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by 김독준 Feb 22. 2021

회사에서의 전화받기 / 메일 활용 팁

하지만 매우 별 것이 아님

별 것이 아니라고 했지만 생각해보니 저번 주에 두목님의 혈족, 백두혈통들이 열 받게 하는 일들이 많아서 이것은 센스가 있다면 "알아서" 할 수도 있으나 그렇지 않다고 생각하기에 적어둔다.

1. 회사에 걸려오는 전화받기

회사 이름을 말하고, 자신의 부서와 이름을 말해주자. 예를 들자면 "(감사합니다) 아둔텍 총무부 ***입니다" 이런 식으로 말하는 것이다. 사실 외부에서 전화가 왔을 때라면 "(감사합니다) 아둔텍입니다" 정도로 충분할 수도 있지만, 내부에서 누군가를 찾으려고 전화하는 건데 "아둔텍입니다"라고 말하고 끝나면 친하지 않고서야 한 가지 과정이 추가가 된다. 예를 들어 "아둔텍입니다"라고 전화를 받은 사람이 A인데, 전화를 건 사람은 목소리 만으로 A인지 아닌지 모르는 경우가 있을 것이다. 특히 그것이 이 글에 적용될 아직 학습되지 않은 사회초년생이라면 더욱 그럴 것이다. 이런 상황에서 전화 건 사람의 용건이 A를 찾는 것이면 전화를 건 사람이 A를 찾는다고 말해야 하고, 그러면 A는 "A는 전데요"라고 대답하게 된다. 별 것 아니지만 처음 받았을 때 A가 자신을 밝혔으면 A는 "A는 전데요"라는 말을 할 필요가 없는 것이다. 그래서 나는 회사에 걸려오는 전화를 회사 이름만 말하는 직원에 대해서는 위와 같은 이유로 부서와 이름을 처음 건네는 말로 하는 것을 추천하는 편이다.

2. 메일 활용의 팁

1) 메일을 활용해야 하는 이유

메일보다 전화나 카톡, 문자, 대면 구두 전달 등이 훨씬 빠른 것은 사실일 것이지만, 회사의 일은 굉장히 창의적이고 자유로운 곳을 다니는 것이 아니라면 그날이 그날이다. 즉 하루 이틀은 기억에 남겠지만(사실 이마저도 부정적이지만) 장기 기억으로 삼기에는 인간의 기억이란 너무나 제멋대로이기 때문에 전화나 대화 만을 의지해서 일 처리를 했을 경우 문제가 발생하거나 했을 때의 검토가 매우 어려워진다.

안타깝게도 일을 하다 보면 종종 문제가 생기기 마련이고 누구의 책임인가를 판정하거나 주장하거나 해야 할 일이 생긴다. 이럴 때 전화나 대면 전달 방식만으로 일처리를 했을 경우 입증할 만한 증거가 없기 때문에 난처한 상황이 되기 쉽다. 예를 들어 나는 분명 말로 전달했는데 전달받았던 자가 그런 전달을 받은 적이 없다고 할 때, 어떻게 억울함을 풀 수 있겠는가?

물론 급한 일의 경우 당장에 메일을 쓰기보단 전화나 대화를 취해야 할 때도 있다. 그런 경우에도 급한 처리는 빠르고 효율적인 수단을 쓰되, 긴급 상황을 넘긴 후에 이어지는 조치는 메일로도 함께 진행하는 것이 여러모로 도움이 될 것이다.

2) 수신, 참조 활용법

메일을 쓰게 되면 수신과 참조라는 것이 있는데 대략 수신은 직접적인 관련이나 응답을 해야 하는 대상이고 참조는 직접적인 관련이 있지는 않고 응답을 요청하는 것은 아니지만 진행되고 있는 일에 대해 알아야 한다 생각되는 대상에게 메일을 보내주기 위함이다.

수신인이 너무 많을 경우 방관자 효과가 나기가 쉽고 수신 대상이 아닌 사람에게 수신으로 보내면 업무 이해 등을 못한다고 여겨질 수도 있기 때문에 수신인은 어느 정도 확실하게 회신을 받고자 하거나 알릴 내용이 있는 사람만 포함시키는 것이 좋다. 수신인이 여러 명일 경우 내가 여러 사람에게 전달하고자 하는 것이니 본문에서도 명확히 밝혀주는 것이 좋다. 예를 들어 수신인 A, B, C라고 하고 어떤 하나의 업무에 대해 각기 세부적인 요청 사항이 있다면 본문에서도 A에게는 이것을 요청하며 B에게는 저것을 요청하며, C에게는 그것을 확인인 바란다는 식으로 집어주는 것이 좋다.

참조의 경우 수신보다는 범위가 넓지만 그렇다고 하여 너무 많은 사람이 들어가지 않도록 선정에 신경을 쓰는 것이 좋다. 참고로 직속 관계의 상사가 있거나 팀원 입장에서 팀장이 있는 경우 참조로 넣어두는 것이 좋다고 본다. 심한 경우 자신을 패싱 한다고 여기는 경우가 있기도 하지만, 그것보다도 무슨 일을 하고 있는지에 대해 직접 이야기하지 않아도 참조로 보내 놓으면 팀장에게 불려 가서 지금은 무슨 일을 하고 있냐는 이야기는 듣지 않을 것이다. 물론 업무 분장에 맞지 않는 일을 하고 있었으면 약간의 지적과 질책이 있을 수 있지만 패싱 하다가 한 번에 터지는 것보다는 낫다.

3) 메일을 보내기 전에 수신, 참조, 오타, 인명, 날짜, 첨부파일 유무/내용 등을 확인하라

메일을 보내기 전에 수신자와 참조자가 내 의도대로 구성되어 있는지 최종적인 점검을 하는 것이 좋다. 혹 어떤 사람의 메일을 전체 답장한다고 했을 때 대개 그 사람이 구성해놓은 수신/참조 구성으로 올 텐데 그것에 조정이 필요하다고 생각한다면 뺄 사람은 빼고, 넣을 사람은 넣고 보내는 것도 방법이다. 물론 그냥 전체 답장하는 것도 방법이다. 이건 알아서 할 수밖에 없지만, 그래도 최종 확인은 해야 덜 피곤해진다.

메일에 오타가 많으면 그 사람이 어떻게 일을 해왔든 간에 이미지가 실추된다. 단순 맞춤법의 문제면 언어 구사력이 떨어진다고 생각이 들고, 날짜나 시간이 틀려 있으면 이것도 꽤 짜증이 난다. 왜냐하면 전화받기에서 강조했듯이 불필요한 과정이 늘어나는 것은 좋지도 않을뿐더러 그런 일을 자꾸 만들면 일을 하는데 재차 확인하고 계속 반복될 경우 메일 내용에 대한 신뢰도 자체가 존재하지 않게 된다. 사람 이름이나 직책/직급이 잘못되어 있어도 나쁜 인상을 준다. 그러니 본문에도 최종 확인이 필요하다.

또 첨부파일이 있는 경우 혹시 본문의 내용이랑 충돌하지 않는지 잘 검토하는 것이 좋다. 예를 들어 본문에는 25일까지 달라고 해놓고 첨부파일에는 24일까지 달라고 써놓는다면 메일과 첨부파일 간 충돌이 발생하고, 받은 입장에서 무엇이 맞는지 재확인을 해야 되기 때문에 열이 받게 된다. 따라서 첨부할 것이 있다면 해당 파일과 본문에 충돌이 없는지 최종 확인이 필요하다. 어떤 경우 첨부파일을 보내야 하는데 빼먹는 경우도 종종 있다. 이런 실수를 막기 위해서라도 메일을 보내기 전에 최종 확인해야 하는 것이 정말 많기 때문에 한 번은 살펴보고 보내는 것이 좋다. 어차피 문제점이 있으면 메일 자체를 2번이고 3번이고 다시 보내게 되며 차라리 한번 제대로 검토하고 보내는 것이 낫다. 그리고 최근 계속 수정 메일을 받는 경우가 있었는데 대개 같은 실수를 하는 자들은 계속 그런 실수를 한다. 그리고 그런 자들에 대해서는 경멸감이 들기 때문에 부디 메일을 보내기 전에 전반적으로 살펴보는 것을 반드시 추천한다.

4) 요청을 하는 건이라면 미리 하면 미리 할수록 좋고, 대신 기간을 넉넉하고도 확실히 잡아두는 것이 좋다

요청이라고 하면 말 그대로 다른 사람에게 내가 필요한 것을 시키거나 하는 것인데, 기본적으로 다른 사람 입장에서 이런 요청 자체가 싫을 수밖에 없다. 만약 그런데 이런 요청을 긴박하게 한다면 요청받은 사람은 더욱 싫어할 수밖에 없다. 요청을 할 거면 최대한 넉넉하고 미리 알려야 저항감을 줄일 수 있다. 만약 어떤 요청사항을 3일 뒤까지는 받고 싶다면 1주일 전에 알려두거나 더 빠를수록 좋다. 왜냐하면 어느 정도 명분이 있는 요청이고 그것에 상식적으로 충분한 시간적 여유가 존재한다면 도리어 제때 주지 않는 것이 이상해지기 때문이다. 그러므로 누군가의 협조가 필요한 경우가 있고 필요한 마감 시간이 있다면 최대한 미리 알려두고 여유 있게 요청을 해두는 것이 좋다. 기한이 다가올 때 리마인더 정도를 남겨놔도 좋다.

뭐 이런 일련의 것들은 좋은 회사에서는 잘 가르치겠지만 내가 다니는 곳처럼 교육이고 뭐고 없는 곳에서는 모를 수도 있는 것이라 생각이 들고, 유튜브에서 보니 "정보격차"라는 것을 무시하지 말라고 하길래 내가 가진 소박한 팁이지만 기록화해서 남겨둔다. 내가 다니는 회사는 굉장히 별로이고 답이 없지만 어찌 되었건 여기서 익힌 것들이 있고 분명 열악하고 아둔한 곳에 가게 되는 사람들에게는 도움이 될 수 있을 것이다. 그래서 이런 방면이 이야기들도 브런치에 남겨둘까 생각한다.

혹시 이런 이상하고 작은 회사를 다니는 사람에게 궁금한 점이 있다면 댓글을 달면 대댓글이 달릴 것이다.

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