02. 영어 이메일 쓸 때 반드시 지켜야 할 4가지 원
<해외영업 11년차가 알려주는 영어 이메일 상황별 패턴100>
영어 이메일 기본 포맷을 익히면 형식적인 부분에서는 문제가 없다. 하지만 제목을 뭐라고 써야 할지 도입부는 어떻게 시작해야 할지 또 다른 걱정거리들에 직면한다. 이런 고민을 날려줄 명쾌한 원칙 4가지를 소개한다.
1. 제목이 내용이다.
인터넷 게시판에서 자주 쓰이는 용어 중에 ‘냉무’와 ‘제곧내’가 있다. 게시판 내용을 클릭해서 열어볼 필요 없이 제목만 읽으면 된다는 뜻이다. 제목은 바로 이렇게 써야 한다. 제목만 읽어보고도 무슨 메일인지 알 수 있을 정도로 써야 한다는 말이다. 물론 그렇다고 본문의 모든 내용을 압축해서 쓸 필요는 없다. 제목을 20글자나 되게 길게 쓰는 사람도 있는데, 받는 사람은 어색함을 넘어 당황스럽기까지 하니 자제하자. 분명한 것은 제목에는 메일을 쓰는 목적과 핵심이 분명하게 드러나야 한다는 점이다.
그리고 제목 앞에 대괄호를 사용하여 머리말을 넣는 것을 추천하고 싶다. 업무나 메시지의 성격을 몇 가지로 구분하여 질문인지 요청인지 등등을 나타내는 것이다. 메일 수신자에게 메일을 보내는 목적을 분명하게 강조할 수 있으므로 소통력이 높아진다. 예를 들어 살펴보면 다음과 같다.
[참고] 4분기 글로벌 경제 동향 ➔ 긴급하지 않으니 참고 차원에서 나중에 확인해도 되는 메일이다.
[문의] 사용자 인증 프로세스 ➔ 질문이 담겨 있으니 답변이 필요한 메일이다.
[긴급] 입금자 확인 ➔ 빨리 열어보고 해결해야 하는 메일이다.
2. 도입부는 3줄 이내로 끝내자.
이메일의 메시지 앞에 나와야 할 가장 중요한 내용은 ‘안녕하세요. 잘 지내시는지요’가 결코 아니다. 메일을 쓰는 목적을 앞부분에서 밝혀주는 것이 중요하다. 이는 상대방이 빠르고 효과적으로 메시지를 이해하는 데 있어 강력한 위력을 발휘한다. 하지만 본문의 메시지가 짧은 경우에는 도입부를 생략해도 된다. 예를 들어 ‘회의 정보를 공지하려고 메일을 드립니다’라고 도입부를 시작했는데, 아래 본문의 메시지가 ‘3월 4일 10시 Johaness 빌딩입니다’처럼 짧게 끝난다면 어색하기도 하고, 본문의 메시지가 짧으므로 별도의 목적을 알려주지 않더라도 쉽게 이해할 수 있기 때문이다.
* 수신자를 호칭할 때는 Dear가 가장 무난하다.
항상 ‘Dear’로 시작하면 예의에 어긋날 일이 없다. 우리말의 ‘누구에게’를 생각하여 ‘To’로 시작하기도 하는데, 이런 표현은 메일 바디에서는 거의 사용하지 않는다. 가끔 이름만 보고서는 상대방이 남자인지 여자인지 알기 어려운 경우가 있다. 이런 때는 굳이 Mr.와 Ms.를 모두 써서 Dear Mr./Ms. Jefferson이라고 하는 것보다 Mr.와 Ms.를 생략하는 편이 오히려 낫다. 상대방의 성별을 모르는 정도의 사이라면 교류가 충분치 않아 예의를 갖추어야 하는 경우이므로, 이름과 성을 모두 포함하는 full name을 써는 것이 좋다.
* 인사말은 Hello 하나면 충분하다.
특별한 인사 소재, 예를 들어 상대방이 최근에 휴가를 다녀왔다든가, 승진 등과 같은 대화거리가 없다면, 그냥 Hello로 시작하면 된다. 한글 메일도 똑같다. 대부분은 ‘안녕하세요’ 한마디하고 바로 본론으로 들어가지 않는가? Hello를 친한 사이에서 쓰는 일상적 인사라고만 생각할 필요는 없다. 비즈니스에서도 대부분 Hello로 시작한다. 친한 사이라면 호칭할 때 붙이는 Dear 없이 Hello나 Hi 바로 뒤에 이름을 쓰면 된다. 이때 이름 뒤에 콤마를 붙인다는 점을 기억하자.
3. 본문은 명확하고 쉽게 작성하라.
* 1메일 1메시지 원칙을 지키자.
한 메일에서는 하나의 메시지만 전달해야 한다. 실제 업무를 해보면 알겠지만, 두 가지 메시지를 동시에 이야기하는 것은 대개 비효율적이다. 둘 중 하나에 대한 답변이 길어질 수도 있고, 어떤 것의 시한이 먼저 종료될 수도 있다. 또 하나는 질문이고 다른 하나 통보여서, 메시지의 성격이 다를 수도 있다. 이럴 경우 두 가지 메시지 모두에 온전히 집중하기가 어려워진다.
게다가 이를 제삼자에게 재전송을 해야 할 경우 제삼자와 관련 없는 메시지가 섞여 들어가 전달력이 떨어지는 것은 물론이고, 전파되어서는 안 될 내용이 노출되는 위험도 존재한다.
* 메시지를 효과적으로 전달하려면 불릿 기호와 표를 이용하라.
메일은 소설처럼 스토리를 들려주는 수단이 아니다. 메시지를 단위별로 묶고 불릿 기호를 붙여 구분하는 것이 좋다. 긴 내용이라 하더라도 한결 수월하게 이해할 수 있기 때문이다.
마치 학생 시절 노트 필기하듯이 메시지를 정리해가면서 쓰면, 논리정연하고 군더더기 없는 메일을 쓸 수 있을 뿐만 아니라 메일을 보는 사람도 이해하기가 쉽다. 여기서 한 발 더 나아가, 표를 사용하면 전달력을 더 높일 수 있는 메시지들이 있다.
* 중요한 부분은 굵은 글자와 밑줄로 강조하자.
내용을 강조하기 위해 글자에 여러 가지 색을 쓰는 경우도 있는데, 색이 화려한 메일은 눈을 어지럽게 하고 집중도를 떨어뜨린다. 색을 사용할 때는 주의가 필요한 부분만 붉은색으로 강력하게 힘을 주는 게 효과적이다. 중요한 부분은 굵게 표시하거나 밑줄을 긋는 정도면 충분하다.
4. 맺음말에도 격식을 갖추자.
* 마무리 인사로는 Thank you도 무방하다.
본문에서 내가 할 말을 다 끝냈다면 그대로 전송을 눌러도 되겠지만, 간단히 ‘안녕히 계세요’와 같은 인사말을 붙여주는 것만으로도 이후의 우호적인 관계의 지속을 기대할 수 있게 된다.
마무리하는 인사말로는 안부와 관련한 사교적인 인사말이 있다.
I am looking forward to seeing you soon. (곧 뵙기를 기대합니다.)
Thank you for your cooperation. (귀하의 협조에 감사드립니다.)
24시간 일할 준비가 되어 있다는 프로의 인상을 남기고 싶다면 다음과 같은 인사말도 가능하다.
Please do not hesitate to contact me if you have any questions. (질문이 있으면 주저하지 말고 연락주세요.)
Feel free to call me. (자유롭게 전화주세요.)
사실 이런 메시지를 남겨도 건전한 상식을 가진 사람이라면 업무 외적인 시간에 함부로 전화하지 않는다. 하지만 이런 멘트들을 습관적으로 반복하면 상투적으로 보일 수밖에 없다.
* 결구 사용에 주의하자.
메일의 마지막 부분에 사용하는 결구의 유무가 격식을 갖추었는가를 결정한다 해도 과언이 아니다. 결구로 사용되는 어휘들의 뜻을 살펴보면, 우리의 사고로는 선뜻 이해되지 않는 부분이 상당히 많다.
가장 무난한 표현으로는 Best regards, Regards, With thanks, Sincerely를 추천한다. 실제로는 Sincerely Yours도 많이 쓰는데, 구식으로 느껴진다는 평가가 많아서 추천하지 않는다.
