차서 등을 확인하며 용어를 적확하게 사용하려 노력할 필요가 있다.

그렇게 잘 쓰인 문장이나 단어를 자주 가지고 오다 보면, 어느새 내 손에 익어진 표현을 하나둘씩 갖게 될 수 있을 것이다. 때론 문서나 이메일에서 어떠한 단어나 문장의 잘못된 사용으로 업무 전반에 대한 신뢰도가 떨어지는 경우가 있다. 영작이야 어차피 영어에 서투르니 여기저기에서 문장을 보고 가지고 와서 하는데, 한글로 된 문서는 생각보다 구어체로 서술하는 경우가 많이 보인다.

가독성을 해치지 않으면서도 신뢰도가 가는 문장. 그것은 끊임없는 자기 객관화 및 노력으로 가능할 것이다. 나도 보고서나 이메일을 쓸 때에는, 여전히 여기저기 구글링과 사전을 검색해가며 작성한다. 그렇게 군더더기를 줄이며 적확한 의미를 전달하는 문서의 작성 능력은 원활한 커뮤니케이션의 기본이 될 것이며, 그러한 커뮤니케이션 능력은 불필요한 갈등을 줄이고 클레임 발생 시 조금 더 효과적으로 대처할 수 있을 것이다.

*바탕사진 출처: www.pexels.com/search/writing/