이메일은 편지가 아닙니다

성장러너, 린치핀이도는 삶

직장 생활을 하다 보면 이메일은 선택이 아닌 생존 도구처럼 활용될 수 있습니다. 그만큼 이메일로 많은 업무를 하게 됩니다.

그렇기 때문에 이 이메일 하나가 참 중요한 업무 스킬이 되는 것입니다. 하루에도 수십 통씩 주고받는 이 업무 Tool 하나로, 상대방은 당신의 업무 스타일과 커뮤니케이션 센스를 단박에 파악 하게 되지요.

사실, 이메일 하나가 사람의 이미지를 좌우하는 데에는 몇 초면 충분합니다. 그래서일까요. 저도 이런 이메일을 받을 때면, 읽기도 전에 피로감부터 몰려오곤 했습니다.

말하듯 써놓은 메일

문단 구분 없이 줄줄이 이어진 텍스트

명확한 요구사항/강조 사항이 안 보이는 메일

한 페이지를 넘겨야 끝이 보이는 장문

기한이 없는 막연한 요청 메일

이런 메일을 받으면... 메일을 보기가 싫어지고 바로 창을 닫고 싶을 때도 있습니다.

그럼 이렇게 업무를 하며 중요한 이메일, ‘잘’ 쓰려면 어떻게 해야 할까요?

답은 의외로 간단해요. 위와 정반대로 하면 됩니다.

이메일은 보고서처럼 쓴다고 생각하면 답을 쉽게 찾을 수 있습니다. 보고서라고 해서 지나치게 딱딱하게 쓰라는게 아니라 목적과 구조는 명확하게 쓰려고 보세요.

1. 제목을 쓸때에도 말하는 느낌 보단 보고서 제목 처럼 쓰려고 노력해 보시기 바랍니다.

예를 들면 "금일 회의자료 공유 및 피드백 요청 드립니다" 보단 "[요청] 마케팅 회의(5/20) 자료 공유 및 피드백 요청(~5/22)" 이련 형태가 훨씬 간단 명료하고 깔끔합니다.

2. 본문은 핵심 중심으로 군더더기 없이 정제된 문장과 적절한 문단 구분, 필요한 경우엔 표나 목록도 활용해서 시각적으로 바로 이해하기 쉬운 방법을 찾아서 포함해 보시기 바랍니다.

최대한 본인이 하고 싶은 내용을 이야기 하는 분량은 PC 화면으로 한 눈에 딱 다 들어 올 수 있는 정도로 쓰는게 좋습니다. 스크롤로 넘어가는건 최대한 지양하세요.

내가 뭘 원하는지를 정확히, 눈에 띄게. 특히 강조할 부분은 볼드 처리나 구분선으로 표시하면 좋습니다.

3. 그리고 반드시 회신 기한을 남기세요. “가능하실 때 연락 주세요”는 아무 의미 없습니다.

별거 아닌 것처럼 보이지만, 이 작은 디테일 하나하나가 상대방의 시간과 에너지를 아끼고, 나를 ‘일 잘하는 사람’으로 보이게 만듭니다.

이메일은 편지가 아닙니다. 감성보다 명확함이 필요한, 디지털 시대의 비즈니스 문서입니다.

“보고서처럼 쓰자”는 마인드를 갖고 연습하다 보면, 언젠가 이메일 하나만으로도 일잘러로 다른사람들에게 본인을 인식을 시킬 수 있을 겁니다.