07. 내 시간을 지키는 거절의 기술
<워라밸의 시대! 하루 3분 시간관리>
1) 전화는 메일이나 메신저로 유도하라.
전화는 일의 리듬을 깨는 데 있어 최악이다. 물론 전화 응대가 전문인 직종도 있고, 영업사원의 경우 놓쳐서는 안 되는 전화도 꼭 있기 마련이다. 그런 경우를 제외하고는 전화를 받지 않는 습관을 들여보자. 처음에는 어색할 수 있겠지만 급한 일이라면 한 번으로 그치지 않고 계속 전화가 오거나 문자나 메신저가 올 것이다. 따라서 지금 중요한 일을 하고 있다면 즉시 전화를 받아야 한다는 강박관념에서 벗어나야 한다. 물론 예외는 있다. 신입사원이라면 당연히 내부전화를 가장 먼저 받아야 한다. 그래야 각각의 일들을 처리하는 요령이 생긴다.
이때 전화 대신 오는 문자나 메신저․메일의 내용은 전화 통화보다 정리된 내용이어서 기록으로 남을 수도 있다. 그러니 이왕이면 전화를 받지 말고, 문자나 메신저․메일 등으로 유도해 보자. 이렇게 한 달을 보내게 되면 전화의 양은 현저히 줄어들고, 문자 등의 양은 늘게 된다. 특히 일과시간 후에 오는 전화라면 아예 받을 필요가 없다. 정말 급한 일이라면 전화한 이유가 문자 등으로 오게 되어있다. 밤에 오는 전화의 대부분은 정말 급해서일 수도 있지만 ‘나는 지금도 일하고 있다’는 것을 보여주려고 한 것일 수 있다.
저녁 8～9시 이후 전화가 온다면
가장 최악이다.
직급이 높거나 자신의 일을 하는 사업가라면 이 방법을 꼭 기억해 몸에 익혀보자. 전화는 일의 리듬을 방해하는 최악의 수단이다. 또 당신이 리더의 위치에 있다면 아무 때나 직원들에게 전화하지 말아야 한다. 가급적 카톡 등의 메신저로 전달하는 것이 좋다.
2) 이메일은 시간을 정해 확인하라.
매일 아침 우리는 메일을 확인하는 것으로 하루를 시작하고, 매시간 메일 확인 작업을 반복한다. 이처럼 메일에 집착하는 가장 대표적인 이유는 혹시라도 도착해 있는, 놓친 메일이 있을까를 확인하기 위해서다. 물론 누군가가 부탁하거나 요청하는 메일을 보냈을 때에는 최대한 빨리 회신을 해주는 게 좋다. 하지만 어떤 일을 하다가 잠깐 메일을 확인했는데, 급하게 요청하는 건이 있을 경우 대부분 5분밖에 안 걸리겠지 하며 메일의 요청을 처리한다. 그런데 이런 가벼운 메일들을 중간중간 처리하다 보면 본래 하고 있던 일의 흐름이 끊겨 시간이 더 걸리고, 집중도도 떨어질 수밖에 없다. 특히 어떤 일에 집중하다가 흐름이 끊겼을 때 그 흐름을 이어가기란 정말 어렵다.
그렇다면 어떻게 해야 할까? 우선 메일은 ‘남이 주는 Todo List’다. 내가 직접 작성해서 ‘이 일을 해야지’가 아니라 대부분의 메일은 어떤 일을 해달라는 요청사항이다. 따라서 메일의 요청을 처리하는 것은 자신이 정한 일이 아니라 남이 시킨 일을 먼저 한다는 이야기가 된다. 앞에서 이야기한 시간의 주도권을 빼앗기는 것이다.
이렇게 해보자. 가급적이면 메일을 자주 확인하지 말자. 아침에 한 번, 점심시간에 한 번, 퇴근시간 전에 한 번 등 최대한 메일의 확인시점을 늦추거나 정기적인 시간에만 보는 것이다. 이 방법이 어렵다면 두 번째 방법은 메일을 확인은 하되 아주 정말 급한 일이 아니라면 바로 회신하지 않는 것이다. 웬만한 메일은 바로 회신을 보내지 않는다고 해서 신뢰가 깨질만한 일은 거의 없다. 급하게 답하는 게 중요한 것이 아니라 어떤 내용으로 보내느냐가 더 중요하기 때문이다.
회신의 강박증에
빠지지 말자!
그렇다면 언제 보내야 하는가? 몰아서 보내면 된다. 아침이나 오후의 편한 시간을 정해 집중적으로 몰아서 회신하는 시간을 만드는 것이다. 중요한 일을 하는 중간에 몰입이 방해되지 않도록 하는 것이 가장 중요하다. 갑작스럽게 울리는 카카오톡 알림과 문자 메시지도 마찬가지다. 집중해서 일을 할 때에는 알람을 꺼놓도록 하자. 요즘 많이 사용하는 스마트워치를 통해 끊임없이 알람을 받는 것도 자발적으로 스트레스에 뛰어드는 일임을 명심하라.
3) 문자나 카톡은 즉답을 피하라.
이메일과 마찬가지로 중요한 업무를 하고 있는 중에 문자나 메신저가 온다면 슬쩍 내용만 확인하고 바로 답장을 보내지 마라. 물론 즉시 답을 할 만큼 중요한 내용이라면 당연히 보내야겠지만, 그렇지 않다면 나중에 시간이 될 때 한 번에 몰아서 보내면 된다.
문자나 메신저 등의 답신은
시간을 정해 한 번에 몰아서
처리하는 것이 포인트이다.
