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by 사무엘 Jan 08. 2023

전환기 시대의 ‘보고 문화’의 변화, 두괄식에서 미괄식

두괄식 보고! 전환기 시대, 이제는 미괄식 보고도 받아보면 어떨까?

추격자 전략(Fast Follower) 시대의 리더십과 선도자 전략(First Mover)시대의 리더십의 양상은 달라져야 한다. 그렇다면 과도기(Transition period)에는 어떻게 해야 할까? 패러다임이 크게 바뀌는 시기에는 ‘전환기 리더십 또는 과도기적 리더십(Transitional Leadership)’이 필요하다.

전환기의 리더십중에 대표적인 사례로서 기업에서의 ‘보고 문화’ 변화 사례를 들어 보면서 같이 고민해 보자.

먼저, 추격자 전략을 통한 양적성장시대의 리더십은 선도 업체를 최대한 빠른 시일 내에 따라잡는(catch-up)하는 것이 중요한 만큼 강력한 카리스마 리더십이 중요했다. 주요 의사결정을 조직상의 상위 리더들이 해야만 하는 만큼 의사결정의 종류와 횟수가 많을 수 밖에 없다. 당연히 상사들은 바쁠 수 밖에 없다.

따라서 실무자가 상급자 리더에게 업무보고를 할 때는 ‘결론 먼저 보고’ 하고 나서 관련 이유나 근거를 연속하여 설명하는 방식이 권장되어져 왔다. 소위 말하는 ‘두괄식’ 보고이다.

이것은 철저히 ‘상사 중심의 보고’라고 할 수 있다. 그런 이면에는 몇가지 모두가인정하는 가정(Precondition)이 깔려 있다.

‘양적성장 시대의 대부분의 리더들의 스타일은 성격이 급하거나, 다혈질 스타일, 지고는 못 배기며, 승부욕이 강하고, 카리스마적인 스타일의 리더십인 경우가 많다.’

따라서 실무자가 상사에게 업무 보고할 때 느긋하게 천천히 미괄식으로 보고할 경우 대부부의 상사들은 갑갑해 하거나 금방 조급증을 드러내는 경우가 많다. 즉, 보고 초반에 두괄식으로 결론을 먼저 말하지 않고, 기승전결 순서로 미주알 고주알 할 경우 이미 결론에 도달하기 전에 대부분의 상사들은 기다림의 한계를 느끼며 “ .. 아 됐고, 대충 알겠고.. 그래서 결론이 뭔데?” 라는 양상으로 전개될 가능성이 농후하다.

당연히 실무자들의 보고하는 방식들은 당연히 두괄식으로 보고할 것이 권장되어여 왔다. 물론 이 방식이 굳이 양적성장시대에만 통용되는 방식만은 아니다. 과거로부터 상대방과의 대화를 함에 있어, 전달 내용과 시급성 여부에 따라 다르겠지만 일반적으로 보고 받는 자의 관심과 환심을 확보해야 입장에서 매우 유용한 보고 방식으로서 인정되어온 방식이기도 하다.

그렇다면 ‘두괄식 보고’의 장단점을 보자.

장점으로는 철저히 ‘상사 편의중심의 보고’라는 점이다. 초반에 보고한 결론이 상사의 마음에 들지 않은 경우 그 보고의 뒷부분은 굳이 안 들어도 된다. 상사의 바쁜 시간을 절약(?) 할 수 있는 것이다.

반면에 단점은 보고 하는 자 입장에서는 보고 초반 결론을 언급할 때 상사의 눈치와 반응을 관찰하면서 초반 결론에 대해서 마음에 들어 하는지 않는지를 재빨리 파악해야 한다. 다행이 반응이 좋으면 준비했던 뒷부분 내용들을 모두 보고 하면 되지만, 그렇지 않고 초반에 던진 결론 보고시 상사의 반응이 좋지 않으면 준비해온 보고내용 추가적으로 할 수가 없다는 것이다. 비록 제 아무리 보고 후반부의 내용이 좋은게 있더라도 보고초반의 결론제시가 상사의 마음을 통과하지 못하면 준비된 후속내용들 마저 보고도 못하고 ‘기각’되는 경우인 것이다.

하지만 오늘날 MZ세대 위주의 젊은 실무자들의 입장에서 보자.

실무자 입장에서는 상사에게 업무 보고를 한다는 것은 그들의 준비와 노력을 상사에게 제대로 보여주는 계기가 된다. 또한 쌍방향 커뮤니케이션에 익숙한 세대이다. 초,중,고, 대학 시절까지 각종 발표 및 토론수업, 토론 컨테스트, 대학에서의 팀플 통한 과제 연구 제출 등 자신들의 생각을 주저없이 표현하는 것에 익숙한 세대이다. 자신의 의견과 상충되는 의견이 있을 경우 그냥 주저앉고 포기하는 것이 아니라 왜 그런지에 대해서 들어 보면서 비판적으로 재판단하는 경향이 크다. 그래서 보고서 내용외에도 여러가지 참고자료를 준비하기도 한다. 그렇게 준비한 후 막상 업무보고를 했는데, 보고 초반에 결론 먼저 언급하다가 상사의 반응이 좋지 않을 경우는 매우 당혹스러워 할 수 밖에 없다. 준비한 논리와 내용들을 제대로 전달도 못하게 된 것이다.

이처럼 두괄식 보고문화의 장점은 충분히 알겠지만 상대적으로 그것에 상응하는 단점이 있는 것이다. 결국 보고 초반에 기각을 당할 경우 해당 실무자들이 어떻게 보고서를 구상하고 전개했는지를 알수 있는 보고 프레임을 파악할 기회가 놓친다는 것이다.

만약에 미괄식 보고를 한다면 어떨까? 어떤 장단점이 있을까?

당연히 성질 급한 상사/리더들의 입장에서는 불편할 것이다. 바쁜데 빨리 결론 먼저 이야기 해주면 될 텐데라면서 속으로는 언쟎아 하고 부글 부글 끊는 것이다.

한편, 양적성장 시대는 실행의 속도가 매우 중요한 반면, 질적성장시대에는 새로운 방향과 정답을 찾아가야 하는 과정이 나날이 중요해지고 있다.

실무자가 A결론을 보고할 경우 어떤 과정을 거쳐서 최종적으로 A라는 결론을 도출하는 과정을 미괄식으로 보고 하는 것이다.

더구나 이제는 리더가 시간을 들여 실무진들의 전체적인 고민과 방향 등을 제대로 듣는 ‘여유 시간’을 가져야 한다. 비록 A결론으로 보고한 내용이 결과적으로 틀렸거나 실패한 보고내용이라도 제대로 경청하고 토론해 보면서 의사결정력을 높혀 가야 하는 것이다.

퍼스트 무버로서 가보지 않은 길, 경험해 보지 않은 길을 찾아가는 데 매 보고때마다 두괄식으로 접근하게 된다면 나머지 보고 내용을 설명할 기회마저도 사라지는 것이다. 보고서를 준비해온 과정과 맥락을 이해해야 만이 실무자들의 어떤 식을 업무를 보고서를 준비했는지 알 수 있다는 점이다.

상사/리더 입장에서도 실무자들이 A to Z(기승전결)까지 미괄식으로 전개하는 상황을 지켜보게 되면 이들의 사고 수준과 보고 방향, 심지어 그들의 보고 및 지식 역량을 제대로 파악할 수 있는 좋은 기회이기도 하다. 그럴 경우 리더들은 실무자들의 역량을 제대로 파악함으로서 그들을 육성 지도할 기회가 생긴다는 점이다.

만약에 두괄식 보고에서 보고 초반에 기각할 경우는 이들의 능력을 파악할 기회를 놓치게 된다는 점이다.

선도자 전략으로 질적성장시대로 진입할 경우에는 ‘상사중심의 보고’보다는 ‘실무자 중심의 보고’로 방향 전환이 필요하다.

양적성장 시대에는 ‘상급자 중심의 보고’라면, 질적성장 시대에는 집단지성력을 키워 가야 하기에 ‘실무자 중심의 보고’ 가 중요하다.

결국은 정반대 방향이라 할 수 있다.

하지만 어느 날 갑자기 상급자 중심의 보고에서 실무자 중심의 보고 문화가 형성될 수 없다는 것이다. 바로 이처럼 양적성장에서 질적성장으로 전환하는 과도기에 리더가 어찌해야 할 것인가가 최고 중요한 관건이다.

이미 지금까지 우리 사회에서는 두괄식 보고에 매우 익숙하다.

이제는 미괄식 보고로 전환해가야 할 필요성이 증가하고 있다. 한꺼번에 보고 문화가 두괄식에서 미괄식으로 전환하기는 어렵다.

그래서 리더들에게 제안을 해본다.

리더들이 보고를 받을 경우 무조건 두괄식 보고만 받을 것이 아니라, 종종 시간적 여유가 있는 경우에는 차라리 리더가 먼저 실무 보고자에게 ‘자 오늘은 내가 시간적 여유가 있으니, 당신들이 준비해온 보고내용을 차근차근 설명해 주었으면 한다’라고 실무 보고자에게 이야기 해준다면 보고자 입장에서는 그만큼 여유를 갖고서 그간 고민하고 준비했던 전체 과정과 결과를 차분히 설명할 수 있다는 점이다.

이런 식의 미괄식 보고를 수시로 반복하다 보면 결국 실무자들의 심리적 안전감이 확보되면서 보다 자율적이고 창의적 내용의 보고들의 활성화 될 수 있을 것이다.

결론적으로 기존의 상사중심의 보고로서의 두괄식 보고 스타일에서 점차 실무자 중심의 미괄식 스타일로 보고 경험을 실무자들에게 제공하자.

내부직원들의 새로운 경험(User Experience)이 중요하다.

이처럼 ‘두괄식만이 아닌 미괄식 보고도 할 수 있구나’, ‘상사/리더들도 훨씬 오픈 마인드이구나’ 라고 인식하는 계기가 될 것이다.

이처럼 보고문화의 전환은 결국 리더의 ‘시간적 여유와 실무진에 대한 배려’를 바탕으로, 내부 구성원들에게 두괄식이 아닌 미괄식 보고의 체험을 하게 함으로서 보고문화의 변화를 조직내 만들어 가는 것이다.

다시 한번 두괄식, 미괄식 보고의 장단점을 ‘보고 하는 자 Vs 보고 받는 자’라는 정반대의 관점에서 바라볼 필요가 있다.

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