보고 리드타임을 조정해도 일하는 방식이 달라진다.
업무 프로세스 변경을 통한 극과극의 완전히 상반된 결과 초례 사례이다.
보고하는 시간, 리드타임만 조정해도 일하는 방식이 즐거워진다.
리더는 직원들의 업무 보고 및마감시한 관련 하여충분한보고 준비시간(Lead time)을확보해 주어야 한다.보직자가 리드타임을 어떻게 잡아주느냐 아니냐에따라 일하는 방식이달라지게 된다.
리더가 리드타임을 조정해 줌으로서 팀장과 팀원과의 업무 분위기가 완전히 바뀌는 사례를 소개한다.
A 팀에서는 매주 수요일 주간 리더십 칼럼을 직접 작성하여 사내 리더그룹에게 전파하는 업무를 진행하고 있었다. 팀원 10명이 순차적으로 당번을 정해서 해당 칼럼을 작성하고 있다. 각 팀원에게는 2.5개월에 한번씩 칼럼을 작성하면 된다. 보통은 주말까지 초안을 작성을 했다가 차주 월, 화요일 중에 최종 수정하여 수요일 아침에 발송하는 업무 프로세스이다. 하지만 어느 순간 팀장과 팀원들과의 업무 추진과정에서 서로 말 못할 갈등과 짜증이 증가함을 느낄 수 있었다. 팀장은 매번 칼럼 최종 점검시 뭔가 개운치 못하고 팀원들은 점차 칼럼작성이 업무적, 심리적으로 크게 부담으로 다가오는 것이었다.
예를 들어, 다음 같은 상황이 자주 나타나곤 하였다.
월~화요일 칼럼을 검토, 수정하는 단계에는 칼럼내용이 마음에 들지 않는 경우에는 수정이 불가피한 경우가 있다. 팀장으로서는 칼럼 수준이 성에 차지 않을 경우 낮을 경우 수 차례 수정을 해서라도 품질 수준을 끌어 올린 후에 발송한다는 입장을 갖고 있다. 따라서 수정을 하게 되면 해당 칼럼작성 당번 팀원은 화요일 저녁늦게까지 야근을 해야 하는 상황이 생기곤 하였다. 그런 상황을 자꾸 반복되다보니 팀장과 팀원 모두에게 '주간 칼럼 작성' 이 업무적으로 큰 부담으로 다가 오게 된 것이었다.
문득,팀장은 칼럼 작성및 보고 기간,리더타임 전체 준비시간을 기존 1주에서 2주단위로 해보자는 생각을 하게 되었다.즉, 1주 단위로 최종 컨펌하는 것을 발행 2주전에 컴펌 과정을 가지는 방향으로 업무 프로세스를 조정했다. 물론 팀원들에게 해당 아이디어를 공유하였고 팀원들도 흔괘히 동의를 하였다. 결론은 대성공이었다.
리더타임을 2주로 바꾼과정을 통해서 발생하는 긍정적상황을 정리해 보았다.
사례1) 리더 타임이 1주일 단위로 수요일 마감에 임박한 월, 화요일 보고하여 컨텐츠가 마음에 들지 않을 경우 팀장-팀원간 상호간 Lose-Lose 관계로 번아웃되는 사례
3월 2주차 수요일은 김대리가 칼럼을 준비하는 순서였다. 평상시 업무에 바빴던 김대리는 차주에 본인의 칼럼 작성 순서가 다가옴을 인식하고 3월 1주차에 이르러서야 칼럼주제와 내용 구상을 하게 되었다. 1주차에는 대충 컨텐츠 구상만 해두고 2주차 월요일 출근하자 마자 부리나케 타이핑 작업을 하였다. 팀장은 월요일인데 최소한 김대리가 초안 정도는 보여줘여 하는데 왜 보고하지 않을까 걱정도 되었다. 하지만 이튼날 화요일 김대리의 초안이 보고 되었다. 혹시나 했는데 역시나 하는 수준이었다. 말그대로 팀장은 김대리의 칼럼수준이 결코 만족스럽지 못했다. 또다시 작업, 난도질을 해야 하나? 하면서 짜증이 밀려오게 된다.
이같은 경우 팀장의 감정 흐름은 어떨까?
발행이 수요일인데 화요일 들고와서 최종 컨펌 해달라고 하면 어쩌란 말인가? 그럴려면 수정이 없을 정도로 퍼펙트하게 만들어 오던지.. 나 참!
지금 수정해서 어느 세월에 품질 수준을 끌어올리겠는가.. 진작에 좀 보고하지...
또 내가 수정하면 작업이 늦어져서 김대리는 또 늦게 퇴근하겠지...매주 한 명씩 돌아가면서 매 맞는 느낌으로 야근하면 업무적 부담감이 더 커질텐데...'
'왜 팀원들의 글쓰기 실력이 없을까.., 어떻게 육성하지.. 답답하네'
에이 대충할까?' 마감시간이 얼마 안 남았는데 , 대충하지 뭐... 그런데 마음에는 안 차고..'. 매번 이런식으로 업무를 해야 하나? 스트레스가 장난이 아니네!
반면에 김대리 입장에서의 감정흐름은 어떨까?
2~3개월에 한번씩 다가오는 칼럼이라 별 부담은 안되었는데 그 전에 신경 안쓰다가 막판에 당번이 됐을 때 부랴부랴 서둘러 작성하게 되어버렸네..
갑자기 화요일 보고한 것에 죄송하네. 미리 준비하고 보고 해두었으면 이리 촉박하게 하지 않고, 팀장님한테도 덜 미안할텐데..
대충하지! 나도 나름대로 최선을 다해서 작성했는데..너무 깐깐하시네!
매주 한 명씩 깨지는 분위기이네. 매주 월, 화는 팀원 누군가는 칼럼 때문에 큰 홍역을 치르지...매번 할 때마다 이건 틀렸고, 저건 뉘앙스가 좀 그렇고..
이런 저런 매번 수정질을 당하게 되니 나도 점점 기분이 나빠지기 시작하고,
점차 칼럼 작성이 매우 큰 업무 부담으로 다가오는구나. 에이 엄청 스트레스 받네. 주간 칼럼만 없으면 다른 일 더 할 수 있을 텐데...
이렇게 어렵게 발행하지만 그 칼럼을 제대로 보는지도 모르겠고, 잘 보지도 않는 듯 한데,, 굳이 어렵게 매주 작성해야 하느냐며 회의감이 들기도 하고..
결국 칼럼 작성과 컨펌하는 과정에서 팀장과 팀원은 매번 부정적 감정의 흐름의 반복되고 양측 모두의 스트레스의 근원이 된다. 따라서 현재의 상황을 반복해서는 안될 것 같고, 특단의 대책이 필요한 상황이다.
사례2) 리더 타임을 기존 1주일에서 2주 단위로 업무 프로세스 조정후 팀장-팀원 상호간 Win-Win 관계로 직무역량을 강화하는 계기가 되는 사례
보고 리더타임을 기존 1주단위에서 2주 선행보고를 했더니 같은 일을 함에도 매우 긍정적인 상황으로 업무를 진행할 수 있었다.
팀원 각자에게 주어진 2.5개월의 시간을 잘 활용하는 상황이다. 1~2개월의 본인구상 기간을 거쳐 2주전부터 초안 작성 준비해서 최소 1주일을 앞두고 보고를 마무리 하는 경우의 감정 흐름도를 보자.
팀장의 생각과 감정 흐름도는 다음과 같다.
팀원이 작성할 컨셉에 대한 편하게 물어보고, 중간에 팀장 본인이 생각하는 칼럼 아이디어, 소스를 이야기 해본다.
필요하면 팀장이나 다른 팀원으로부터아이디어 고갈에 대한 고민도 해보고 다른 팁이나 소스도 제공 받아보기도 하고..
중요한 것은 드래프트를 만들고 수정해 가는 과정속에서 팀장과 팀원의 의견 차이점을 좁혀가고,,,
소위 말하는 멘토링, 코칭이 가능하고... 좋게 해석하면 서로 배워가면서 고민하고 다시 써보고 수정하고...
이런 코칭 과정을 통해 몇번 작성하다 보니 어느덧 팀원들의 실력이 올라가네
사실은 서로 수정하고 토론하는 과정은 잘 생각해보면 입사 20년차 팀장의 시선과 입사 3년~10년된 팀원간의 시선을 일치 시키는 노력이라는 점을 팀장-팀원 두 사람의 업무적 시선이 평행선에 왔다는 것이 칼럼 최종안이 된다는 점을 생각해보면,,, 팀원과의 수정과정이 매우 중요하다는 점을 팀원들이 이해 해주기를 기대한다.
팀장의 주요 업무중 하나는 '팀원들의 시선/실력을 상향평준화 하는 것'이라는 점을 이해해 주었으면 한다. .
팀원들의 생각과 감정 흐름도는 다음과 같다.
2주라는 시간적 여유가 있기에 칼럼 초안 프레임을 한 번 잡아보면서 관련 책, 잡지,기사 검색도 해보게 된다.
팀원들은 원래 업무 오더를 받으면최대한 지적을 덜 받고자하는 하는 마음에서 마감시간까지 홀딩하고 있다가 막판에 팀장에 제시하면서 " 짜짠! 팀장님 보시죠,,, 제가 몇 일동안 고민과 구상을 통해서 어렵게 완성한 칼럼입니다. 잘했죠 ?라며 " 칭찬과 인정을 받고 싶은 기본 욕구는 누구나 있다.
그리고 마감시간이 여유가 있으면 큰 업무 부담 없이 차근 차근 시간 내서 준비하고, 중간에 컨셉보고 하고 대충 초안 작성 했다가 또수정하고 오히려팀장과 같이 액션런닝 한다고 생각하니 뭔가 일하면서 배우는 것 같다.
어차피 한꺼번에팀장 수준을 넘어서기 힘드니...차근 차근 실력 쌓아서청출어람생각하면서... 나중에는 정말 '팀장이 전혀 수정하지 않는 칼럼'이 되면 결국내가 이긴 것 아닌가?연차가7년차인나의칼럼이 연차가 20년차인팀장의 '수정질'을 안 당한다는 의미는 뭔가 ? 결국 팀원으로서 20년차인 팀장보다 13년치를 업무 능력을 앞당겨 가는 셈이 되는 것이다.
주간 칼럼을 만들어가는 과정으로 인해 점차 업무적 역량이 높아지고 있음을 느낀다.
결론을 정리해 봅니다.
첫째, 기존의 주간칼럼 보고 과정을 기존 1주 선행에서 2주 선행으로 단순히 리드타임을 바꾸었더니 일하는 방식이 완전히 바뀌게 되었다는 점이다. 1주일 경우에는 마감시한에 쫓기듯이 일하였지만, 2주단위로 바뀐 이후로는 그만큼 여유도 있고, 팀장-팀원간 좀더 소통하는 시간을 갖게 되는 계기가 되었다.
둘째, 똑같은 결과물을 내는 과정에서 일하는 방식을 바꿈으로 인해 더 즐거운 직장생활과 더 높은 직무 역량을 갖게 되는 계기가 될 수 있다.
셋째, 보고 리드타임의 1주에서 2주 조정이 매우 긍적적 결과를 도출한 것 겇럼 일상적인 업무를 하는 과정에서도 조금만 관심을 가져보면 업무를 보다 효율적이고 즐겁게 일할 수 있는 환경을 만들수 있음을 알 수 있다.
만약에 상기 사례에서 1주에서 2주 선행이라는 프로세스의 변화가 없었다면 어떻게 되었을까를 상상해 보면 끔찍한 결과가 예측될 뿐이다.
Tips)
해당 조직에서 소식지, 홍보지 등 주간, 격주, 월간 단위의 정기적 발행을 하는 경우에 이 같은 유사한 사례가 있을수 있음을 고려하자.
리드 타임뿐만 아니라 일상 업무에서 기존의 프로세스를 조금만 변경해도 다른 긍정적 결과를 도출할 수 있다는 점을 감안하여 주변을 수시로 관찰할 필요가 있다.
주간 칼럼을 ‘팀원 10명이 로테이션 하면서 2.5개월에 1회씩 작성하는 것 Vs 1~2명이 매주 작성하는 것’ 과의 효과성, 효율성 등을 비교 검토해보는 것도 유의미 할 것이다.
