광고인이 지키면 좋은 문서별 에티켓

이 이야기를 할 때면 선배들은 모두 자기가 꼰대가 된 것 같다며 조심스레 이야기했다. 하지만, 이 노하우는 가장 손쉬운 방법으로 상대방을 배려하는 느낌을 줄 수 있어, 어쩌면 진짜 꿀팁이라는 생각이 들었다. 겨우 이런 것로 프.로.처.럼 보인다면 이 정도 못하겠어? 하는 마음으로 반영하다 보니 습관이 된 것들이다.

1. 파워포인트

- 글꼴 : '고딕체'는 내용 설명이나 슬라이드 제목 등으로 활용하였고, '명조'는 강조를 하고 싶거나 우리의 생각을 담은 문장일 경우 활용했다. 이렇게 폰트를 단순화하면 '가독성'에 초점을 맞추어 정보를 전달 할 수 있다.

팩트는 '고딕체'로, 인용문은 '명조체'를 활용했다

- 폰트 테두리 : PPT 작업을 하다보면, 폰트 테두리가 깨져 보일 때가 있다. 종이 인쇄를 하면 괜찮지만 슬라이드쇼로 보면 유독 깨져보인다. 이럴 경우 텍스트 윤곽선을 동일한 컬러로 80% 적용하면 글씨가 정돈되는 듯한 변화가 생긴다.

이 차이는 PPT를 통해 보았을 때 두드러지게 나타난다

- 자간 : 자간을 조금만 줄여주면 더 세련되고 미적 감각이 있는 디자인이 된다. 그래서 글씨 자간은 '좁음'으로 설정한다.

- 글자색 : 선배들은 절대 100% 검정 또는 화이트 컬러를 보고 문서에 쓰지 말라고 하였다. 검은색 대신 한 단계 채도가 낮은 검회색, 흰색 대신 미색을 활용하여 상대방이 편하게 읽을 수 있는 색상을 선택했다.

 

- 표 : 데이터를 보여줄 땐 단순한 정보 나열 및 시각화가 아닌 의도에 맞게 정보를 재편집 한다. 수치를 입력해 만드는 차트가 아닌, 도형을 이용해 내가 강조하고 싶은 데이터를 극대화 하여 보여주는 차트가 전달력이 좋았다.

- 슬라이드 마스터 활용 : 움직이지 않아야 할 페이지별 설정은 슬라이드 마스터를 통해 고정시켜, 페이지간 일관되게 유지될 수 있도록 한다.

2. 엑셀

- 하이퍼링크 : 엑셀로 문서를 작성하다 보면 URL을 많이 사용하게 되는데, 하이퍼링크가 걸려있으면 엑셀 파일의 용량이 증가하고, 실수로 클릭하면 의도하지 않은 웹사이트로 연결될 수 있어 불편하기까지 하다. 이럴 때 '파일' -> '옵션' -> '언어 교정' -> '자동 고침 옵션' -> '입력할 때 자동 서식'에 "인터넷과 네트워크 경로를 하이퍼링크로 설정" 체크박스에 체크 해제하면 이러한 불편함을 줄일 수 있다.

- 워크시트 비율 : 공적인 문서를 보낼 경우에는 워크시트 화면 비율을 시트별로 통일해서 보낸다. 특정 데이터를 강조해서 보여주는 의도가 아니라면, 각 시트의 커서를 A1셀에 위치시킨 후 저장 후 공유한다.

나도 이런 이야기를 처음 들었을 때 "뭘 저렇게까지..." 하는 생각을 했다. 선배들조차 "이게 좀 꼰대처럼 들릴 수 있을텐데 말이야"할 만큼 마이너하게 신경쓰는 것들이었다. 하지만 이런 사소한 습관이 문서에 담기면서, 상대를 위한 배려를 전하는 느낌. '좋은 보고'문서란 바로 이런 게 아닐까 싶다.