구글문서를 이용하여 스마트하게 업무 하기
오늘은 구글 문서를 통해 스마트하게 업무 하는 방법에 대해 이야기해 보도록 하자. 사실 수십 년간 철옹성같이 전 세계 오피스 환경을 지배해 온 MS Office는, 엄밀히 따지자면 그 높은 가격으로 인해 개인이나 소규모 법인에서 합법적으로 사용하기에는 조금 무리가 있는 편이다. 구글 드라이브를 통한 문서작성의 최대 장점은 '무료'이기 때문이고, 이는 또 MS Office와 호환이 된다는 점이다.
아시는 분들은 이미 다 아시겠지만, 구글 회원가입만으로 사용할 수 있는 이 Google docs는 MS Office로 사용 가능한 워드, 파워포인트, 엑셀이 모두 사용 가능하다. 게다가 폴더를 공유하면 같은 업무를 하는 직원들끼리 동시 작업도 가능하니, 복잡하지 않은 작업이라면 MS Office보다 더 나은 점들도 눈에 띈다. (아래아 한글이 지구 상 최고의 워드 프로그램이라 생각하시는 분은 조용히 여기서부터 그만 읽어주시면 된다 ㅋ)
구글 문서를 이용하기 위해서는 구글 드라이브에 접속해야 한다. 구글 드라이브를 접속하는 방법은 그리 어렵지 않다. 그냥 구글에 접속해서 로그인만 하면 위와 같이 구글 드라이브에 접속할 수 있다. 과거에는 PC에서도 동기화를 할 수 있었지만, 현재는 정책이 바뀌어 웹에서만 사용이 가능한 것으로 알고 있다.
http://www.nocutnews.co.kr/news/4844150
('구글 드라이브' PC용 앱 지원 중단"백업&동기화하세요", 2017.09.08, 노컷뉴스 참조)
크게 워드와 파워포인트, 스프레드 시트로 나누자면, 내가 주로 애용하는 툴은 워드와 스프레드 시트이다. 먼저 워드는 팀 문서를 작성하는데 큰 도움이 된다. (보안이 강화된 공기업이나 대기업과 같은 곳에서는 접근 자체가 제한될 수 있다) Daily Report와 같이 형식적인 문서도 굳이 파일을 여기저기 뿌려가며 만들 필요 없고, 그냥 정해진 시간에 정해진 폴더에서 자기가 한 일을 요약하여 올려달라고 하면 그만이다. 동시 작업도 가능하다. 다만 동시 작업을 진행하면, 내가 쓰고 있는 커서 주변에 다른 사람의 커서가 돌아다닐 뿐이다.
본문을 쓰면서 그냥 생성해봤다. 양식은 그냥 구글에서 아무거나 잡아와서 쓴 것이다. 처음엔 워드나 한글과 다른 플랫폼이라 익숙하지 않을 수 있는데, 워낙 직관적으로 구성을 해 놓았으므로 사용하기 어렵지 않다. 아울러 한 사람이 포맷만 잘 지정해 준다고 하면 그다음부터 내용만 입력하는 일은 누구나 할 수 있는 일이다. Daily Report와 같이 계속해서 반복되는 작업에 있어서 이러한 문서는 더욱 빛을 발하게 되는데, 다음과 같이 문서 개요가 좌측에 표시되어 과거 Report를 빠르게 찾아볼 수 있기 때문이다.
굳이 매일매일 파일을 덕지덕지 막 만들어서 메일을 쓸 필요도 없고, 그냥 써야 하는 사람들은 매일 들어와 쓰고, 보고받고 싶은 사람은 들어가서 보기만 하면 된다. (물론 보고받는 형식에 집중하는 리더라면 싫어할 포맷이긴 하겠다만...) 여하튼 이는 대학에서 조작업을 하거나 레포트를 공동으로 작성할 때에도 유용하게 쓰일 것 같다.
여기까지 읽었다면, 이게 웹에서만 사용되면 좀 쓸모없지 않나. 호환이 안 된다면 무슨 의미가 있겠는가 하는 궁금증을 가진 분들이 계실 것 같다. 그래서 한번 뽑아봤다. 방금 작성한 문서를 그냥 오른쪽 클릭하여 다운로드하면 내 PC로 쉽게 다운로드가 된다.
이제 다운로드 폴더에 가보자.
MS word 파일의 형태로 다운로드가 되었다. 다소의 변화가 보이긴 하지만, 여하튼 호환은 가능하다.
개인적으로 애정 하는 툴은 워드보다 스프레드시트이다. 굳이 양식에 맞출 필요가 없는 숫자로 구성된 문서는 구글 스프레드시트를 이용하면 되는데, 그 이유는 호환성에 있다. 보안상 문제가 되는 것이 아니라면, 언제 어디서든지 접근하고 싶은 욕심이 있기 때문이다. 그리고 구글 스프레드시트는 엑셀에서의 많은 양식이나 수식, 이름 관리자와 같은 같은 기능을 제한해 두어서 생각보다 많이 가벼운 수준으로 정리할 수 있게 된다.
인터넷에 떠돌아다니는 Balance Sheet 하나를 잡아다가 구글 스프레드시트로 작성을 해 보았다. 이러한 숫자로 된 스프레드시트를 작성하면 가장 고민인 것이, 이 많은 숫자들을 매번 머릿속에 집어넣을 수 없다는 것이다. 뭐 기억력이 좋은 분들은 그런 방식이 가능하겠지만, 그렇지 못한 대다수의 분들은 이를 출력하고 폴더에 넣으며 책상 위에 의미 없는 서류들이 만발하게 된다.
구글 스프레드시트는 상기 그림과 같이 PC에서 작성도 되지만, 이는 또 아이패드나 휴대폰을 통해 문서를 쉽게 접근할 수 있다. 그리고 필요하면 변경도 가능하다.
아이폰으로 실시간으로 수정을 해 본 구글 스프레드 시트. 주로 세로로 놓고 작업을 하지만, 보기 쉽게 하기 위해 가로로 놓았다이렇게 실시간으로 내가 정리한 데이터에 대한 접근이 가능해지면, 클라이언트나 서플라이어, 벤더들과 회의를 할 때에도 조금 더 정확한 데이터를 바탕으로 업무협의를 할 수 있다. 더 이상 덕지덕지 A4 산더미를 들고 다니며 적고, 이게 또 파쇄되었다고 좌절할 필요는 없다. 그저 회의를 참석하거나 업무를 협의를 할 때 필요한 것은 나의 휴대폰 하나뿐인 것이다.
물론 다른 더 좋은 툴을 사용하여 업무를 효율적으로 하시는 분들도 많을 테지만, 이 또한 어느 누군가에게는 도움이 될 수 있지 않을까 하여 포스팅을 해 본다. 부디 그렇게 20세기보다는 조금 더 효율적인 업무를 할 수 있는 21세기 소년이 되길 바라는 마음에 ㅋ (끝!)
*첨언: 필자는 업무 특성 상 Aconex와 같이 보안이 통제된 범위 안에서 문서작업을 하며 공유를 함. 따라서 본문은 필자의 업무와는 전혀 관계없을 수 있으며, 본문에 삽입된 파일은 모두 이해를 위해 별도로 생성되었다는 사실을 미리 알려드림
