발표를 잘하기까지

신뢰와 열정으로 성과를 얻자

여러 사람 앞에서 발표를 하고 평가받는다는 것은 결코 쉬운 일이 아니다. 특히 그 자리가 계획, 제안서, 이사회 등 무거운 자리일수록 더욱 신경이 쓰이고 평소 제대로 준비가 되어 있지 않으면 자신감은 더욱 떨어져 결과적으로 원하지 않은 결과를 가져오는 경우가 많다.

발표를 잘하기 위하여 자료 작성, 발표자 선정, 질의응답 등 사전에 다양한 준비를 해야 한다. 문서 작성도 상당히 중요하다. 기회가 된다면 별도로 정리하도록 하고 여기서는 발표를 잘하기 위한 나름의 요령을 정리해 본다.

첫째, 발표자의 선택을 신중히 결정해야 한다. 기본적으로 발표자는 그 분야의 전문가 및 책임자라야 한다. 나이나 직급보다는 그 분야의 전문적 식견, 명성과 책임 있는 인력으로 선정하여야 한다. 문서 작성에도 참여하고 그 직무를 이행하는 책임자면 더욱 좋다. 가능하면 단정한 용모면 금상첨화이다.

둘째, 발표 내용을 전부 파악하여 장악하고 있어야 한다. 발표 자료에 대한 전략, 방법, 계획 등 구체적 기술 내용까지 완벽하게 파악이 되어야 한다. 부분적인 인지 상태로는 상황 변화에 능동적으로 대처할 수 없기 때문에 반드시 공부하여 전반적인 이해를 할 수 있도록 한다.

셋째, 적어도 초기 5분 동안의 발표 내용은 그냥 외우자. 발표 초기 긴장 상태에서는 조그만 실수가 발표 내용 전반에 걸쳐 영향을 줄 수 있고 발표자에 대한 첫인상에도 신뢰를 잃을 수 있으니 적어도 5분 동안의 내용은 단어 하나하나까지 세심히 살펴서 작성하고 이러한 문제가 발생하지 않도록 완전히 암기하여야 한다. 숨 쉬는 곳, 지적하여 가리키는 곳 등 사소한 말과 행동 전반에 대하여 자연스럽게 연출이 되도록 하자.

넷째, 발표자는 화면을 보면서 발표하지 말고 평가자(참석자)를 보고 발표해야 한다. 화면을 보면 내용 숙지가 안된 발표자가 자료에 연연하여 발표하는 인상을 주게 되고 급기야 발표자에 대한 신뢰를 가질 수 없기 때문이다. 가능하면 화면은 내용을 지시할 때만 포인트로 지시하고 설명은 참석자들의 눈을 보고 전달하는 것이 신뢰를 더욱 높일 수 있다.

다섯째, 발표자는 본 내용에 대하여 전문가라는 자신감이 있어야 한다. 자세는 똑바로, 태도는 겸손하지만 당당하게 해야 한다. 누가 보더라도 전문적 식견은 갖췄지만 겸손한 인상을 주도록 한다. 제출한 자료나 발표 내용도 중요하지만 어떤 의미에서는 발표자의 전문적인 식견과 태도가 승패를 좌우한다고 볼 수 있다. 따라서 전문 식견, 태도, 복장, 자신감, 겸손 등 신뢰와 열정이 느껴질 수 있도록 자신 있게 임해야 한다. 자신의 평소 발표 태도를 녹화하여 잘못된 버릇을 사전에 고치도록 해야 한다.

여섯째, 질의응답에 긍정적인 신호를 보내야 한다. 질의응답은 발표 자료, 발표자의 태도 등 다른 어떤 요소보다 훨씬 더 중요하다. 질의 내용에 부정적인 답변을 하거나 질의한 사람이 하찮은 질문자로 전락하는 순간 좋은 성과를 기대하기란 쉽지 않다. 먼저 명심해야 할 것은 질문자에 대해 아주 긍정적으로 감사의 표시를 해야 한다는 점이다. 그 질문이 굉장한 가치가 있고 그런 우려에 대하여 아주 감사하다는 긍정적인 신호를 표현한다.

그리고 가능한 긍정적인 답변을 하도록 하여 그 가치를 최대화시키고, 반면 긍정적인 답변이 불가할 때조차도 그 질문자가 기분 상하지 않도록 최대한 예의를 갖추어 질문에 감사 표시를 하고 못하는 이유를 솔직하게 설명해야 한다.

이렇게 하기 위해서는 사전에 질문에 대한 시나리오를 만들고 답변 자료를 준비하여 예상치 못한 질문으로 당황할 수 있는 상황을 최소화시켜야 한다.

마지막으로 마무리 인사를 예의 갖춰 한다. 발표를 마치고 내려오기 전에 신뢰와 열정 등이 느껴질 수 있도록 짧고 간결한 메시지와 당당하지만 겸손한 태도로 예의 바르게 인사를 하고 물러나야 한다.