직장인이 반드시 알아야 할 비즈니스 커뮤니케이션 핵심
정보 전달과 설득에 관해 알아봅시다.
말 잘하는 건 중요합니다. 하지만 어렵죠.
커뮤니케이션 관련 강연을 듣거나 코칭을 받으면 좋아질까 싶겠지만, 그게 그렇게 안된다는 건 저나 여러분이나 잘 알고 있는 사실입니다. 언어가 단순한 기술의 총합이 아니라 나 자체이기 때문이기도 하고, 내가 통제할 수 없는 요소들, 이를테면 듣는 사람의 태도나 상태에 따라 판단이 달라지기 때문이기도 합니다.
물론 인격이든 나발이든 말만 잘해도 소원이 없겠다 싶을 수도 있겠습니다. 하지만 언어는 헬스와는 달라서 그 사람의 정신세계와는 불가분입니다. 결국 말에는 개인의 특성이 녹아들 수밖에 없고, 모두에게 사랑받는 사람이란 있을 수 없으니 모든 상황, 모든 사람을 대상으로 청산유수같이 말을 잘하는 것은 불가능할 수밖에 없습니다.
학생 때야 말을 잘하면 좋은 것이고, 못해도 큰 문제는 없습니다. 하지만 직장에서는 다릅니다. 말도 잘하고 글도 잘 써야 하죠. 회사에서는 일정 레벨 이상의 커뮤니케이션을 못하면 여러 가지 문제가 발생하게 됩니다.
이번 글에서는 비즈니스 상황에서 정보나 의견을 전달하고, 설득하는 커뮤니케이션에 대해 이야기하고자 합니다. 덧붙여 상사와의 적절한 관계 형성을 위한 의견 개진 타이밍, 거절의 방법 등도 함께 다뤄보고자 합니다.
제가 생각하는 비즈니스 커뮤니케이션의 목적은 기업 환경에서 '말 잘하는 법'이 아니고, 커뮤니케이션을 통해 상황을 파악하고 일을 진척시키며, 결과를 만드는 것입니다. 그리고 그 과정에서 나의 자존감과 유능감을 지키는 것입니다.
1. 정보의 전달 : 결론부터 이야기하기!
보고나 회의의 대부분은 정보의 전달입니다. 정보 전달의 핵심은 청자를 고려하는 것입니다.
하지만 사람은 생각보다 집중력이 약해요. 정보를 구두로 듣다 보면 맥락 파악이 잘 안 되기도 합니다. 기승전결로 이야기하는 경우 더 그렇습니다. 소설책을 읽을 때야 기승전결로 진행되면 재미있지만, 업무는 소설이 아닙니다. 정보전달의 99%는 반드시 두괄식으로 이뤄져야 합니다. (1%는 청자가 정보에 대한 배경지식이나 맥락을 전혀 모르는 경우입니다. 이럴 때는 서두를 설명 해야 하지만 그것도 최대한 짧게, 핵심만 전달해야 합니다.)
특히 회사에서 일할 때 "그래서 하고 싶은 말이 뭔가요?"라는 말을 자주 듣는 사람은 정보전달을 기승전결로, 미괄식으로 하는 경우입니다. 명심하세요. 반드시 결론부터!
하지만 말이 쉽지 막상 결론부터 얘기하려니 어색하기도 하고 은근히 어렵습니다. 연습이 많이 필요해요. 말 꺼내기 이전에 전체 내용을 충분히 숙지하고 있어야 합니다. 그리고 핵심을 뽑아 정리하고, 그것을 한두 문장으로 요약하는 작업이 끝난 후에 정보 전달을 시작해야 합니다.
두괄식 커뮤니케이션을 의식적으로 연습하다 보면 자연스럽게 일정 수준까지는 '내용 파악 - 핵심 정리 - 문장 요약'이 빠르게 가능해집니다. 보통 사무직 직장인이 두괄식 커뮤니케이션에 익숙해지기까지는 1~2년의 시간이 걸립니다. 즉, 주니어 때 조금만 신경쓰면 누구나 익숙해질 수 있는 게 이 두괄식 커뮤니케이션입니다.
2. 의견 개진과 설득 : 우선순위화와 가설
직장 내에서 여러분이 의견을 개진하고 설득해야 하는 대상은 아마도 대부분 상사일 것입니다. 여기에서 '의견'이란 단순 정보 전달이 아닌, 그 정보를 기반으로 아직 알지 못하는 것이나 미래에 대해 전망하는 것을 의미합니다. 이 상사라는 사람들은 참 신기해서, 여러분이 의견을 제시하지 않고 가만히 듣고만 있으면 일에 의욕이 없네, 적극적이지 못하네 핀잔을 주다가 막상 의견을 제시하면 그걸 말이라고 하냐고 쥐어박습니다. 어쩌라고 진짜..
그리고 '설득'이란 내 의견에 대해 청자가 동의하고 지지하거나, 최소한 적극적으로 반대하지는 않게 만드는 것입니다. 설득은 단순히 말을 잘하거나 공감대를 형성하거나, 상대방의 입장을 받아들이는 것에서 출발하는 것이 아닙니다. 설득의 핵심은 내가 어떤 이슈에 대해 가지고 있는 '가설'입니다. 즉, 이슈에 대한 내 생각을 정리하는 것이 먼저라는 말이지요.
설득은 구체적으로 아래와 같이 이뤄집니다.
1) 지금 논의되는 주제를 해결하기 위한 구체적 문제를 찾아내는 것 - 문제 정의
2) 문제에 대한 실행방안 또는 대안의 Full list를 생각하기
3) Full list에 있는 것들 중 현재 불가능/부적합한 것들을 없애고, 핵심적인 것들만 남기기 - 우선순위화
4) 남은 대안들에 대해 내 의견(가설)을 붙여보고, 그중에서 가장 효과적일 것이라 생각되는 것들을 청자에게 제시하기
5-1) 내 의견에 대한 동의를 받는다
5-2) 의견에 대한 동의는 못 받더라도, 최소한 내가 파악한 문제 상황이나 맥락에 대한 공감은 받아내기
너무 복잡하다고요? 그럼 일단 3)과 4)에 집중해보세요.
상대를 설득하려면 내가 사전에 충분이 그 문제에 대해 생각해서 여러 옵션들을 만들고, 각각에 대해 결과를 예측한 후 어떤 대안을 최우선으로 제시할 것인지를 정해야 합니다. 반드시 이 과정을 거쳐야만 설득에 필요한 합리성이 생깁니다.
혹시 상사로부터 "그래서 네 생각은 뭔데?", "그 얘기 책임질 수 있어?", "그거 말고는 대안이 없어?"라는 말을 자주 듣는다면 3), 4)를 건너뛰고 그저 머릿속에 스쳐가는 아이디어 하나를 그냥 던졌기 때문일 겁니다. 생각을 하고 의견을 제시하세요. 아이디어만 던지는 것은 누구도 의견 제시라고 생각하지 않습니다. 다른 대안에 대한 고려 없이 아이디어 하나만 달랑 던지고, 그걸 밀어붙이는 것은 설득이 아닙니다.
충분히 생각해보지 않은 문제에 대해 갑작스럽게 의견 개진을 요구받을 경우에는 생각할 시간을 요청해야 합니다. 그리고 정리된 생각을 두괄식으로 일목요연하게 손본 후, 이메일 등을 통해 전달하면 충분합니다. 여담이지만 앞서 말씀드린 두괄식 커뮤니케이션은 설득에서도 많은 역할을 합니다. 덜컥 결론부터 말하는 게 우리나라 정서상 부담스럽기는 합니다만, 기승전결로 말 비빙 돌린다고 상대는 나와 같은 편에 서지 않습니다.
3. 의견 개진 타이밍&반대의견 제시
지금 논의되는 사안에 대해 의구심이 들거나, 반대의견이 있는 경우에는 그 자리에서 바로 물어봐야 합니다. 이유는 간단합니다. 안 그러면 망하니까요.
결론이나 그에 관한 지시가 내려질 때는 꿀 먹은 벙어리처럼 가만히 있다가, 명확하게 이해도 못한 상태에서 업무를 진행합니다. 그리고 데드라인 직전에야 결과물을 상사에게 보여줍니다. 당연히 당초 팀에서 의도한 것과는 다른 결과물이 나올 수밖에 없습니다. 게다가 이미 주어진 시간도 다 소진해버렸으니 상사 입장에서는 빡칠 수밖에 없습니다.
이런 일이 두어 번 벌어지면 상사에게 찍히는 거죠. 내가 일하는 것 하나하나 꼬치꼬치 캐묻고, 매일 업무 내용을 확인하고 조금만 틀려도 '네가 다 그렇지'가 되는 겁니다.
상사가 성격이 나빠서도, 상사가 잘못한 것도 아닙니다. 부하직원이 커뮤니케이션을 잘못한 탓입니다. 아니, 커뮤니케이션 미스를 넘어서 상사에게 '나는 역량이 안되니 Micro-managing이 필요한 사람입니다.'라는 메시지를 아주 명확하게 전달하는 행위입니다. 상사, 그리고 중간관리자 입장에서 가장 짜증 나는 상황은 '내 일도 많은데 쟤 일까지 신경 써야 한다'입니다.
일에 대해 이해가 안 되거나 반대의견이 있으면 그 순간에 바로 이야기하세요. 혼나지 않을까, 혹시 나만 이해를 못하는 건 아닐까 걱정되는 것은 충분히 이해합니다. 하지만 상사는 질문하는 당신에게 설명을 해줄 의무가 있습니다.
다만 상사가 진짜 미친 X라서 부하직원의 반대의견을 용납하지 않거나, 사소한 질문에도 분노를 터뜨린다거나 혹은 보아하니 지금 뭔가 기분이 안 좋아 보인다면 상사에게 직접 물어보지 말고 주변 사람들과 이야기해봅시다. 보통 분노조절장애가 있는 상사 밑에는 눈치 빠르고 정보가 많은 부하직원이 있기 마련입니다. 그를 통해서 업무에 대한 맥락과 목표 등을 확인하는 것도 좋은 방법입니다.
시작할 때 확실하게 물어보는 것과 함께, 일을 잘 마무리하기 위해서는 중간보고가 필요합니다. 중간보고는 항상 논의된 데드라인의 50%가 넘어가기 전에 한 번은 이뤄져야 합니다. 금요일이 데드라인이라면 수요일 오전에는 1차 보고본 혹은 목차나 진척상황에 대한 이야기가 전해져야 한다는 것이지요.
중간보고는 대면보고를 가장 추천합니다. 슬쩍 상사 근처로 가서는 이렇게 말하는 겁니다.
"지시하신 업무는 ~와 같은 방향(방식)으로 진행 중입니다. 금요일 전에 완료될 것 같은데 괜찮으실까요?"
"월요일에 지시하신 거 말입니다, OO와 XX를 컨택해서 진행하고 있는데 목요일쯤에는 피드백이 올 것 같아요. 금요일 오전에는 결과 보여드릴 수 있을 것 같습니다."
업무의 주제, 진행 방식, 관련 인력 및 업무 배치, 데드라인 등을 중간보고에 아주 간략하게 녹여내는 겁니다. 이렇게 해놔야 금요일 보고할 때 상사가 마치 처음 듣는 것 같은 표정을 지으면서 태클을 걸지 않습니다.
업무를 하다가 논의한 사항과 실제 상황이 다른 것을 발견한 경우에는 반드시 중간보고가 이뤄져야 합니다. 이런 경우 중간보고의 핵심은 '논의와 실제가 다르다.'가 되어야겠죠. 여러분은 적절한 타이밍에 보고한 것이기 때문에 공은 이제 상사에게 넘어갔습니다. 이런 상황에서 최종 보고를 보고 여러분 탓을 하는 상사는 그냥 미친 X입니다. 미친 X이 무는데 그냥 피해야지 어쩌겠어요.
이런 경우도 있어요. 중간보고를 했는데도 상사가 자꾸 처음 듣는다는 표정을 짓고, 말을 바꾸는 경우 말입니다. 이럴 때는 구두로 보고하지 마시고 무조건 문서로 '증거'를 남기세요. 우선 이메일을 보내고, 그 뒤에 짬을 봐서 구두보고를 하는 것입니다.
다음 글에서는
(1) 거절의 방법
(2) 기대관리와 반대의견 대처법
(3) 내 캐릭터와 말과 행동, 그리고 결과물의 상호관계
에 대해 이야기하겠습니다.
1. 슬기로운 직장생활 페이스북에서 더욱 다양하고 현실적인 커리어 이야기를 보실 수 있습니다.
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