일의 기본기 #20. 첫 회의, 회의 준비의 기본
일의기본기, 회의, 직장인, 매너, 예절, 상식, 사회생활
[첫 회의, 최고의 회의 결과를 도출해 내는 전문 퍼실리테이터처럼]
직장에서 가장 많이 하는 게 바로 회의다. 회사는 여러 사람이 함께 일하며 공동의 성과를 만들어 내는 곳이기 때문이다. 공동 작업을 위해 서로의 의견을 조율하고 거기 맞춰 업무를 배분하며, 그런 각자의 결과물이 모여 하나의 성과가 이루어진다. 이런 과정을 보면 회의는 핵심적인 업무 활동이라 할 수 있다. 하지만 직장인이 받는 스트레스의 가장 큰 원인이 회의이기도 하다. 회의하느라 일할 시간이 없다는 말까지 나올 정도인데, 이는 회의를 제대로 운영하지 못해 생기는 문제다.
20. 첫 회의, 회의 준비의 기본 - 회의의 목적부터 생각한다
첫 직장에 출근하면 짧으면 몇 시간, 길어도 며칠 안에는 회의에 참석하게 된다. 팀장 주관으로 각 팀원의 주요 업무 진행 상황을 공유하고 방향과 진도를 맞추거나 업무 협업과 배분을 논의하는 팀 회의부터, 타 부서나 사외 파트너사와의 업무 협조와 협업, 혹은 중요한 의사 결정을 위한 회의까지 어디든 참석하게 된다. 회의에 들어가기 전에 충분히 설명을 들었는데도 어떤 회의인지 잘 모르겠고, 참석한 사람들이 누가 누군지도 모르겠다. 이것저것 열심히 적기는 했는데, 무슨 말인지도 이해가 잘 안 된다. 그런데 갑자기 누가 내 의견을 물어보니 정신은 하나도 없고 식은땀만 흐른다.
회의는 목적을 파악하는 것이 가장 중요하다. 이 회의를 왜 하는가? 과연 필요한 것인가? 이 두 가지가 핵심이다. 회의를 주관하는 입장이라면 더욱 중요하다. 회의는 일과 관련된 사람들이 모여 서로의 생각을 맞추고 일을 배분하는 자리다. 의사 결정권자나 일을 추진해야 하는 부서나 사외 파트너를 설득해 일이 진행되도록 만드는 자리이기도 하다. 회의는 단순히 정보를 공유하는 자리가 아니다. 정보 공유는 이메일이나 메신저 등 커뮤니케이션 수단으로 하는 것이 일반적이다. 하지만 나눠야 할 정보가 복잡해 단순히 전달하는 정도로 충분치 않은 경우 회의가 필요하다. 그렇지 않고 단순히 정보 전달을 목적으로 하는 회의, 높은 자리에 있는 임원이 자기 생각과 의견을 일방적으로 전달하는 회의만 없애도 비생산적인 회의가 너무 많아 스트레스라는 말은 사라질 것이다.
회의의 목적만큼 중요한 다른 준비 사항은 참석자 선정과 회의가 끝나고 기대되는 결과물이다. 진짜 일은 회의가 끝나고 시작되는데, 회의 전에 부서장처럼 일해야 할 사람을 결정하는 사람 혹은 일해야 할 사람을 정확하게 파악해야 한다. 회의 참석자는 바로 이들이다. 당신이 회의 참석자와 함께 일을 한다고 생각하면 누구에게 무슨 일을 요청할지 그림을 그려 볼 수 있다. 그 그림에 맞춰 참석자를 구성하고, 회의 결과를 예상해 본다.
주의할 부분은 사전에 회의 목적과 안건, 참석자 명단을 정리해 회의 참석자에게 명확히 전달해야 한다는 점이다. 그래야 그들이 거기에 맞춰 미리 준비하고 회의에 참석할 수 있기 때문이다. 그러면 효율적으로 회의를 운영해 최선의 결과물을 도출해 낼 수 있다. 만약 상대방이 준비가 미흡하다면 당신에게 유리한 방향으로 회의를 유도할 수 있다. 미리 준비해 오지 않은 것은 상대방 책임이기 때문이다.
여전히 회의 준비가 어렵고, 어떻게 하라는 것인지 이해되지 않을 수 있다. 일단 처음부터 업무에 익숙하지 않은 당신에게 혼자서 회의를 주관하라거나 회의에 대표로 참석하라고 하지는 않을 것이다. 선임이나 팀장이 부르든 부르지 않든 열심히 쫓아다니면서 참석해 분위기와 사람들을 익히고, 동시에 당신의 업무에 익숙해지도록 노력하면 차츰 회의 준비에 능숙해질 것이다.
회의를 주관할 때 가장 어려운 일은 사실 수많은 사람을 한자리에 모으기 위해 일정을 맞추는 것이다. 작은 팁을 이야기하면, 필수 참석자와 선택 참석자를 나누거나 동일한 목적의 회의를 몇 번에 나눠서 진행할 수 있다. 서로 얼굴을 못 본 참석자 간에 추가 조율을 해야 한다는 단점이 있지만, 무리하게 한번에 모으는 것보다는 이게 훨씬 수월하다.
- '일의 기본기 : 일 잘하는 사람이 지키는 99가지'에서 발췌
(저자 강재상, 이복연 / 출판사 REFERENCE BY B / 출판일 2019.09)
http://www.yes24.com/Product/Goods/78696343
