스몰토킹, 사무생산성 향상의 시작이다.
스몰토킹의 중요성! 사무실은 와글와글해야 한다.
Small talking의 경제학, 사무실은 와글와글해야 한다
스몰토킹의 중요성! 팀웍 형성의 핵심이다.
여러분들이 일하는 사무실은 절간처럼 조용한가요?. 백색소음(whitenoise)이 있는 카페처럼 다소 와글와글하는 분위기인가요?
VUCA같은 경영환경이 어려운 상황에서 생존할 수 있는 최소한의 조건은 바로 집단지성이다. 조직에서 집단지성이 나오는 전제조건은 바로 조직 구성원간 자유롭게 대화할 수 있는 분위기나 환경이 갖추어져야 한다.
그 집단지성의 시작은 바로 팀원들 상호간에 마음 편하게 이야기 할 수 있는 스몰토킹(small talking)이다.
급변하는 대내외 환경에서 조직내 구성원들은 각자의 위치에서 조직이 추구하는 목표와 전략에 따라 업무를 잘 조정(Alignment)를 해가며 일해야 한다. 그런 업무조정은 당연히 조직내 상사, 동료, 부하 직원들과의 소통과 협업을 통해서 이루어진다.
그렇다면 기존의 관료적이고 수직적인 리더십의 조직문화 환경속에 익숙했던 기업들은 고민이 생길수 밖에 없다. 과연 어떻게 하면 조직내 구성원들이 자유롭게 자신의 생각과 의견을 상사나 동료들에게 전달할 수 있는 분위기로 전환할 수 있을까이다.
결국 정답은 스몰토킹이다.
일상생활에서부터 업무에 이르기까지 팀원들 입장에서는 팀동료들과 자연스럽게 대화하고 소통할 수 있어야 한다. 한발 더 나아가 팀장 같은 상사에게 마음 편하게 말을 걸 수 있는 분위기가 있어야 한다. 결국 리더들이 그런 분위기를 잘 조성해주어야 한다.
그렇다면 스몰토킹을 하면 어떤 점이 조직문화에 도움이 될까?
첫째, 스몰토킹으로 팀원들끼리 마음 편하게 이야기 할 수 있어 팀원 서로간에 더 많이 알아가게 됨으로서 『개인과 조직의 발전을 경험 하는 곳= 직장』이라고 인식하게 된다.
업무적이든 개인적이든 팀 동료들간에 잦은 대화와 소통이 궁극적으로 ‘즐겁고 일하고 싶은 직장’의 최소한의 요소이기도 하다. 회사는 무조건 일만하고 돈버는 곳이 아니다. 동료직원들과 일하면서 서로 협력하고 소통하고 사회적 관계를 맺어 가면서 서로가 성장해가는 장소이다.
둘째, 팀장을 비롯 팀내 구성원끼리도 권위적 문화나 서열 문화가 많이 사라진다.
팀장을 비롯 고참 팀원들의 노력을 필요로 한다. 주니어 직원들과 스스럼 없이 이야기하고 어울릴 수 있어야 한다. 직급, 직위, 나이, 경력 등을 초월하는 대화 가능한 환경조성이 중요하다. 조직문화와 팀웍에 관한 조사연구에 따르면 ‘조직내 친구 같은 직장동료가 많을수록 해당 조직의 사무생산선이 월등히 높다’는 내용이 있다. 그 이면에는 직장동료간에 스몰토킹 문화가 발달해 있다는 점이다.
셋째, 대화는 스트레스 해소관리의 작은 해법이다.
직장생활의 다른 한편은 언제나 일하는 과정에서 스트레스가 발생한다는 점이다. 사람이 매일 일만 하는 것은 아니다. 말로서 표현함으로서 스트레스도 풀 수 있다. 과거에는 사무실 분위기가 절간 같이 조용한 것이 상식이었다. 하지만 지금은 사무실내 팀내 소그룹간 와글 와글 토론하거나, 웃거나 하는 어느 정도의 소음이 있는 것도 팀분위기에 좋을 수도 있다는 실증적인 사례도 많다. 좋은 팀분위기는 바로 사무 생산성 향상과 직결된다는 사실은 이미 여러 전문가들이 알려주고 있다.
넷째, 훌륭한 팀웍의 수혜자는 팀장이 된다.
팀장은 직접적으로 여러가지 혜택을 받을 가능성이 크다. 팀장은 팀원과 명백히 다른 입장과 관계이다. 즉 팀장을 제외한 팀원들끼리는 팀장이라는 존재에 대해 함께 대응(?)하는 동료의식이 자연스럽게 생긴다. 지극히 자연스러운 현상이다.
예를 들어 팀장이 좋은 리더십을 보일 때는 별 이슈가 안 생기지만, 팀장이 적절하지 못한 언행, 태도가 구설수에 오르거나 할 때, 성희롱 이슈가 발생하거나 또는 직원 관리상의 정도를 벗어나는 이슈가 있을 때 스몰토킹의 효과가 나타나기 때문이다.
즉, 평상시 팀장과의 스몰토킹으로 인한 신뢰 확보, 팀장에 대한 접근성의 용이, 팀장에게 직접적으로 이야기하는 부담이 없었다면 그런 민간함 이슈들에 대해서 팀원들이 적절한 타이밍에 팀장에게 접근하여 관련 내용을 공식적으로 알려주거나, 시그널을 줌으로서 사전에 불미스러운 일들의 예방이 가능하다는 점이다. 그렇지 못한 반대의 경우는 일이 곪아 터지도록 방치하여 더 이상 수습이 불가한 경우도 있다. 이것은 팀원들이 팀장에 대한 배려와 애정이 부족하거나, 아니면 팀장이 너무 무서워서 어느 팀원도 팀장에게 다가가 그 같은 시그널을 주지 못할 수도 있다는 점이다. 이또한 그 책임은 팀장에게 있다는 점을 맹심해야 한다.
그렇다면 이렇게 유익한 스몰토킹을 방행하는 요인들은 무엇이 있을까? 그런 차원에서 이를 가로막고 있는 장애 요소가 무엇이 있을까 고민해본다.
첫째, 직장내 상사(Boss)는 부담스럽고 두려운 존재이다. 그 부담감을 없애라.
보통 직장에서는 상사가 먼저 접근해서 전에는 굳이 부하직원이 상사에게 먼저 다가가는 것이 익숙치 않다는 점이다. 오히려 상사에게 먼저 다가 갔다가 핀잔을 듣거나 추가적인 일거리만 더 받아 오는 경우가 있다. 상사가 권위적이면 더 부담스럽고 상사의 기분 맞추어 주는 것도 어렵다. 상사와 업무적으로나 개인적으로나 친해지고 싶은 마음이 안 생긴다는 것이다. 어쨌든 직장내 상사는 부담스러운 존재일수 밖에 없다.
최근에 필자의 경험한 바에 따르면 조직내 고위 경영진/임원 레벨로 갈수록 인상이 안좋고 괴팍한 성격의 소유자는 볼 수가 없는 반면, 그 반대로 온화한 미소와 부드러운 목소리로 부하직원부 찾아갔을 때 편안한 분위기를 조성해줌으로서 ‘편안하게 이야기 할 수 분위기를 잘 창출(?)해주는 느낌을 공통적으로 느낄수 있었다. 그만큼 조직내 구성원들이 리더들을 편하게 생각할 수 있도록 해야 한다는 점이다.
둘째, 사무실은 교실처럼 조용해야 한다는 기존 고정관념의 파괴가 필요하다.
과거에 사무실은 항상 조용하고 엄숙해야 하고 시끄러워서는 안된다는 생각이 지배적이다. 마치 초,중,고, 대학 시절부터 학교 교실이나 사무실, 회의실등은 항상 조용하고 정숙해야 한다고 배워왔다는 것도 한몫한다고 생각한다. 당연히 기업에서도 사무실의 조용함을 깨는 것은 금기시 해왔다.
하지만 조직내 변화와 혁신을 기대한다면 이제는 사무실이 더 이상 절간처럼 조용해서는 안된다. 이제는 사무실의 개념이 바뀌어야 한다. 사무실에 서로 떠들고 토론하고 때로는 장난도 칠수도 있고, 박장대소 할 수 있어야 한다. 물론 시장처럼 마냥 시끄러울수는 없지만 카페에서처럼 적당한 음악(BGM)과 사람들의 대화 소리 등 소위 말하는 백색소음(white noise) 등이 있어도 좋다는 것이다. 그렇게 되면 사무실내 팀원들간의 자유로운 대화와 소통이 가능해진다는 점이다.
셋째, 사무실은 책상, 걸상이 있어야 한다. 사무실은 카페가 되도록 해라.
사무실에 책상과 의자, 테이블이 있는 것은 가장 기본적인 컨셉이다. 마치 공부하듯이 각자의 업무를 수행하는 곳이다. 때로는 집이나 회사 근처의 카페에 가서 수다를 떨거나 공부하고, 책읽은 경험들이 있을 것이다. 의외로 약간의 소음이 있음에도 집중이 잘 되는 경험들이 있을 것이다.
따라서 회사 사무실도 카페처럼 하면 안될까? 카페처럼 파티션마다 나무와 식물 화분도 두고, 카페음악도 잔잔하게 흐르게 하면 어떨까? 그러면 옆자리 동료들에게 다가가서 이런저런 대화를 하더라도 훨씬 편하게 이야기 할 수 있지 않을까 싶다. 꽃과 식물, 음악이 흐르는 카페형 사무실이면 사무실내 직원들의 마음이 한결 평화롭고 신선하고 긍정적인 에너지가 사무실에 가득찰 것이다.
그래서 사무실은 긍정적 분위기의 와글와글한 분위기가 조성될수록 좋다는 점이다. 동시에 팀장은 팀원들과의 관계에 있어서 스스로가 문턱을 낮추어 가는 것이 바람직하다.
☞ 관련 Tips
팀장은 최소한 하루에 10~30 % 이상의 시간을 팀원들과 함께 소통하는 것을 권한다. 아침 출근 인사를 비롯하여 사무실에 돌아다니면서 직원들과 업무적, 개인적, 기타 잡담을 하는 등의 스몰토킹 하기를 권한다. 리더가 설치고 다니다보면 자연스럽게 구성원들이 따라할 가능성이 높다.
소통한다고 무조건 하는 것이 아니라 리더로서 관찰력이 필요하다. 리더가 팀원들의 표정과 근황을 잘 챙겨보는 것도 중요하다. 상사의 애정어린 관심이 직원들에게 미치는 영향은 매우 크다.
사무실을 카페와 같이 화분과 식물, 백색소음이 있는 환경으로 바꾸어 보는 것을 권한다.
