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by 서용마 Dec 17. 2018

2019년 새해에 장착하면 좋을
생산성 도구 5가지

피들리, 분더리스트, 구글캘린더, 워크플로위, 노션

2019년 새해에 장착하면 좋을 생산성 도구 5가지를 소개합니다. 새롭게 출시된 도구를 소개하기보다 지금 잘 활용하고 있는 도구로 간추려봤습니다. 피들리, 분더리스트, 구글캘린더, 워크플로위, 노션까지 총 5가지입니다.

 

사이트 : https://feedly.com


피들리(Feedly)는 RSS 리더기입니다. 2008년에 출시된 이후에 무척 유명한 도구가 되었죠. 최신 기사, IT 정보, 블로그 등을 팔로잉해서 정보를 받아볼 수 있습니다. 저 같은 경우 블로터, 지디넷코리아, PPSS 등의 사이트와 생산성 도구에 도움이 되는 몇몇 사이트 및 블로그를 팔로잉하고 있습니다. 



사이트 추가는 PC가 편하지만 정보를 받아보는 것은 모바일 앱이 편합니다. 출퇴근길 버스나 지하철에서 사람이 많을 때 뭐 할 수 있는 게 없죠. 책을 읽고 싶어도 그럴만한 공간이 나오지 않아 스마트폰만 손에 쥐고 있습니다. 그때 피들리를 통해 오늘 아침까지 업데이트된 사이트의 정보를 받아볼 수 있습니다.



제 티스토리와 브런치입니다. RSS로 팔로워하는 분들이 각각 49명, 20명이네요. 제가 티스토리와 브런치에 글을 올리면 피들리 또는 각자 쓰고 있는 RSS 리더기를 통해 제 최신 글이 업데이트됩니다. 구독하는 사이트의 수가 많아질수록 일일이 찾는 것도 일이죠. 특히 네이버 블로그, 브런치, 티스토리, 스팀잇등 다양하게 포진되어 있으면 더 골치 아프고요. 이때 피들리가 해답이 됩니다.


1. 관심 있는 사이트의 RSS 주소를 피들리에 추가한다. 
2. 사이트의 개수가 많아지면 카테고리를 만들어 분류한다. 
3. 출퇴근길 대중교통에서 최신 업데이트된 기사나 글을 확인한다.
4. 마음에 드는 글이 있으면 에버노트, 포켓, 원노트 등을 통해 정보를 수집한다.



사이트 : https://www.wunderlist.com/ko/


피들리(Feedly)만큼이나 유명한 분더리스트(Wunderlist)죠. 할 일 관리는 해야 하는 순간에 기억만 나도 처리하는 경우가 많은데 잊어버려서 힘든 경우가 많습니다. 에버노트가 출시되고 많은 노트 앱이 출시되었듯이, 분더리스트 이후에도 참 많은 할 일 관리 앱들이 등장했습니다. 그러나 저는 여전히 분더리스트를 애용합니다. 유일하게 일정 피드를 제공하기 때문입니다. 



분더리스트의 자세한 활용법은 올 3월에 글 <할 일 관리가 왜 이렇게 힘들까?>로 작성하기도 했습니다. 생산성 도구를 활용하는 사람은 일의 효율을 중시합니다. 그래서 이런저런 생산성 도구에도 관심이 많죠. 하지만 관심도가 높을수록 사용해야 하는 생산성 도구도 늘어납니다. 시중에 완벽한 도구는 없다고 생각하기에 저는 도구의 확장성을 중시합니다. 지금도 많은 도구를 사용하고 있는데 분더리스트를 '할 일 관리' 목적으로 추가해서 사용해야 한다면 꽤 귀찮습니다. 


1. 일상에서 반복되는 할 일을 관찰한다. 
2. 분더리스트에 반복되는 할 일을 기한과 함께 적어놓는다.
3. 분더리스트 일정 피드를 구글 캘린더에 추가한다.
4. 분더리스트에 등록한 해야 할 일을 구글 캘린더의 달력에서 확인한다.
5. 할 일이 끝나면 분더리스트에서 완료 표시한다.  


할 일 관리를 하기 위해 분더리스트를 사용하는 사람들이 분더리스트를 사용하는 것도 하나의 할 일에 추가되어 앱에 접속하는 것은 잊는 경우가 많더라고요. 스마트폰에서 앱이 한 두 개가 아니고, 폴더에 숨어있으니 저도 마찬가지였습니다. 모바일에서 우리가 자주 들여다보는 것들이 뭐가 있을까요? 시간을 확인하거나, 일정을 확인하기 위해 캘린더를 찾습니다. 여기서 힌트를 얻어 위젯에 등록한 구글 캘린더에 분더리스트에 등록한 '할 일의 일정'을 함께 표시하니 잊어서 처리하지 못한 할 일의 개수가 많이 줄었습니다.



사이트 : https://calendar.google.com/


구글 캘린더(Google Calendar)는 개별 캘린더마다 URL이 제공하고 있어서 공유할 때 무척 편합니다. 



참여하고 있는 글쓰기 소모임 캘린더입니다. 개인 일정으로 추가할 수도 있지만 별도의 캘린더를 만들어 과제 제출 마감 일정을 표시하고 캘린더 URL를 공유하면 다른 사람의 모바일 캘린더에서도 동일하게 일정을 받아볼 수 있습니다.



안드로이드에서는 구글 캘린더 앱을 받아서 쓰면 되고, iOS에서는 구글 캘린더와 연동이 되는 캘린더를 사용하면 됩니다. 요즘 아이폰에 위젯 기능도 편해졌으니 위젯에 일정이 뜨는 앱이면 더 좋고요. 저는 TIMEBLOCKS를 쓰고 있습니다. 캘린더는 공유가 필요한 일정과 그렇지 않은 일정으로 나뉩니다. 후자는 개인 일정이겠죠. 반면 공유가 필요한 일정은 업무, 모임 등 다른 사람들과 협업이 필요한 영역이겠죠. 협업이 필요한 영역에 공유 캘린더를 통해 같은 일정을 받아보면 됩니다. 


개인 일정 : 별도의 공유가 필요하지 않은 개인 일정
공유 일정 : 업무, 모임 등 다른 사람과 협업이 필요한 일정
기타 일정 : 분더리스트, 마이스터태스크 등 일정 피드가 있는 도구에서 추가하여 확인하는 일정


사이트 : https://workflowy.com/


드디어 나왔습니다. 요즘 가장 잘 활용하고 있는 생산성 도구죠. 워크플로위 활용법은 노션(Notion)을 이용해서 정리한 아래 링크를 통해 확인하실 수 있습니다. 어느덧 12편이나 작성했더라고요.


http://bit.ly/2QIKiM7


워크플로위는 이미지 삽입도 안될뿐더러 날짜 추가 등의 부가 기능도 없습니다. 그렇기에 매력적인 도구입니다. 많은 도구들이 '우리는 이것도 지원하고 저것도 지원해, 그러니까 사용해봐'라고 소개합니다. 거기에 혹한 우리들은 도구를 설치하고 회원 가입을 하고 사용해보지만 금방 한계가 드러납니다. 사용법을 익혀야만 활용의 단계로 넘어갑니다. 그러나 많은 도구들은 사용법 조차 어렵습니다. 기능이 많기 때문이죠. 워크플로위를 사용하는 주목적은 딱 2가지로 정리할 수 있습니다. 생각 정리와 기록의 편리성입니다. 



첫 번째 생각정리의 예시를 들어볼게요. 지금까지 브런치에 발행했던 글의 '땔감'이 되었던 글감입니다. 갑자기 생각난 아이디어 하나를 1페이지 이상의 글로 쓰는 것은 쉽지 않은 일입니다. 생각을 토대로 계속 확장시켜서 어떤 구조로 쓸 것인가 고민한 후에 씁니다. 무슨 말인가 싶죠. 아래 글 하나로 설명해볼게요.



연초에 썼던 글 <아침 30분 독서의 힘>인데요. 퇴근 후에 독서를 하고자 할 때는 번번이 무너졌는데 주변 사람에게 힌트를 얻어 아침에 독서하니까 좋더라고요. 그런데 이 좋은 걸 다른 사람에게 어떻게 전달할까? 고민이 들기 시작합니다. 

 


그래서 인터뷰하듯이 스스로에게 물었습니다. '왜 아침 30분 독서를 시작했나요?', '그 전에는 어땠나요?', '무슨 변화가 있었나요?'라고 말이죠. 길게 쓸 필요도 없이 지금 드는 생각들을 스스로 던진 질문 아래에 차곡차곡 모아둡니다. 생각이 안 난다고요? 그러면 이 글감은 그냥 묵혀두고 나중에 지나가듯이 한 번 보고 추가할 내용이 있으면 그때 넣어주면 됩니다. '아침 30분 독서'라는 아이디어 하나로는 2페이지 넘는 글을 작성하기 어렵지만 이렇게 생각을 정리하고 확장하고 나면 글쓰기가 좀 더 수월해집니다. 생각정리에 용이한 워크플로위의 힘이죠.

두 번째는 기록의 편리성입니다. 저는 아날로그를 참 좋아합니다. 그래서 바인더를 7년 넘게 사용하고 있고 바인더 쓰는 것을 즐기는 사람들의 모임인 바스락 모임도 3년 넘게 운영하고 있습니다. 그러나 아날로그만큼이나 디지털도 참 좋아합니다. 이 둘을 이렇게 정리할 수 있겠네요. 디지털은 편리하지만 아날로그는 편안하다. 거꾸로 말하면 아날로그는 디지털에 비해 편리하지 않고 디지털은 아날로그에 비해 편안하지 않다는 말이 되기도 합니다. 바인더를 쓴다고 해서 지하철에서 갑자기 좋은 아이디어가 떠오를 때 가방에서 바인더를 꺼내 생각을 적기란 애매합니다. 반면 스마트폰은 그냥 손에 들고 있거나 주머니 속에 있을 테니 꺼내서 바로 적어주면 됩니다. 브런치에 글감을 모을 워크플로위 앱을 켜고 즐겨찾기(★) 버튼을 누르고 즐겨찾기 해놓은 글감 리스트를 클릭하고 생각을 작성하면 기록하는 과정이 끝납니다. 만약 아날로그였다면 가방을 열기도 전이었을 거예요. 




워크플로위를 통해 내년을 준비하고 있습니다. 2018년 템플릿과 비슷한 형태이지만 내년이 오기 전에 조금씩 다듬어보고 있습니다. 2018년 한 해 동안 일상을 열심히 기록했습니다. 덕분에 회고할 자료도 넉넉하고요. 회고는 곧 개선의 다른 말이기도 합니다. 올 한 해 아쉬운 부분을 찾아 내년에는 좀 더 보완해봐야겠죠. 앞으로 생각정리와 기록의 편리함 부분에서는 워크플로위를 이길만한 도구가 나올까요? 당분간은 그렇지 않을 것 같습니다.



사이트 : https://www.notion.so/


노션(Notion)은 갑자기 주변에 많이 보이길래 지난달에 처음 사용해봤어요. 매력적인 도구더라고요. 브런치에 작성한 글 리스트나 여행 노트 등으로 사용했었는데요. 자세한 내용은 글 <지극히 개인적인 Notion 활용법>로 확인하시면 됩니다. 



저는 생산성 도구를 처음 접할 때 눈여겨보는 세 부분이 있는데요. 


1. 무료 사용자를 어떻게 유료로 전환시킬 것인가?(수익성)

2. PC와 모바일의 사용자 경험이 크게 다르지 않은가? (편리성)

3. 이 도구만이 가지는 강점은 무엇인가? (독창성)


아무리 좋은 도구더라도 인건비조차 안 나오면 유지하기가 힘들죠. 그렇다고 유료화를 잘못했다가는 사용자가 금방 떠납니다. 유료 플랜은 제공자 입장에서도 사용자 입장에서도 민감한 부분입니다. 사람들은 불편하고 귀찮아하는 것을 못 참습니다. 이 부분을 잘 건들면 유료로 전환시킬 수도 있고요. 워크플로위는 처음 가입자에게 100라인을 제공하고 다른 사람을 초대할 때마다 추가로 100라인씩 제공하는데 1달에 넉넉히 사용하는데 필요한 라인이 2~3천 라인 정도 됩니다. 즉 20명 이상을 초대해야만 불편함 없이 사용할 수 있다는 말이 되기도 하죠. 다른 사람 20명을 초대하기 쉬울까요? 결코 쉽지 않습니다. 다른 사람에게 가입해야 하는 이유를 일일이 설명하기에 귀찮기도 하고요. 그냥 한 달에 5천 원 정도 지불하는 것이 오히려 편리하게 느껴질 수도 있습니다. 커피 한 잔 값이니깐요.



노션은 회원 가입을 하면 1,000블록을 제공합니다. 다음 달이 되면 사용한 라인이 초기화되는 워크플로위와 다르게 노션의 블록은 초기화되지 않습니다. 오랜 시간 사용하면 꼭 결제를 해야 하는 시스템입니다. 도구가 좋다고 이런저런 자료를 추가하다 보면 무료로 제공된 블록 공간이 금방 바닥을 드러냅니다. 이때 사람들은 고민합니다. 결제할까? 대체 가능한 다른 도구 사용할까?


이때 편리성과 독창성을 체크합니다. 모바일에서 노션을 사용해보니 제한되는 기능이 많아도 필요한 정보를 확인하는데 불편할 정도는 아닙니다. 웹으로도 확인이 가능하고요. 그리고 페이지에 다양한 형태의 기능을 제공하고 있어서 원하는 대로 템플릿을 만들 수 있습니다.




Notion Pages는 노션 사용자가 본인의 템플릿을 소개하는 사이트입니다. 원하는 템플릿을 클릭만으로 내 계정에 추가하면 좋겠지만 아직은 그런 기능이 제공되지 않아 조금 아쉽긴 하더라고요. 그래도 다양한 사람들의 아이디어가 총집합되는 공간이다 보니 활용법이 무궁무진합니다. 사진을 보고 템플릿을 만들기 어렵지 않고요.



노션은 제가 판단하는 수익성, 독창성 부분에서 괜찮아 보였습니다. 에버노트랑 겹치는 부분이 많아 노션이 인기가 많아지면 에버노트 사용자가 많이 빠지겠다는 생각이 듭니다. 특히 노션은 '공유'에 신경을 많이 쓰고 있다는 느낌을 받았습니다. 앞으로 기대해볼 만하겠네요.




워크플로위 사용자 그룹(페이스북), 워크플로위 단톡방(카카오톡)

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