업무효율을 높이는 폴더와 파일 정리법

얼마 전 친구를 만났다. 나름대로 대리 연차인데도 폴더 정리를 어떻게 해야 할지 몰라 파일을 제때 찾는 데 어려움이 있다고 했다. 물론 나도 상황에 따라 그때그때 체계성 없이 저장한 파일이 있었지만 한번 제대로 폴더를 정립해두면 중구난방인 상황에서도 폴더 정리는 금방 되었다.

1-1. 업무 프로세스를 고려한 폴더 생성법

폴더를 정리할 땐 일이 진행되는 순서를 생각하고, 최대한 단순화하는 게 좋다. 세분화할수록 파일 찾는 절차가 복잡해지므로 업무효율이 떨어질 수 있기 때문이다. 내 경우 아래와 같이 정리했다.
 
 “광고주별 → 프로젝트 단위별 (PT, Annual Plan, 실무) → 연도별  → 업무 프로세스 진행 순서별”
 

업무 진행 순서 및 세부 상황에 따라 정리 (넘버링)

본인만의 규칙이 완전히 정립된 상태에서 폴더를 만들고, 관련된 폴더에 문서를 넣으면 효율적으로 자료를 찾고 활용하는데 도움이 되었다.

 

1-2. 경쟁PT 프로세스에 따른 폴더 정리법

종합광고대행사의 경쟁 PT 프로세스는 아래의 범위에서 크게 벗어나지 않는다.
 
 “광고주 OT → 킥오프 미팅 → 전략 가설 조사 → 브리프 미팅 → 제작 아이데이션 → 크리에이티브 합의 미팅 → PT패키지 전략 협의 → 리허설”
 
이 단계에 따라 폴더를 아래의 순서로 생성하고 파일을 관리했다.

2. 파일명을 적는 나만의 기준 정립

파일명에 규칙을 정해 저장하면, 그때그때 필요한 자료를 찾는 데 도움이 된다. 최종, 진짜 최종…으로 저장하면 나중에 진짜 최종 파일이 무엇인지를 헷갈릴 수 있기에, 나만의 규칙을 만들었다.

파일명은 업무 내용에 따라 자신이 원하는 방식으로 정리하면 되지만, 광고주를 앞에 적고, 후반부에 날짜를 적어 파일명에 따라 정렬이 되었을 때 버전을 바로 확인할 수 있도록 했다.

광고주_업무 내용_날짜_확장자
ex) 경동OOO_22년 미디어 전략보고_211227.pptx

회사 내부에서 공유하는 최종 파일에는 파일명 마지막에 ‘F’를 붙여 Final 버전임을 확인했고, 광고주 전달용은 ‘CL’을 붙여 Client 전달용임을 분류했다. 

같은 제작 파일이라도 광고주 전달 버전과 내부 전달 파일은 시기/내용에 대한 조금의 차이가 생길 수 있기 때문에, 문서 작성일을 기준으로 저장을 하면 내부에서 공유한 날짜와 광고주에게 공유한 날짜가 다를 경우 파일을 찾는 데 어려움이 있어, 내부/외부 공유용을 분리할 필요가 있었다.

3. 프로젝트가 끝나면 외장하드에 별도 저장하는 습관

언젠가 컴퓨터 용량이 더 이상 컴퓨터를 견디지 못하며 컴퓨터가 팍! 하고 꺼졌다. 그리고 D 드라이브의 일부 자료가 날아가 버렸다. 컴퓨터가 고장 날 수도 있고, 노트북을 잃어버릴 수도 있고, 데이터를 손실할 가능성은 꽤 상당하다.

개인 외장하드를 구매해 프로젝트가 끝나는 시점에 파일은 반드시 백업해두었다. 더는 대행을 하지 않게 된 광고주더라도, 현 대행사가 기존 대행사에게 이전 진행한 자료를 요청하는 경우도 있으니 파일을 함부로 지우는 건 위험하다.

개인에게 익숙한 방법으로

지속해서 개선해 최종적으로 자리 잡은 나만의 폴더, 파일 정리법을 적어보았다. 하지만 으레 집 정리가 그렇듯, 주인에게 가장 익숙한 방법으로 정리하는 것이 가장 효율적이다. 자신이 가장 익숙한 관점에서 폴더와 파일 정리를 고민해본다면, 본인만의 노하우로 파일을 쉽게 꺼내 쓸 수 있을 것이다.

이러한 폴더와 파일 관리는 처음에는 불편해도 어느 순간 무의식적으로 행하는 수준에 이른다. ‘아 파일 정리 귀찮아’라는 생각이 머릿속에 침투하기도 전에 이미 해버려서, 필요한 에너지가 훨씬 더 든다. 결국 좋은 습관 하나가 일을 편하게 할 수 있도록 돕는 것이다.