#4 모두 다, 회장·감사·이사하면 안 되나요?
CH IV 동대표, 관리소장 등 7 운영주체가 꼭 갖추어야 하는 자격요건
공동주택에서 입주자대표회의(이하 '입대의')의 구성원인 회장·감사·이사·동대표, 선거관리위원회(이하 '선관위') 위원, 관리주체(관리소장)의 자격요건은 관련 법령과 규정에 의해 상세히 정해져 있다. 가장 대표적인 동대표 자격 조항 중 하나는 '동대표(후보자)는 선거관리위원회(후보자) 위원으로 선임될 수 없으며 세대의 소유자 또는 사용자이어야만 한다'는 사실이다. 이외에도 서너 가지가 더 나열되어 있지만 공동체 생활의 원활한 운영과 입주민의 만족도를 높이기 위해서는 입주자대표회의 구성원과 관리 주체들은 법적으로 요구되는 자격조건뿐만 아니라, 역할을 제대로 수행하기 위한 마음가짐과 태도 등 기본적인 소양과 사전 전문지식이 더 요구된다. 소통과 경청(傾聽) 능력이 필요조건이라면 자기 계발 그리고 '책임감과 인내'는 충분조건이라 할 수 있다.
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공동주택에서는 입주민들이 직접 선출한 입주자대표회의가 공동주택 운영의 핵심 기구로 작용한다. 입대의는 입주민의 권익 보호와 민주적 의사결정을 보장하는 중요한 역할을 수행한다. 입대의 구성과 운영은 '공동주택관리법' 및 관련 시행령에 따라 정해지며, 입주민의 알 권리와 투명성을 보장하기 위해 법적 기준과 내부 규약에 의거하여 운영된다. 덧붙여 각 구성원은 법적 기준을 철저히 준수하는 동시에, 아파트만의 오랜 공동체 문화와 주민들의 기대를 반영한 윤리적, 도덕적 태도와 함께 '투명한 운영'과 '상호 존중'의 분위기가 건강한 공동주택 운영의 핵심이 된다. 입대의는 입주민 대표기구로서 예산, 시설 유지보수, 안전, 환경, 공동체 활성화 등과 같은 공동주택의 주요 운영사항을 '의결'하며, 그 결과에 대한 책임을 지는 조직이다. 동대표 4인 이상이면 입대의 구성 신고와 함께 회장, 감사를 선출할 수 있지만 이사 선임은 구성원 과반수 이상인 경우에만 가능하다. 입대의 회장, 감사는 선관위 주관으로 입주민의 직접 선거로 선출되며 이사는 선관위의 진행으로 입대의 구성원의 간접 선거로 뽑는다. 직, 간접선거에 관계없이 선출 과정에서 입주민 참여와 의견이 충분히 반영되어야 하고, 공정한 투표와 검증 절차를 마련해야 한다. 이를 통해 입주민들이 신뢰할 수 있는 구성원을 선출하는 것이 필수적이다.
입대의 회장은 '구심점'이고 감사는 '기준'이다
입대의 회장은 입주민 대표의 얼굴로서, 공동주택 운영 전반에 대한 전략적 방향을 제시하고, 의사결정 과정을 주도한다. 또한, 주민과의 소통 창구 역할을 하며, 법적 기준에 따라 투명하고 공정한 운영을 보장해야 한다. 회장은 법령과 관리규약에 따른 책임을 인식하고, 입주민의 의견을 수렴하는 데 적극적이어야 하며, 공동체 발전을 위한 '리더십과 도덕적 자질'을 갖추어야 한다. 또한 주민들의 신뢰를 얻기 위해 공정하고 투명한 의사결정 과정을 유지하도록 최선을 다해야 한다. 감사는 입대의 운영 전반을 감시하는 역할을 맡으며, 크게 두 분야로 나뉜다. 업무 감사는 일상 운영과 시설 유지, 관리 절차의 적법성을 점검하는 역할을 하고, 회계 감사는 예산 집행과 재무 자료의 투명성을 확보하는 데 중점을 둔다. 업무 감사는 입주민들의 요구사항과 관련된 의사결정 과정이 규정에 맞게 이루어지는지, 운영 절차에 위법 사항은 없는지를 꼼꼼히 살피며, 문제 발생 시 즉각적인 개선 조치를 요구하는 역할을 한다. 회계 감사는 입대의 예산 편성, 집행 및 재무 기록의 정확성을 점검하고, 부정 사용이나 오용 사례가 없도록 감독한다. 이를 통해 입주민들에게 재정의 투명성을 보장하는 것이 핵심이다. 감사는 입대의 내에서는 물론 선관위, 위수탁업체 등 타 운영주체와의 관계에서도 독립적으로 업무를 수행한다. 입대의에서 이미 의결이 된 사항에서도 재의결을 요구할 수 있으며 일반 기업과 달리 의결에 참여할 수 있는 투표권도 함께 가지고 있다. 입대의 감사는 업무와 회계와 관련하여 아파트 전반에 대한 관리 감독 기능을 가지고 있다. 따라서 상당한 전문 지식은 물론 실제 경력과 '축적된 경험'이 뒤따라야만 한다.
이사는 공동주택 운영의 실무를 담당하는 구성원으로, 총무, 관리, 기술, 안전&환경, 공동체생활 담당으로 세분화되어 각 분야에서 전문적인 역할을 수행한다. 총무 담당 이사는 문서 관리, 회의록 작성, 입주민과의 소통, 내부 회의 준비 등 전반적인 행정 지원 업무를 맡고 있으며 입주민들의 의견을 효과적으로 수렴하고 전달하는 데 주력해야 한다. 관리 담당 이사 공동주택의 시설 유지보수, 관리업체와의 협력, 서비스 개선 등을 책임진다. 이들은 정기적인 시설 점검과 신속한 수리, 유지보수 계획 수립에 있어 법적 기준과 관리규약을 준수해야 한다. 기술 담당 이사는 정보통신, 보안 시스템, 전산 관리 등을 관리, 감독한다. 최신 기술 동향을 반영하여 시스템 개선에 앞장서고, 입주민의 편의성을 높이는 데 기여해야 한다. 주차관리 등을 포함한 홈오토메이션 시대로의 전환에 따라 기술 이사의 역할과 중요성이 점점 커지고 있다. 안전 및 환경 담당 이사는 비상 상황 대응, 소방, 안전시설 점검, 환경 미관 관리 등과 관련된 업무를 수행한다. 이들은 주민 안전을 최우선으로 고려하고, 법적 안전 규정을 철저히 준수해야 한다. 공동체생활 담당 이사는 입주민 간의 소통, 커뮤니티 행사 기획, 분쟁 해결 등 공동체 활성화를 위한 역할을 수행한다. 이들은 주민들의 의견을 수렴하고, 공동체 문화를 강화하는 데 중요한 역할을 한다.
입대의 회장, 감사는 전 입주민의 10% 이상의 투표 참여와 유효 투표의 과반수 찬성으로 선출된다. 과반 투표를 얻지 못한 경우는 다득표자로 정한다. 두 차례에 걸친 모집공고에도 불구하고 입후보자가 없는 경우에 한해 입대의 구성원의 과반 찬성으로 선임할 수 있다. 선거 운동은 후보 등록을 마친 다음날부터 투표 전날까지 할 수 있다. 선관위는 후보자가 사전 운동 등 위반을 할 경우, 사안에 따라 경고부터 후보 등록 취소까지 처분을 내릴 수 있다. 회장과 감사 후보자들은 입주민의 표를 획득하기 위해 이전 입대의 임원들에게 협력을 구하거나 노인정, 동호회 등 실체가 있는 주민 모임에서 득표 활동을 벌인다. 이 과정에서 원하든 원하지 않든 신세를 지게 되고 당선 이후, 어떤 방식으로든 '지지'에 대한 보답을 하려 한다. 이미 존재하는 세력? 의 요구 조건을 들어주던가? 아니면 적극적으로 지지해 준 동대표를 꽤 무게 있는 이사로 선출되도록 도와준다든가? 노인정과 동호회에게 어떤 방식으로든 '혜택'을 제공할 수도 있다. 이 같은 논공행상이 반복되다 보면 아파트 단지에는 몇몇 개의 세력이 생기게 된다. 이제는 이들의 합종연횡에 의해 동대표 추천과 선출, 더 나아가 입주민 여론을 주도하며 입대의 회장, 감사, 이사의 직, 간접 선거의 향방을 좌지우지하게 된다. 극단적인 경우에는 자리를 나누어 주고 적절히 배분하기 위해 또는 상대 파벌을 견제하기 위해 선거구를 늘리거나 '정해진' 이사 수를 줄이기도 한다. 사실 단지의 규정에는 입대의 내 이사의 담당 호칭과 인원수만 정하고 있다. 그러다 보니 이사들이 구체적이고 어떤 업무를 담당할지도 해석하고 정의하기 나름이다. 결제 순서와 단계는 물론 전결 규정까지도 입대의 실세의 영향권안에 있다.
'전문성'을 갖춘 담당이사의 선임과 '명확한' 역할 규정이 필요하다
총무와 관리이사의 담당 업무는 정확히 무엇인가? 어떻게 다른가? 환경담당은 '안전사항'까지 관리하는가? 안전에는 소방, 전기, 경비, 엘리베이터 등이 포함되는가? 기술담당과는 안전 관련 사항에 대해서 어디까지 본인의 책임하에 있는지 결정된 사항이 하나도 없다. 그러니 입대의 내 세력과 관리소장 마음대로 결제선을 정하거나 담당 업무와 범위를 의도에 맞게 정하는 사례마저 발생하게 된다. 따라서 이를 사전에 예방하고 원천 봉쇄하기 위해서는 회장과 감사 입후보자는 단지 내 이미 정해진 공식적인 채널을 통해서만 공약을 발표하고 이를 입주민들에게 전달되도록 노력해야 한다. 또한 선관위와 관리사무소는 동별 게시판, 홈페이지 게시판, 안내방송 그리고 온라인 주민방 등 기존의 매체가 선거 운동에 공정하고 투명한 효과를 발휘할 수 있도록 지속적으로 개선활동을 벌여나가야 한다. 그리고 입대의 회장, 감사 그리고 이사의 담당 업무를 보다 구체적이고 상세하게 정의해 놓을 필요가 있다. 특히 이사 간 공통업무는 무엇이고 '겹치는 부분'은 어떻게 구분하여 처리할 것인지를 사레별로 정리해 놓아야 한다. 회장 직무대리 선임은 규정에 정해 놓고 있지만 감사와 이사의 공석에 따른 후임 임명에 대한 기준과 절차는 아예 존재하지 않는다. 그러다 보니 우리 단지의 경우는 14개월째 내부 감사를 진행하지 못하고 있으며 전 위수탁업체에 대한 업무&회계 감사를 못한 채, 관리업체가 변경되는 어이없는 경우가 발생했다. 서너 번에 걸친 입대의 회장, 감사 선거요청(구청 권고 문서 포함)에 대한 선관위의 공식 회신 문서에는 "입대의 구성원이 성원될 때까지는 선거를 할 수 없다"라고 적혀있다. 감사를 하든 말든, 정기 회계 감사 법 위반으로 입대의가 과징금을 받든, 선관위가 괜한 '욕'을 먹기 싫다는 논리이다. 참 답답한 경우이다.
입대의 회장, 감사, 이사는 선출이전에 필요한 기준과 원칙을 세우는 것도 중요하지만 선출된 후는 더욱 중요하다. 서울의 한 대형 아파트 단지에서는 회장이 매주, 매월 정기적으로 직접 나서서 주민 의견을 수렴하고 이를 입대의 회의를 통해 안건을 상정하여 시설 개선 및 안전 강화 계획을 시기적절하게 마련한 사례가 있다. 이로 인해 입주민들의 만족도와 신뢰도가 크게 향상되었으며, 공동체 운영이 원활하게 이루어지고 있다. 부산의 한 단지에서는 감사가 업무와 회계 감사를 철저히 수행하여, 운영상의 문제점을 조기에 발견하고 개선한 성과도 있다. 이로 인해 불필요한 비용 지출과 부정 사용이 예방되어 재정 투명성이 확보된 경우이다. 특히 회계 감사는 외부 전문기관을 통해 1년에 한 번 정기 회계 감사를 실시해야 하며 이와 함께 '이익잉여처분'을 포함한 결산까지 정해진 시기에 마무리지어야만 한다. 또한 분기별로 잔고확인 등 회계장부를 최신 상태로 유지해야만 한다. 이를 어길 경우에는 구청으로부터 과태료 등 법적인 처분을 받을 수 있다. 경기도의 한 아파트에서는 담당 이사별로 정기적인 시설 점검과 유지보수 계획을 수립해, 시설 노후화 문제를 사전에 예방하고 기술, 안전, 공동체 등 전문 분야에 맞는 경력자들을 선임하여 전반적인 공동주택 운영의 효율성을 높인 사례들이 있다. 반면 일부 단지에서는 입주민의 의견을 무시한 회장이 선출되어, 의사결정 과정에서 독단적이고 소통이 부족하여 주민들의 불만이 증폭되고 결국 법적 다툼으로까지 발전했다. 감사 업무를 제대로 수행하지 않은 경우에는, 재정 부정 사용이나 운영상의 부실 관리로 이어져 입주민들의 재산권 침해 및 공동체 운영의 투명성을 해치는 주요 원인이 된다. 총무, 관리, 기술, 안전&환경, 공동체생활 담당 이사 간의 역할 분담이 명확하지 않거나, 전문성이 부족한 경우, 시설 관리 미흡, 안전 문제, 커뮤니티 분쟁 등이 발생한다.
'공평'하고 '공정'하며 '투명'한 공동주택을 만들려면 내외부 감사를 정기적으로 실시하고, 구성원들에 대한 법령 및 윤리 교육을 강화하여, 각 역할에 맞는 전문성을 확보해야 한다. 이를 통해 문제 발생 시 신속하게 대응할 수 있는 체계를 마련해야 한다. 입대의 운영과 관련된 내부 규정과 관리규약을 보다 명확히 하고, 역할 분담과 책임 범위를 구체적으로 규정함으로써, 각 구성원이 자신의 역할을 정확히 인지하고 수행할 수 있도록 해야 한다. 입대의는 선관위와 위수탁업체(관리소장)와 긴밀히 협력하면서도, 독립성을 유지해야 한다. 입대의는 입주민의 의견을 대표하며, 선관위는 공정한 선거 과정을 관리하고, 관리소장은 입주민 편의를 위한 운영 지원 역할에 집중해야 한다. 즉 입대의 회장, 감사, 이사들은 선관위와 관리소장과 긴밀히 소통하며, 각자의 역할에 충실함으로써 운영주체 간의 건강한 관계를 유지하면서 공동주택 운영의 투명성과 효율성을 높여야 한다.
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공동주택의 운영 주체가 반드시 갖추어야 할 기본적인 자세는 모든 사안을 '공정(公正)'하고 '공평(公平)'하며 '투명(透明)'하게 처리하는 것이다. 아울러, 이 같은 기본 3원칙을 준수하기 위한 원활한 '소통(疏通)'과 적극적인 '참여(參與)' 의지와 함께, 입주민 중심 사고를 바탕으로 한 책임감과 문제 해결 능력을 조금씩 키워나가야만 한다. 모든 구성원이 단순히 자신의 역할만 수행하는 것이 아니라, 공동체의 발전과 입주민의 편의를 최우선으로 생각하고 협력하는 태도를 가진다면, 보다 쾌적하고 행복한 공동체를 만들 수 있을 것이다. 자신들도 입주민의 한 사람이고 다시 입주민으로 돌아간다는 마음으로 전체 입주민 모두를 우선 존중하고 입주민 역시 공동체 생활에 적극적이고 능동적으로 참여할 때, 아파트 단지는 더욱 투명하고 효율적인 운영 시스템을 만들어 갈 수 있을 것이다.
