이걸 다 읽어봐야 해?

원활한 결재를 위한 타산지석 5_두 번째 이야기

안녕하세요 김팀입니다.

지난번에 이어 제가 현업 시절 저질렀던 많은 실수들을 바탕으로 원활한 결재를 위한 타산지석 5를 계속해서 작성해 보도록 하겠습니다.

지난번 글에서는 가장 많이 듣는 말 첫 번째인 "도대체 하고 싶은 말이 뭐야?"에 대해서 이야기를 나누어 보았습니다. 상사(중역)는 매우 바쁘신 분들이죠. 우리가 좋아하는 기승전결 구조도 그분들에게는 하염없이 지루한(?) 이야기일 뿐입니다. 제발 결론을 먼저 얘기해줘라는 표현 대신 그분들은 말 한마디 한마디에 짜증을 가득 싣고 이렇게 말씀하시죠. "도대체 하고 싶은 말이 뭐야?"라고 말이죠. ^^

의자에 앉아 있지만, 그분들은 매우 바쁩니다

이렇게 바쁘신 그분들을 위해서 기승전결 구조가 아닌 결론 먼저 말씀드리는 것이 더욱 좋을 것이라고 생각합니다.

오늘 이야기는 바쁘신 그분들을 위해 필요한 또 한 가지입니다.

2. 이걸 다 읽어봐야 해?

문서(기획안부터 각종 보고서까지)를 만드는 우리들의 입장에서는 많은 것을 말씀드리고 싶기도 하고, 이 문서를 위해서 이렇게 많은 것을 고려하고 참고했다고 자랑(?)하고 싶기도 합니다. 그래서 너무 많은 것을 문서에 담으려 애를 쓰지요. 마치 너무 많은 기능이 있는 리모컨처럼 말이죠.

정말 많은 기능이 있죠?^^

이 리모컨은 실제로 제가 집에서 사용하던 것인데, 많은 버튼에도 불구하고 실제로 쓰는 버튼은 5~6개 정도였습니다. 문서를 생산하는 입장에서는 정말 많은 것들을 담고 싶습니다만, 이것을 사용(?)하는 분의 입장에서는 전혀 그렇지 않죠.

정말 심플하죠?

이 리모컨은 어떤가요? 물론 종류가 다른 리모컨이긴 합니다만, 제가 말씀드리고 싶은 것은 꼭 필요한 기능만 있어도 충분하다는 것입니다. 위의 리모컨도 실제로 제가 사용했었던 건데요, 일단 버튼이 몇 개 없으니 큰 두려움 없이 가지고 놀기 시작했던 기억이 납니다.^^

문서로 하는 소통도 비슷하죠. 이것저것 많은 내용을 담으려 하면 읽기도 전에 질릴 수가 있습니다. 더구나 지난번 글에서 처럼 구조 또한 기승전결로 되어 있는 구조라면?

이제부터는 문서에 너무 많은 내용을 담지 마시라고 말씀드리고 싶습니다. 문서를 작성한 사람은 내용이 아무리 많아도 계속 그 문서만 보았기에 한눈에 내용이 다 들어오지만, 그 문서를 처음 보는 상사의 입장에서는 너무나 복잡하게 보일 수밖에 없을 것입니다.

하지만, 그럼에도 불구하고 내용 자체가 너무 많다면요?

일단 통나무 먼저 가져가시고 잔가지는 그 다음에 가져가세요

그렇다고 주요한 데이터나 자료들 하나도 없이 문서를 만들 수는 없겠죠. 일단 자질구레한 잔가지는 쳐내고 중요한 몸통 먼저 가져가시기를 부탁드립니다.

실은 이 말을 하고 싶으셨던 겁니다^^

이제 제목의 "이걸 다 읽어 봐야 해?"가 어떤 뜻인지 이해가 가시죠?

기승전결 구조와 잔가지만 조심하셔도 여러분들의 문서는 한층 더 좋아질 것이라고 생각합니다.

다음번에는 타산지석 5의 세 번째 이야기 " 좀 구체적으로 얘기해봐"를 작성하도록 하겠습니다.

감사합니다.