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Feb 07. 2022
엑셀파일 하나로 프로일잘러 느낌내기(feat.업무일지)
업무일지 양식은 내가 만들게, 쓰는 건 누가 할래?
부지런하진 않지만 일은 잘하고 싶은
그대를 위해 준비한 업무일지
수많은 일잘러들의 공통점은 '성실함'과 '부지런함'인 것 같습니다.
하지만 세상 모든 사람이 부지런할 수는 없는 노릇 아니겠습니까?
일 잘하고 싶은 사람 중에는 저처럼 게으른 사람들도 있을 거라고 감히 확신합니다.
최소한의 손 까딱거림으로 최대의 효율을 내고 싶은 당신을 위해 준비한 업무일지를 소개합니다.
일은 잘하고 싶지만 노션은 싫어!
저는 노션을 싫어합니다.
짐작하셨겠지만, 노션을 100% 활용하기 위해서는 부지런한 편집과 구성이 필요하기 때문입니다.
21세기 일잘러 필수템으로 자리 잡은 노션이기에 몇 차례 시도해보았지만,
저와 같이 게으른 사람에게는 적절하지 못하다는 것을 알게 되었습니다.
퍼블리를 보고 따라 하다 실패하기를 여러 번, 그냥 제 업무일지를 만들기로 했습니다.
저와 같은 생각을 해본 적이 있으시다면 주목하세요. 이 업무일지는 당신을 위한 것입니다.
일은 잘 하고 싶지만 노션은 싫은 걸 어떡해요... 이 업무일지는...
✖ 이런 분들께는 적합하지 않습니다.
1. 노션 형식을 선호하시는 분
- 이 업무일지는 엑셀(스프레트시트)형식입니다.
✔ 이런 분께는 매우 적합합니다.
1. 노션의 편집 벽 앞에 무릎 꿇어본 경험이 있는 분
- 이 업무일지는 별도의 편집이 필요하지 않습니다.
2. 달성 현황을 자동 분석해주길 원하시는 분
- 분석은 업무일지가 할 테니 작성만 해주세요.
3. 업무일지라는 걸 적어본 적이 없는 분
- 업무일지와 초면인 사람도 쉽게 쓸 수 있습니다.
(게으른 저도 매일 쓰고 있습니다.)
이 업무일지를 사용하면 이런 걸 할 수 있습니다.
1. 데일리 일정 정리 (회의 일정, 외근 일정 등)
2. 데일리 To-Do List
3. 우선순위에 따른 업무 분류 (소요시간: 3초)
4. 달성 현황 분석 (소요시간: 0초 - 자동분석!)
5. 메모 및 회고
6. 업무별 소요시간 분석
[결론] 이 업무일지를 사용하면...
업무효율 향상 → 야근 덜 할 확률이 높아짐 → 저녁 있는 삶의 확률 높아짐 → 누워있을 수 있음 → 행복
여기까지 읽고 나니 제 업무일지를 한번 봐야겠다는 생각이 드셨다면, 아래 파일을 다운로드하여주세요.
사용법은 하나씩 친절하게 설명해드리겠습니다.
* 회사에서 One Drive / Google Drive 등의 사용이 가능할 경우 웹에 올려두고 사용하시면 편리합니다.
* 보안 상 웹에 올려두고 사용하는 것이 불가하다면, 엑셀 파일 형태를 그대로 사용하시면 됩니다.
* 참고('22.12 update)
- 해당 업무일지는 처음 제작한 버전이라, 개인적으로 일부 아쉬운 점이 있습니다. 아래 글로 전반적인 업무일지의 구성과 사용법에 대해 확인하시고, 글의 말미에 소개되어 있는 ver.2를 사용하시는 것을 추천드립니다. (기본적인 구성과 사용법은 동일하며, 초안의 아쉬운 점을 보완한 버전입니다.)
0. 업무일지 구성
이 업무일지는 두 가지 파트로 구성되어 있습니다.
각 파트별 사용 방법은 아래를 참고해주세요.
Part 1. 데일리 To-Do List
Part 2. Record
Part 1. 데일리 To-Do List
1) 작성 예시
- 각 칸을 모두 기입하면 아래와 같이 내용이 정리되어, 하루의 흐름을 한눈에 파악할 수 있습니다.
2) 작성 방법
- ①~⑦의 순서에 따라 각 칸을 작성합니다. 각 칸에 대한 설명은 아래 이미지를 참고해주세요.
④ 'To-Do List 작성' 부분을 작성하는 방법은 아래에 첨부한 별도 설명으로 확인해주세요.
3) 우선순위 구분
- 출처는 기억나지 않지만, 이미 보편화된 우선순위 구분법입니다.
'중요도'와 '시급성'에 따라 일을 분류하고, 다음의 순서대로 처리하면 편리합니다.
* 순서: (1) 중요&시급 → (2) 덜 중요&시급 → (3) 중요&덜 시급 → (4) 덜 중요&덜 시급
[세부] ④ To-Do List 작성방법
1) No. : 번호
- 필요가 없다면 활용하지 않으셔도 무방합니다.
- 저는 뒤에서 말씀드릴 '지정 순서에 따라 업무 처리하기'를 위해 주로 사용하고 있습니다.
2) Category: 영역 구분
- 업무가 속하는 영역을 구분해 적어주세요.
- 제 경우, 브랜드와 콘텐츠가 주요 업무영역이기 때문에 두 가지로 분류해보았습니다.
(사실 예시를 위해 저렇게 작성해두었으나, 실제로는 조금 더 세분화하여 사용 중입니다.)
3) TO-DO: 세부 업무
- 세부적인 업무 내용을 작성해주세요.
- 아래 예시를 통해 짐작하시겠지만, 저는 몹시 잘 까먹는 편이기 때문에 최대한 세분화하여 적는 편입니다.
4) Priority: 우선순위 구분
- 위에서 설명드린 우선순위 기억하시나요? 해당 순위에 맞게 4가지로 우선순위를 지정해줍니다.
- ■ 기호를 하나씩 치기가 몹시 귀찮기 때문에, 미리 설정해두었습니다.
여러분이 하실 일은 화살표를 눌러서 4개 중 하나를 선택하는 것뿐입니다.
5) Status: 완료 여부
- 해당 업무를 미완료했을 경우 □로, 완료했을 경우 체크박스를 입력해주세요.
- 역시나 체크박스 기호를 하나씩 치기가 몹시 x2 귀찮기 때문에, 미리 설정해두었습니다.
체크박스를 선택하시면 셀 색상이 자동으로 초록색으로 변합니다. (끝냈다는 걸 팍팍 티 내기 위함입니다.)
* 완료 여부를 체크하시면 자동으로 달성률(%)이 표 최하단에 표기됩니다.
6) Remarks: 비고
- 후속으로 챙겨봐야 할 내용 등을 작성해주세요.
- 저는 일할 때만큼은 파워 J형이기 때문에, 주로 목표시간을 작성해두는 편입니다. (ex. ~11:30)
[세부] ④ To-Do List 활용방법
글의 서두에서 우선순위 / 지정 순서 등 기준에 따른 업무 List 분류 기능이 있다고 말씀드렸는데요.
엑셀의 필터 기능을 활용해 3초 만에 업무 List 분류가 가능합니다.
업무 List를 분류까지 해야 하나?라고 물으신다면, 이 또한 저의 고질병인 귀찮음 때문입니다.
오전 업무 시작 전 순서대로 분류를 해 두면, 그다음부터는 기계처럼 적힌 순서대로 일만 하면 되거든요.
제가 주로 사용하고 있는 두 가지 방법을 소개해드립니다.
활용방안 1. 우선순위가 높은 순서대로 업무 정렬하여 순서대로 처리하기
활용방안 2. 내가 지정한 순서대로 업무 정렬하여 순서대로 처리하기
필터를 클릭하는 부분이 왜인지 녹화되지 않은 반쪽짜리 참고 영상
Part 2. Record
이 부분은 퇴근시간을 앞당기고 싶은 저의 강렬한 욕망으로 인해 추가 보완된 부분입니다.
목적은 단 하나, 각 업무별 소요시간 파악인데요. 오래 걸리는 업무를 색출해내기 위한 양식입니다.
오래 걸리는 업무에 드는 시간을 줄이면 야근 안 할 수 있겠다는 저의 불순한 의도가 담겨 있습니다.
Part 1보다 작성방법은 더 간단합니다.
1) Date: 날짜 기입
- 오늘 날짜를 기입해줍니다. 귀찮으니 엑셀 단축키 (Ctrl+;)를 눌러줍니다.
2) Category: 영역 구분
- Part 1과 동일하게, 업무가 속하는 영역을 구분해줍니다.
3) Work: 업무내용
- 실제 진행한 업무 내용을 적어줍니다.
4) Start / End: 업무 시작/종료시각
- 시작할 때 한번, 끝냈을 때 한 번씩 시각을 적습니다. 역시나 귀찮으니 단축키 (Ctrl+Shift+;)를 눌러줍니다.
5) Spent: 소요시간
- 4)에서 업무 시작/종료시각을 기입하면 똑똑한 엑셀이 해당 업무에 걸린 시간을 자동으로 계산해줍니다.
- 오래 걸리는 일을 색출하기 위한 양식이기 때문에, 소요시간에 따라 자동으로 색상이 표기됩니다.
제 기준으로 설정해두었으니, 필요하다면 조건부 서식에서 기준을 바꾸어 활용하시면 됩니다.
노랑: 1시간 30분~2시간 소요된 일
빨강: 2시간 이상 소요된 일
6) Daily Sum: 총 근무시간
- 하루를 마치고 나면, sum 수식을 활용해 오늘 일한 시간이 얼마나 되는지 계산해봅니다.
계산해보면 생각보다 8시간 동안 full로 일하지는 않는다는 걸 알 수 있습니다.
- 사실 이 부분은 저도 잘 사용하지 않기 때문에, 필요가 없다면 삭제하고 사용하시면 됩니다.
앗! 업무일지 작성
밥 먹는 것보다 쉽다!
지금까지 제가 만든 업무일지의 사용방법을 소개해드렸는데요.
모든 내용을 읽으셨다면 제가 글의 서두에서 말씀드린 내용이 결코 거짓이 아님을 아셨을 거라 생각합니다.
업무일지를 손으로 쓰는 것은 물론 무슨 일부터 할지 고민하는 것조차 귀찮으시다면
고민 없이 이 업무일지를 다운로드해 사용해주세요.
업무 시작 전 5~10분의 작성으로 하루 종일 로봇처럼 빠르게 일하고 빠르게 퇴근할 수 있습니다.
마지막 변명
사실 이 업무일지는 '회고'를 위한 구성이 다소 부족합니다.
이 부분까지 보완한 업무일지 ver.2를 소개해드리고 싶었지만...
그러다가 영영 이 글을 쓰지 않을 것 같아 우선 ver.1을 먼저 공유합니다.
추후 ver.2를 공유하게 된다면 아래 사항을 보완해보도록 하겠습니다.
Record를 활용해 업무영역별 소요시간 등을 그래프로 분석하는 페이지(주간/월간)
프로젝트 일정관리를 위한 페이지(전체 Roadmap, 업무별 Deadline 등)
여기까지 #끝!
부탁의 말씀 (2022.08 update)
감사하게도 많은 분들이 이 글을 봐주셨는데요, 실제 사용해보신 후기&피드백(좋았던 점/개선되었으면 하는 점)을 제게 남겨주시면 양식 보완에 참고하도록 하겠습니다.
아래 오픈채팅으로 남겨주셔도 좋고, 조금 부담스러우시다면 이 글의 댓글로 남겨주셔도 좋습니다.
적극적인 피드백 기다리고 있겠습니다.
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