협조전은 최고의 업무 파악 OJT 교안이다.
신임 팀장에게 협조전은 업무 파악을 하는 방법중 최고의 방법이다.
협조전의 의미 ! 골칫거리인가? 업무 확장에 좋은 도구인가?
한국내 어느 기업을 막론하고 팀장의 업무 중 가장 많은 업무시간을 소요하는 것이 전산 협조전 및 이메일 우편함 결재 처리일 것이다. 실제 대부분 팀장들은 매일 적게는 20개, 많게는 70여개 정도의 협조전, 이메일이 접수된다고 한다. 당연히 팀장들은 협조전 처리에 가장 많은 시간과 정성을 쏟고 있다.
팀장들의 가장 큰 불만사항도 협조전에 관한 것이다. 심지어협조전이 지나치게 많아 다른 생산적이고 가치 있는 업무에 집중할 시간이 부족하다는 불평불만이 많은 게 현실이다. 당연히 불필요한 협조전은 점차 줄여가는 게 바람직한 방향이다.
하지만 팀장들의 불평거리인 협조전 처리를 다른 시각에서 재해석 해볼 필요도 있다. 특히 신임팀장들의 경우에는 협조전이나 업무협조성 이메일은 업무파악에 매우 유용한 팁으로 활용하는 계기가 될 수 있다.
첫째, 협조전은 단순히 팀 업무, 협조 결재 이상의 의미이다.
협조전의 발신처와 그 내용들을 자세히 보게 되면 해당팀의 업무와 타부문 팀과의 업무 협조관계, 업무 분장 등이 잘 드러나 있다. 따라서 본인팀의 업무의 정체성을 재빠르게 파악하는데 도움이 된다.
둘째, 협조전을 통해 본인팀을 둘러싼 조직 내부의 업무적 움직임을 잘 이해할 수 있다.
협조전을 바쁘다고 대충 결제/전결 처리할 것이 아니라 협조전 작성자 또는 담당 팀장과의 대화를 통해 협조전 내용을 상세하게 알아가는 과정을 갖게 되면 그만큼 업무 파악이 빨라진다. 팀장이 되어 업무파악 OJT를 하는 경우가 다반사이지만 타부문과의 업무 연관성을 감안할 경우 협조전 내용 파악만큼 업무 파악에 유용한 수단이 없을 정도이다.
셋째, 협조전을 통해 협조요청이 올 경우는 최대한 조기에 지원하는 것이 바람직하다.
협조전을 처리하는 과정은 접수처인 해당팀과 발송처인 타팀과의 공식적인 업무 협조 및 처리 관계이다. 협조전 내용에 대한 전결 또는 업무협조시 상대팀은 해당팀의 협조전 처리 결과를 보고 해당팀에 대해 업무적으로 협조적 관계인지, 비협조적 관계인지 파악하기 때문에 가능한 협조전은 최대한 조기에 합리적 방향으로 처리해주는 것이 옳다. 특히 바쁘다는 핑계로 검토 또는 협조완료 결재를 지나치게 늦게 하는 것은 결코 바람직하지 않다. 때로는 협조전 발송과 동시에 실무자로부터 해당 협조전을 즉시 결재해달라는 식의 긴급한 요청도 있을 때도 흔괘히 처리해주는 것도 좋다.
넷째, 협조전은 업무 협조 요청 메시지이기도 하지만 때로는 책임회피용, 면피용으로 악용(?)되는 경우도 있다.
협조전이 많은 것이 결코 좋은 것만은 아니다. 가능한 협조전을 줄여 가는 것이 바람직하다. 일부 팀에서는 협조전 수신처를 지정할 때 업무적으로 굳이 필요한 수신처가 아님에도 불구하고 조금만 관련 있다고 싶으면 일단 지정해서 보내고 보자는 심리도 있다. 그래서 나중에 정보공유 또는 협조 여부 등의 이슈가 발생할 경우를 대비한 ‘안전장치’ 목적으로 수신처를 무차별로 지정해서 보내는 경우도 있다.
예를 들어 특정 프로젝트나 회의 결과를 협조전을 통해서 보내놓고는 나중에 그 문제에 대한 사전/사후 통보나 정보 공유등에 대한 불만을 제기하거나 할 경우 그런 불평을 사전에 차단하기 하거나 본인들의 책임을 면하기 위해 “이미 협조전을 수 일전에 발송했다. 우리의 역할을 다했다. 오히려 이미 보낸 협조전을 읽어보지 않고 준비해오지 않은 당신이 더 문제다”라는 식으로 책임을 면하려는 면피용 협조전은 지양해야 할 것이다.
결국 협조전을 어떻게 해석하느냐에 따라 스트레스의 정도도 달라질 것이다. 특히 팀장 보임 초기에는 협조전을 꼼꼼하게 챙겨봄으로서 팀업무 정체성 이해와 타팀과의 협조관계 및 범위를 충분히 이해하는데 도움이 될 것이다.
피할 수 없으면 즐겨라!
<Tip>
부임 초기에는 전달 받은 협조전을 통해 팀의 업무를 파악하는 것이 유효하다.
협조전은 정보전달과 의사결정을 위한 것이지 책임 회피용이 아니다.
직접 소통보다 좋은 협조전은 없다.
