자료, 파일 이름은 최대한 알기 쉽게 붙여라
신입사원 상식사전
지금까지 본인의 컴퓨터를 사용하면서 파일들을 예쁘게 정리했던 사람들은 극히 드물 것이다. 나만 사용하는 컴퓨터고, 나만 알아볼 수 있으면 되니 굳이 정리가 필요하겠나. 이해한다.
하지만 회사 컴퓨터를 사용할 때는 다르다. 되도록 간결하고, 알아보기 쉽게 파일들을 정리해야 한다. 폴더별로, 날짜순으로, 관련 업무별로! 누가 보더라도 어떤 파일인지 알 수 있게 정리해야 하는 것이다.
컴퓨터는 개인적인 사무를 위한 도구지만, 담당자인 당신이 외근을 한다거나 장기출장으로 부재 시 필요한 자료를 찾기 위해 다른 사람이 당신의 컴퓨터를 사용하는 경우가 있다. 그리고 그런 경우가 생각보다 꽤 있다. 어쨌거나 회사 컴퓨터는 당신 개인만의 것이 아니다.
이런 경우를 가정해보자. 만약 A대리가 여름휴가 중이고 A대리의 컴퓨터에 있는 자료를 B사원이 검색해야 하는 상황이라고. 해당 컴퓨터의 각종 폴더 이름이 암호 같고 분류도 엉망으로 되어 있다면, B사원은 자료를 찾기 힘들 것이다. 그리고 찾아냈다 하더라도 적절한 자료인지 알 수 없을 것이다. 속으로 욕도 무진장 하겠지.
주의할 사항으로, 그리고 앞으로 당신의 업무를 체계 있게 관리하기 위해 각각의 업무용 폴더들은 업무영역, 또는 연도별로 정리되어야 하며, 파일 이름도 내용을 충실하게 설명할 수 있도록 붙여야 한다.
정보화시대답게 정보가 생명이다. 만약 당신의 생명을 아무렇게나 바탕화면에 저장한다거나 나중에 찾기 힘든 폴더에 둔다면 당신 직장생활의 생명도 아무렇게나 방치될지 모른다.
다른 직원 누구라도 찾기 쉽도록
세부적으로 정리하기 위해 파일 이름이 길어진다 해도 걱정할 것 없다. 지금까지 파일 이름이 너무 길어서 문제가 된 적은 없었다. 내가 보증한다. 어쨌거나 자료는 항상 작성일, 작성 내용이 명확하게 명시되어야 한다.
● 잘된 파일 이름: 2012년 12월 1일 기준 생산계획 변경사항.xls
● 헷갈리는 파일 이름: 12월 생산계획 관련.xls
글 : 칼럼니스트 우용표
