RPA 도입으로 단순한 반복업무를 자동화하다

일손 부족한 소기업의 RPA 도입기

어느 회사나 단순 반복 업무가 있기 마련이다.

우리 회사의 경우 이 반복 업무의 양이 계속 늘어나는 상황이었다.

매 달 서류를 정리하여 그 서류를 가지고 특정 사이트에 접수해야 대금이 입금되는데,

이 건수가 계속 늘어 한 달에 몇 천건에 이르렀다.

담당자가 하루에 아무리 열심히 접수를 하더라도 능률이란 것이 있어

일정 개수 이상은 접수하기가 어려웠다.

업무 처리 속도가 업무 쌓이는 속도를 너무 못 따라가면서

손대기 조차 버거울 정도로 많은 양이 밀리기 시작했다.

특정 사이트에 정보를 입력하고 파일을 첨부하면 되는 업무다 보니,

자동화 프로그램의 필요성을 뼈저리게 느기게 되었다.

업무자동화 시스템, RPA 란

RPA(로봇 프로세스 자동화)란 사람이 컴퓨터로 하는 단순 반복적인 업무(데이터 입력, 파일 정리 등)를

소프트웨어 로봇이 대신 처리하도록 자동화하는 기술이다.

단, 여기에서 한 가지 명심해야 할 것이 있다. RPA는 AI 가 아니다. 스스로 생각할 수 없다.

요새는 제미나이, 챗 GPT 등 인공지능이 발달해서 RPA 와 혼동할 수 있는데,

RPA는 정해진 순서도에 따른 규칙적인 업무만 할 수 있다.

스스로 판단는 불가하다.

그래서 정형화되고 규칙이 있는 업무는 확실하게 줄일 수 있다.

본사의 경우에도 정보 입력, 파일 첨부 등의 클릭을 계속 해야 하는 업무를 RPA로 처리하면서

능률이 크게 향상되었다.

업체 선정의 중요성

RPA 개발할 때, 업체를 잘 선택해야 한다.

나는 다른 회사와의 협업을 통해 개발에 들어가서 업체 선정을 직접 하지 않았다.

그 회사에서 이미 RPA 개발 회사를 정한 후에, 같이 개발에 들어갔기에 직접 선택할 수가 없었다.

여기에 큰 패착이 있다. 일 못하고 경험이 부족한 담당자를 만나

생각했던 기간보다 훨씬 많이 걸렸다.

심지어 그 담당자가 실수를 하여, 많은 양의 서류를 RPA로 잘못 접수해서

일일이 사람이 클릭하여 고친 적도 있다.

다른 회사와 프로젝트를 같이 해서 비용을 아끼려다가 오히려 더 손해를 본 셈이다.

비싸더라도 RPA 분야의 대표적인 기업과 일을 하는 것을 추천한다.

Uipath, Blue Prism, Automation Anywhere, 삼성 SDS Brity 와 같은

회사에 먼저 문의를 해 보고 상담받아보길 권한다.

나는 국내 작은 RPA 업체와 했는데, 지금도 잘 쓰고는 있으나 완성도 면에서 늘 불안한 감이 없지 않다.

지금도 오류는 계속 발생하고 있다.

RPA 개발할 때 고려하면 좋은 사항

자동화 시스템이 100% 완전하지 않더라도 업무 효율성면에서는 압도적이다.

휴일에도 계속 업무를 처리하기 때문에, 사람과 비할 수가 없다.

아침에 출근했을 때, 여전히 일하고 있는 RPA 를 보면

노동의 종말이 오고 있는 것이 아닌가 하는 생각이 들 정도다.

RPA 개발할 때, 미리 알고 있으면 좋았을 것 같은 내용을 정리해 보겠다.

1. 원하는 모든 것을 RPA에 담으려고 하지 않는다.

: 모든 경우의 수를 다 담으려고 하면, 복잡해져서 처리 속도가 느려진다.

그리고 개발하는데도 시간이 많이 든다.

처리해야 하는 업무의 70~80%정도를 줄이는 것을 목표로 한다.

몇 건 안되는 특이사항들은 사람이 처리하는 것을 추천한다.

2. 처음에 완벽하게 완성하려고 하지 않는다.

어느 정도 개발이 되면, 테스트를 해 보면서 오류를 계속 수정해 나가야 한다.

안정화 기간이 적어도 3개월 이상 필요하다.

우리 회사는 심지어 1년이 넘었는데도 지금도 오류가 발견되고 있다.

3. 업무를 큰 틀에서 정확하게 파악하고 있는 사람을 책임자로 한다.

RPA 도입하려고 하는 업무를 실제로 하는 사람을 책임자로 선정한다.

여기에서 중요한 점은 RPA 적용하려는 업무 만이 아닌,

회사 전체 업무 흐름을 알고 있는 사람이어야 한다는 것이다.

큰 시각을 갖고 있는 사람이 개발에 참여해야

뺄 건 빼고, 넣을 건 넣는 결정을 신속하고 정확하게 함으로써

시간을 줄일 수 있다.