01. 업무과부하에서 벗어나는 방법?
<하버드 첫 강의 시간관리 수업>
시간은 누구에게나 공평한 24시간이면서도 공평하지 않은 24시간이다.
-올더스 헉슬리(Aldous Huxley)
IT 회사에 근무하는 로버트는 항상 성실하게 주어진 업무를 잘 해내고자 노력하는 사람이다. 그는 최선을 다해 모든 일을 수행하며, 팀이 회사의 목표를 달성할 수 있도록 팀원들을 도와준다.
어느 날, 그의 상사가 팀원들에게 말했다. "새 프로젝트의 상세 계획서를 작성할 인원이 필요합니다. 지원자 있습니까?"
대부분 고개를 숙인 채 컴퓨터만 볼 뿐 대답하는 사람은 아무도 없었다.
"아무도 없나요?" 상사는 다시 한 번 물었다. 아무도 나서지 않자 언제나처럼 로버트가 자리에서 일어났다. 상사는 로버트가 성실하고 열심히 하는 직원이라며 칭찬했다. 사실 동료들은 자신이 일어나지 않으면 결국 로버트가 업무를 맡을 것이라 예상하고 있었다. 성실하고 완벽주의자인 로버트는 맡은 일을 완벽하게 수행한다. 그러나 그런 그에게도 한 가지 문제점이 있었다. 바로 주어진 시간 안에 일을 완료하는 경우가 드물다는 것이다. 왜냐하면 자신이 감당할 수 없는 일을 맡아 하기 때문이다.
로버트와 같은 사람들은 칭찬받을 만한 직원이지만, 가장 큰 문제점은 타인의 요청과 밀려오는 업무에 ‘노(No)’라고 말하지 못한다는 것이다. 타인의 부탁을 거절하지 못해 간혹 능력 밖의 일들을 맡게 된다. 그래서 기존의 업무계획에 자꾸 새로운 업무들이 추가돼 결국 야근하거나 주말까지 일을 하게 된다. 더 안타까운 점은 업무효율도 그다지 높지 않아 늘 다른 사람보다 뒤처진다는 것이다.
이 글을 읽는 당신도 로버트와 같지 않은가? 만약 로버트처럼 모든 일을 도맡아하고 있다면, 이런 업무과부하가 어떤 영향을 미치고 있는지 고려해볼 필요가 있다. 넘쳐나는 업무로 직장생활에서 활력소를 찾을 수 없다면, 과연 그러한 업무는 원래의 목표와 얼마나 관련되어 있는지 살펴볼 필요가 있다.
이런 상황들은 자신을 지치게 만들어버릴 수 있다. 자기계발을 하거나 가족, 친구들과 보내야 하는 시간을 업무에 소비해버린다면 그것 또한 고통스러울 것이다. 만약 이 같은 상황에 처해 있다면 다음의 방법을 시도해보길 바란다. 그러면 업무과부하에서 벗어날 수 있을 것이다.
1. 자신의 목표와 직책을 분명히 한다.
이렇게 하면 본래 업무와 그 외의 업무를 확실히 구분할 수 있다. 만약 자신의 직책과 관련이 없는 일이라면 굳이 나서서 떠안지 않아도 된다. 반대로 생각해보자. 떠안은 일은 원래 누군가의 일이고, 그 사람이 책임져야 하는 것이다. 어쩔 수 없이 일을 맡게 된다 해도 그 업무를 자신의 책임으로 돌릴 필요는 없다. 그저 최선을 다해 그 업무책임자를 도와주면 되는 것이다.
2. 동료가 일을 제대로 마치지 못했거나, 기준에 못 미친다고 해도 도와주지 않는다.
일을 엉망으로 했다고 도와준다면, 그들은 영원히 발전할 수 없다. 일이 진행되는 상황에 맞게 의견을 제시하는 것이 그들을 도와주는 방법이다.
3. 상사나 동료에게 ‘노’라고 말하는 법을 배워라.
타고나기를 남을 도와주는 걸 즐기거나, 자신을 팀에서 빠져서는 안 될 존재라고 생각하고 있다면 ‘노’라고 말하기 어렵다. 거절을 어려워한다면 로버트처럼 쉼 없이 일만 하게 될 것이다.
상사가 업무 이외의 것을 요구할 때 거절하는 것은 왜 이 일을 하고 있는지에 대해 말하는 것보다 쉽다. ‘예스(Yes)’라고 말하는 것이 어떤 결과를 가져올지 진지하게 생각해보라. 기존의 업무계획에 차질이 생겨, 결국 중요한 업무를 제시간에 끝낼 수 없을 것이다. ‘노’라고 말해야 하는 이유는 이것으로 충분하다. 사장 앞에서 ‘노’라고 하는 것은 큰 도전일지도 모른다. '예스'라고 말하면 사장이나 상사의 기분을 좋게 할 수는 있다. 이 사례처럼 상사는 '모두가 싫어하는 일을 로버트는 하는군.'이라고 생각한다.
하지만 계속해서 새로운 업무를 떠맡다가 본래 업무를 제시간에 마칠 수 없다면 그야말로 실패자로 전락하고 만다. 명심해야 할 것은 '예스'가 승진으로 이어지지 않는다는 점이다. 상사는 '내가 승진하기 위해선 로버트가 꼭 필요해'라고 생각할 수 있다. 사장들은 로버트처럼 언제든지 부릴 수 있는 사람을 결코 승진시키지 않는다. 상사가 본래 업무도 아닌데 처리하기 까다로운 일을 넘기려고 할 때 다음의 방법대로 해보자.
1. 생각을 마치기 전까진 아무것도 말하지 마라. 충돌을 피할 방법을 생각한 후 "내일 다시 얘기해도 될까요?"라고 말하라.
2. 그 시간 동안 대답을 준비하라.
3. 다시 얘기할 시간이 오면, 현재의 업무 스케줄을 보여준 뒤 본래 업무와 새로 맡기려는 업무 중에 어떤 것을 먼저 시작하면 좋을지 상사에게 직접 결정하게 한다. 그러면 그 일은 다시 상사에게 돌아가게 될 것이다.
하버드 시간관리 비법
업무과부하라는 생각이 든다면 현재의 업무상황을 다시 살펴보자.
1. 업무와 멀어질 수 있는 일정한 휴식시간을 정하라. 몇 시에 일을 시작했건 구체적인 휴식시간이 필요하다. 정해진 업무시간에는 열심히 일하고, 휴식시간부터는 메일 확인과 같은 업무와 관련된 그 어떤 것도 하지 않는다.
2. 취미를 만들어라. 어떤 것을 좋아하는가? 독서, 운동, 음악감상 등 취미를 만들어 즐기는 것이 좋다. 퇴근 후에는 퇴근 후의 일만 생각하라.
3. 적절하게 쉬는 법을 배워라. 하루 평균 업무시간은 8~10시간이다. 이렇게 긴 시간 동안 일만 할 수 없다. 가능하다면 사무실 밖으로 나가 산책하거나 동료들과 수다를 떨어도 좋다. 간단한 스트레칭을 하거나 먼 곳을 바라보며 휴식을 취하라. 이런 것들이 업무에 도움이 될 것이다.
4. 업무효율을 높이거나 수입을 늘리는 방법을 모색하라. 능력이 생기면 당신의 가치도 자연스럽게 높아진다. 새로운 프로젝트, 가치를 높일 수 있는 이직, 승진과 같은 일이 점차 늘어날 것이다. 물론 창업하거나 자문해줄 수도 있다. 가치가 오르고 수입이 늘어 가면 일하는 시간이 줄어들고, 그 시간을 자신을 위해 사용할 수 있다.
