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by 서용마 Dec 08. 2018

WorkFlowy는 90%가 구조다

연간 및 월간 계획을 구조화하는 법

한 해가 저물어갑니다. 2017년부터 꾸준히 WorkFlowy를 쓰고 있습니다. 해가 바뀔 때마다 최상위 목록에 '년(Year)' 단위의 항목을 추가합니다. 12월에는 2019년 항목을 생성했습니다. 생성한 김에 캘린더 템플릿도 만들어서 많은 분들에게 공유했고요. 2018년과 비슷한 구조로 가겠지만 지난 1년간의 기록에 대한 회고를 통해서 자주 쓰지 않는 건 정리하고, 새롭게 시작하는 목표나 습관을 추가해볼 예정입니다. 'Shared OR Embedded'는 공유한 목록이나 공유받은 목록이 포함되어 있습니다.  'ETC'는 이것저것 실험해보는 목록들이 포함되어 있습니다. 끊임없이 하위 목록을 생성하는 등 시도해보고 싶은 게 생기면 'ETC' 항목에서 작업합니다. 





2018년의 하위 항목에는 크게 두 가지 형태로 구분됩니다. 상단에는 '연간 목표 및 계획', 아래쪽에는 '매달 주요 일정'으로 구분됩니다. 1년 동안 꾸준히 쓰는 자료들은 연간계획으로 들어가겠죠. 모임이나 프로젝트를 관리하거나 소모임, 자기 성찰, 문화활동 등 지속해서 자료가 발생할 때 기록합니다. 세부 내용은 워낙 많아서 하나하나 사용하기에는 이번 글에서 다루지 못할 거 같아 간단하게만 이야기해볼게요.


바스락 모임 - 모임 아이디어, 장/단점, 개선 사항, 회비 사용 내역, 포상 및 벌금, 일정 및 콘텐츠 등 관리

프로젝트 - 프로젝트별로 자료를 구분함. 참여 인원 및 기간, 비용 등을 구분해서 관리

소모임 - 프로젝트 항목과 비슷. 

자기 성찰 - 내가 좋아하는 것, 싫어하는 것, 불편해하는 것, 문득 든 생각, 자기 분석(강점 혁명, MBTI 등), 취향

문화활동 - 독서, 영화, 콘서트, 여행 별로 자료 관리

관심 분야 - 잘 사용되지 않음 (삭제 예정)

글쓰기 - 출판 기획서, 오늘의 문장, 브런치 및 블로그 글감 자료 정리

기타 - 시기에 따라 연속적인 자료를 관리할 때 주로 사용(ex. 8월부터 11월까지 도시 작가 피드백 자료 반영)

도시 작가 시즌1 - 다녀온 공간을 날짜/공간명/장소 순으로 정리, 인터뷰 내용 및 담당자 연락처 기재   

  

 1년 단위의 기록을 보면 연 단위로 구분 지어 관리하는 자료도 있고, 계속해서 이어가는 자료도 있습니다. 독서나 영화 같은 문화활동 자료는 1년에 몇 권의 책을 읽었는지, 몇 편을 관람했는지 파악하기 위해 연 단위로 구분 짓죠. 그래서 2019년에는 2018년의 템플릿만 따와서 적용할 예정입니다. '바스락 모임' 같은 경우는 일정이나 회비 사용 내역, 포상 및 벌금과 같은 자료를 제외하고 계속 이어지는 자료, 즉 모임 아이디어나 콘텐츠 등을 2019년에 이관하여 관리할 예정입니다. 그리고 문화활동과 글쓰기는 1년간 이것저것 시도해보니 자료가 쌓이더라고요. 그래서 하나의 목록으로 작성하지 않고 늘려서 구분 지어 예정이에요. 




매달 주요 일정은 1년간 꾸준히 입력했습니다. WorkFlowy를 사용하면서 가장 잘한 짓이 아닐까 싶어요. 매달마다 집중하고자 하는 목표는 날짜와 함께 적어두어 기록할 때마다 참고하도록 노력했고, 관람한 영화 개수와 여행은 메모(note) 부분을 활용해서 목록을 펼치지 않아도 볼 수 있게 적어두었습니다. 이 활용법은 내년에 다른 목록에서도 활용해볼 예정이에요. 자료를 다 펼치지 않아도 간단히 볼 수 있는 건 큰 매력입니다. 그리고 가장 밑에는 '한 해 되돌아보기'라고 해서 1년 동안 주요 사건들을 정리하고 있습니다. 매일 WorkFlowy를 기록하면서 '이건 올해 기억할만한 사건이야'라는 생각이 들 때 #thinkback 태그를 붙이고 있습니다. 이렇게 태그 검색을 하면 한 해 동안 무엇에 집중했나 한눈에 보여서 좋더라고요. 회고 관련해서는 내년 초에 다시 한번 글을 써볼 예정입니다. 그때 기대해주세요.

  


그리고 여행에서든 일상에서든 이모티콘을 적극 활용해서 메모(note) 란에 기록하고 있어요. 예전에는 정리가 깔끔하게 되는 도구를 선호했지만 요즘은 활용이 쉬운 도구를 선호합니다. 대부분 도구들이 자료량이 적을 땐 쉽게 검색이 되지만 구조가 복잡해지고, 내용이 많아지면 원하는 자료를 찾는데 많은 시간이 걸립니다. WorkFlowy는 자료가 많아봐야 텍스트 기반입니다. 다른 툴과 속도나 검색 부분에서 월등하더라고요.  


 영화 이모티콘을 통해 이렇게 11월에 영화를 금방 찾아볼 수도 있고요. 매일 간 장소들은 요일 옆에 함께 기록하면서 주로 어느 지역에 자주 가는지 분석하기도 합니다. 이제는 단축키도 거의 다 손에 익어서 모바일에서든 웹에서든 쉽게 자료를 검색할 수 있게 되었습니다. 작년 연말에는 한 해를 회고하고, 내년을 계획하기 위해 강남 인근 호텔에서 호캉스를 즐기면서 자료를 정리했는데요. 올해는 그렇게 하기는 힘들 것 같고 하루 시간 내서 카페나 코워킹스페이스에서 비슷한 작업을 진행해볼 예정입니다. 앞으로의 WorkFlowy 활용법. 많이 기대해주세요.




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