06. 약속과 초대는 최대한 구체적으로
<해외영업 11년차가 알려주는 영어 이메일 상황별 패턴100>
비즈니스에서 약속이란 미팅, 컨퍼런스콜, 행사 참여 등 주로 동시간의 참여가 필요한 만남을 의미한다. 미팅을 약속하는 일은 명확하게 하지 않으면 관련된 여러 사람의 귀한 시간을 허비하게 만들 수 있다. 그러므로 처음 약속을 정할 때부터 언제 어디서 만날 것인지에 대해 분명하게 의사소통할 필요가 있다. 또한 제대로 약속이 되었는지 확인도 해야 하고, 변경이 필요할 때에는 즉시 연락하여 서로의 일정 낭비를 막아야 한다.
약속 변경, 취소하기
기껏 약속이 가능한 날짜를 찾아서 확정해두었는데 약속을 바꾸자고 하면 짜증이 날 것이다. 변경할 수 있더라도 변경하는 과정 자체가 번거롭고 신경이 쓰인다.
* 약속을 변경할 때는 가능한 빠르게 한다.
약속을 변경할 경우에는 상대에게 최대한 빨리 통보해주어야 결례를 조금이라도 줄일 수 있다. 그뿐만 아니라 변경이 불가능해지고, 취소해야 하는 상황을 막을 가능성도 높아진다.
* 변경과 취소 시에는 이유와 대안을 밝힌다.
약속을 변경하거나 취소하는 경우에는, 왜 약속을 변경해야 하는지 정중하게 이유를 밝히는 것이 예의다. 이러저러한 설명도 없이 변경하자고 하거나, 취소하는 것은 결코 예의가 아니다. 비록 상대가 납득 못할 이유라 하더라도 변경이나 취소하는 사유를 알리고 가능하다면 대안까지 제시한다.
* 변경이나 취소가 ‘나’로 인한 것이라면 간단하게라도 사과 표시를 한다.
짧게 ‘Sorry’ 정도로라도 사과 의사를 밝히자. ‘미안하다’는 한마디가 관계를 부드럽게 만드는 윤활유가 되기도 한다.
약속을 취소합니다 cancel the appointment
약속을 취소한다는 표현은 아주 간단하다. ‘cancel’을 사용하면 된다. 물론 직접적으로 취소한다고 표현하는 대신 ‘참석할 수 없다.’와 같이 에둘러서 말하는 것이 더 바람직한 경우도 많다. 단, 공식적인 행사의 취소를 공지해야 하는 경우에는 확실하게 취소 의사를 밝히는 것이 좋다.
<패턴 연습>
I’d like to hear your opinion whether we should cancel the appointment.
(약속을 취소해야 할지 당신의 의견을 듣고자 합니다.)
I have no choice but to cancel the appointment with you this Tuesday.
(이번 주 화요일 당신과의 약속을 취소할 수밖에 없습니다.)
<관련 표현>
We cancel the Q3 workshop due to a team scheduling conflict.
(팀 일정이 겹치게 되었기 때문에 우리는 3분기 워크숍을 취소합니다.)
Due to a sudden emergency, I can’t honor our appointment.
(갑작스럽게 급한 일이 생겨, 약속을 지킬 수 없게 되었습니다.)
초대하기
초대하기는 일반적인 약속하기와는 조금 다른 상황이다. 약속은 주로 미팅이나 면담과 같은 때에 사용하는 반면, 초대는 행사나 모임에 참석을 요청하는 때를 말한다. 아무래도 미팅보다는 자주 일어나지 않는 일이고, 이벤트 성격이기 때문에 ‘약속 요청하기’나 ‘약속 구체화하기’보다는 더 정중한 편이다. 거창한 행사가 아니더라도 초대의 메일은 상대방을 존중한다는 표시이자 약속의 중요성을 높이는 효과가 있다. 요식 행위라고 생각할 수도 있겠지만, 뭐 어떤가 이 짧은 수고가 큰 차이를 만들 수도 있다.
* 초대하는 이벤트의 내용과 목적을 밝히자.
단순히 몇 주년 기념식에 초대한다는 식의 메시지로는 충분하지 않다. 초대받는 사람이 하객으로 참석하는지, 누가 참석하는지, 행사는 언제 시작해서 언제 끝나는지, 주차는 되는지, 대중교통으로 어떻게 오는지, 별도 배차가 있는지 등등의 세부적인 정보가 담겨 있어야 한다. 결혼식 청첩장을 보낸다고 생각하면 쉽게 이해할 수 있다.
* 참석 여부를 확인할 수 있는 답장을 요청하자.
불특정 다수에게 무작위로 발송하는 경우를 제외하곤, 참석 인원을 파악해야 한다. 이를 위해 메일 말미에 참석 여부를 회신해달라는 말을 덧붙여두자. 그중에서도 꼭 참석해야 하는 사람이라면 답변이 없을 시 전화를 걸어 참석 여부를 확인하는 것이 좋다.
참석해주세요 join us for
참석하기를 권유할 때, 참석보다 참여의 의미를 강조하여 상대의 부담을 줄여주고 싶은 경우에 사용하면 적절한 표현이다. 덜 딱딱하게 느껴지면서도 정식적인 초대의 형식이기 때문에 다양한 상황에 두루 사용하기 좋은 표현이다.
<패턴 연습>
Please join us for new product un-pack event at Sheraton Hotel.
(쉐라톤 호텔에서 열리는 신제품의 공개 행사에 참석해주세요.)
Would you join us for the meeting due to an agenda related to R&D?
(개발과 관련한 안건이 있어서 그런데 회의에 참석해주시겠어요?)
We really wish you will join us for the conference.
(귀하가 컨퍼런스에 참석해주시기를 진심으로 희망합니다.)
<관련 표현>
Please respond by July 15th.
(7월 15일까지 (참석 여부를) 회답 부탁드립니다.)
We will be waiting to hear from you.
(답변을 기다리겠습니다.)
Please let me know if you can join us.
(저희와 함께하실 수 있는지 알려주세요.)
