05. 알림과 공지 제대로 하기
<해외영업 11년차가 알려주는 영어 이메일 상황별 패턴100>
대체로 일방적으로 메시지를 알리는 경우, 공고·공지·통보 등의 형식을 빌려 그것이 어느 정도로 일방적인지 또는 공식적인 성격을 갖는지에 따라 전달하는 태도가 달라진다. 우리나라에서는 메일이나 문서의 제목부터 확연히 달라진다. [공문], [업무연락], [公告]와 같이 주로 한글이나 한자로 머리기호부터 붙여놓고 시작한다. 아무래도 메일의 말머리에 ‘공(公)’이 붙기 시작하면 말투도 어렵게 해야 할 것 같고, 어려운 한자라도 써야 할 것 같은 기분이 든다.
그런데 영어를 쓰는 사람들도 이런 공지 문장에서는 셰익스피어가 썼을 법한 말투를 쓴다. 현지에서도 이런 문화를 바꾸려는 노력들이 있고 무엇보다 커뮤니케이션의 속도가 빨라지면서 형식을 많이 고쳐나가고 있지만, 오히려 영어를 외국어로 쓰는 우리는 여전히 어려운 말투를 쓰는 경향이 있다. 그러므로 가능하다면 최대한 어색한 표현은 줄여야 한다. 대신 상대가 주의를 기울여 읽을 수 있도록 어느 정도의 형식은 갖추어야 한다.
부드러운 표현으로 알리기
어떤 사실을 알리기 위해 ‘알린다’는 동사만 사용하는 문장은 때로 지나치게 사무적이라는 느낌을 준다. 이에 비해 보내는 사람의 반응을 담아 전하면 친밀한 관계를 맺는 데 도움이 된다. 이를테면 단순하게 ‘승진하셨음을 알려드립니다.’보다는 ‘승진하셨음을 알려드려 기쁩니다.’와 같은 메시지를 받으면 수신자는 더욱 기분이 좋을 것이다. 또 좋지 않은 메시지를 받더라도 ‘불합격하셨습니다.’보다 ‘불합격하셨음을 알려드려 유감입니다.’는 표현에 인간미가 느껴진다.
* 비즈니스 메일의 핵심은 비즈니스다.
친분이 쌓이면 ‘I’m sorry. / I’m happy.’와 같은 문장을 습관적으로 사용하기도 하는데, 이는 결코 권장하지 않는다. ‘감정을 담아 전하기’는 어디까지나 관계의 윤활유로서 업무를 조금 더 부드럽게 만들어주기 위한 쿠션 역할이다. 비즈니스 메일의 핵심은 비즈니스라는 사실을 잊어서는 안 된다.
* 과도한 감정 표현은 자제한다.
윤활유로 기능하는 감정적 표현은 일상적인 업무의 반복 속에서 한 번씩 더해지는 리액션 정도의 수준이어야 한다. 과도한 표현은 오히려 진심을 의심하게 만들고, 공과 사를 구별하지 못하는 사람이라는 인상을 주기도 한다. 본격적으로 축하나 위로가 필요한 일이면 예의를 갖춘 별도의 포맷과 패턴을 사용하자.
~하게 되어 유감입니다 we regret to
좋지 않은 소식을 전할 때 사용하는 표현이다. 이번에는 ‘regret’을 활용한 패턴을 소개한다. 유감을 표현할 때는 흔히 ‘sorry’를 사용한다. 하지만 ‘sorry’는 말하는 사람에게 잘못이 있음을 인정하는 경우에도 사용하기 때문에, 상황에 대한 유감을 전할 때는 regret을 쓰면 오해를 줄일 수 있다.
<패턴 연습>
We regret to reject your request of reconsideration.
(귀하의 재고 요청을 거절하게 되어 유감입니다.)
I regret not to appointing Phil as vice president of the Asia business division. 아시아 (사업부의 상무(부대표)로 필을 임명하지 못해 유감입니다.)
<다른 표현>
I am sorry to inform you that additional investment is not available.
(추가 투자가 불가능하다는 사실을 알려드려 유감입니다.)
Regretfully, I am unable to attend party tomorrow due to a biz trip.
유감스럽지만, 출장 때문에 내일 파티에 참석할 수 없습니다.)
(Unfortunately, we decided to cooperate with a different partner.
(아쉽지만, 우리는 다른 파트너와 협업하기로 결정했습니다.)
부재, 휴무 공지하기
자신의 부재와 휴무 사실을 공지하지 않아, 상대방으로부터 답을 하지 않는다는 심각한 오해를 받는 경우가 종종 있다. 모바일 환경과 스마트폰의 발달로 언제 어디서나 메일을 확인하고 회신할 수 있어서인지 휴가를 가면서도 별도로 알리지 않고 계속 업무를 이어가는 사람도 적지 않다. 하지만 연락을 계속하더라도 평소만큼의 커뮤니케이션이 여의치 않을 수 있으니 미리 알리는 것이 예의다.
* 부재 및 휴무 기간을 정확히 알린다.
언제까지 업무가 제한되는지, 또 언제부터 다시 정상적인 업무가 시작되는지 정확히 제시하여 상대가 적절하게 대처할 수 있도록 해야 한다. 그렇지 않고 그냥 ‘사무실에 없어요.’라는 메시지만 남기면, 나는 사라질 테니 앞으로도 찾지 말아달라는 말과 다름없다. 비즈니스 세계에서는 잠수를 탈 수가 없다. 그냥 제외될 뿐이다. 내 자리와 월급도 함께.
* 대안을 같이 제시하자.
개인적인 부재 시에 급한 일을 대신 처리해줄 수 있는 동료나 비서가 있다면 그 사람의 연락처를 알려준다. 당연히 백업 동료에게도 미리 알리고 동의를 구해야 한다. 사무실 전체가 휴무일 경우에는 ‘모바일로 메일 확인은 가능하다.’라든가 ‘급할 경우에는 개인 핸드폰으로 연락 달라.’는 대안도 가능하다.
자리를 비웁니다 out of office
출장, 휴가, 병가 등의 사유로 업무를 할 수 없을 때 사용하는 패턴이다.
<패턴 연습>
I will be out of office from next Monday to Wednesday for a business trip.
(저는 출장으로 다음 주 월요일부터 수요일까지 자리를 비웁니다.)
The director is out of office this week to attend leadership training.
(부장님은 이번 주 리더십 훈련에 참석하기 위해 자리를 비웁니다.)
Since I’m out of office until next Friday, Aimee will be in charge temporarily.
(제가 다음 금요일까지 자리를 비우게 되어, 에이미 씨가 임시로 담당합니다.)
<다른 표현>
I’m away on vacation next week. (다음 주에 휴가를 떠납니다.)
April 23rd is my personal day off. (4월 23일은 개인 휴가입니다.)
(연차 개념의 휴가는 보통 off로 사용한다.)
