02. 내일, 또 모레로 미루는 습관
<하버드 첫 강의 시간관리 수업>
오늘 할 수 있는 일을 내일로 미루지 마라.
-벤저민 프랭클린(Benjamin Franklin)
하버드 경영대학원 출신의 로버트는 텍사스주의 한 스포츠용품 회사의 팀장이다. 다방면에서 뛰어난 실력을 갖춘 그는 부하직원들과도 좋은 관계를 유지하고 있다. 그런 그에게 치명적인 단점이 하나 있었다. 그건 바로 미루는 습관이었다. 습관적으로 오늘 할 일을 내일로 미루고, 내일 할 일을 모레로 미룬다. 심지어 정말 사소한 일을 결정할 때도 다음으로 미루곤 한다. 그의 방에서 나온 부하직원들은 꼭 한마디씩 던진다.
"고생해서 정보를 알려줬으면 이제 결정을 해야 되는 거 아닌가요? 일이 더 어려워질 텐데 결정은커녕 일만 더 늘어나고 있어요."
하지만 로버트의 이런 모습은 결정을 하지 못하는 게 아니라 해야 할 일을 내일로 미루는 습관이었다. 특히 본인이 원하지 않는 일일 경우에 이 현상은 더욱 심했다. 로버트는 결국 쓴맛을 보게 되었다. 곧 회의가 열릴 것이라는 메시지를 제때 읽지 않아 아무런 준비 없이 부랴부랴 회의에 참석했고, 회의가 끝난 후 해고당하고 만 것이다.
미루는 것은 무엇일까? 미루는 것과 더욱 많은 정보를 입수한 후 다시 결정을 내리는 것은 어떤 차이가 있을까? '미루는 것'이란 일부러, 습관적으로, 지금 해야 할 일을 늦추는 것이다. 생각만 하고 행동으로 옮기지 않는 사람들이 흔히 저지르는 나쁜 습관이다.
자신에게 미루는 습관이 있는지 확인하고 싶다면 스스로에게 질문을 던져보라. “왜 이 일을 늦춰야 할까?”만약 그럴싸한 이유가 없다면, 마음을 다잡고 즉시 행동으로 옮기면 된다. 일을 미루는 경향이나 습관이 있는 사람들은 주로 세 가지 이유를 가지고 있다.
1. 일이 지루하고 재미가 없다.
해야 하는 일들이 대부분 재미가 없거나 처리하기 힘들 정도로 번거롭다. 지루하거나 매우 중요한 일을 진행할 때 진척되지 않은 적이 있는가? 중요한 일을 피하려고 별로 중요하지 않은 일을 한 적은 없는가? 하루 계획은 무엇이며 중요한 일을 하지 않았는가? 끝내지 못한 이유는 무엇인가? 그 일이 지루하고 번거로워서가 아닌가?
미루는 습관을 개선할 몇 가지 방법이 있다.
◆하기 싫은 일은 다른 사람들에게 나누어줘라. 나에게는 재미가 없는 일이지만, 다른 사람들에게는 짜증나는 일이 아닐 수도 있다.
◆다른 사람에게 나누어줄 수 없다면 스스로 해결하라. 이럴 때는 조금 더 객관적인 위치에서 지금의 상황을 살펴봐야 한다. 어렵지만 굉장히 중요한 단계다. 그리고 자신에게 말해보자. "그래. 물론 어렵겠지만 이 고비를 넘기고 성공적으로 일을 끝마치자."
◆미루다보면 약간의 죄책감과 자신에 대한 불만이 생길 수 있다. 일을 회피하고 싶을 때는 일을 다 끝낸 후의 성취감과 보람을 떠올려보는 것도 괜찮다. 열심히 업무에 임할 수 있도록 북돋아준다.
◆하기 싫은 일을 원래의 계획대로 진행한 다음 동료에게 말하여 포기할 생각을 할 수 없게 하라.
번거롭고 하기 싫었던 일을 끝내고 나면 마음이 가벼워질 것이다. 그때 스스로에게 이렇게 말하라. "이 일을 왜 진행하지 않았을까?" 이러한 반문은 또다시 미루고 싶을 때 교훈으로 삼을 만한 좋은 경험이 된다.
2. 실패할까 두렵다.
일을 미루는 이유 중의 하나는 바로 실패에 대한 두려움이다. 우리는 실패를 두려워하기 때문에 일이 순조롭게 끝날 것 같지 않은 예감이 들면 미리 피하려고 한다. 계속 피하기만 한다면 정말 실패할 수밖에 없다는 걸 명심해야 한다. 어려운 일을 만났을 때는 직접 헤쳐 나가는 수밖에 없다. 일을 제대로 끝낼 수 없는 이유가 관련된 교육이나 자료가 부족한 것 때문이라면 최대한 도움을 요청하면 된다. 자신감이 부족한 것이 원인이라면 꼼꼼하게 계획을 세워 두려움을 해소해보자. 일을 제대로 끝낼 수 있는 모든 요소를 생각한 다음 행동으로 옮겨라. 두려움은 사실 아무것도 아닌 마음속 장애물이었다는 걸 알게 될 것이다.
3. 어디서부터 손을 대야 할지 갈피를 잡지 못한다.
사람들은 큰 프로젝트를 맡거나, 일의 확실한 절차가 없을 때 어떻게 시작을 해야 할지 망설인다. 애매모호한 것 역시 일을 늦추는 이유 중 하나다. 어느 날 상사가 "우리 회사의 시간관리에 대한 책을 써보세요."라고 한다면 어디서부터 어떻게 쓸 것인가? 분명한 주제를 잡지 못하면 시간이 지체될 것이고 이로 인해 다른 일들도 자연스럽게 지체될 것이다. 이를 개선하기 위한 두 가지 방법이다.
◆현재의 위치를 벗어나라. 관심을 두지 않을 때 더 좋은 아이디어가 떠오르고, 일이 지연될 가능성도 낮출 수 있다.
◆작업을 여러 부분으로 나누어 중요도 순대로 정렬한다. 그리고 순차적으로 진행하면 일을 잘 끝마칠 수 있다.
부담스러운 업무를 맡아서 일을 미루고 싶다면 위의 두 가지 방법대로 따라 해보자. 미루는 습관도 고칠 수 있고, 무조건 해야 하는 일을 할 때도 전보다 작업이 쉽다는 생각이 드는 것은 물론 업무효율도 더 높아질 것이다.
하버드 시간관리 비법
일을 미루는 경향이나 버릇이 있는가? 확신이 서지 않는다면 다음의 테스트를 진행해보자.
각 항목을 보고 그렇다고 생각하면 1점, 아니라고 생각하면 0점을 매긴다.
1. 마감기한 전에는 자신의 성과물을 제출하지 않는다.
2. 출근하면 일에 집중을 못 하고, 일과 관계없는 인터넷 사이트를 서핑하다가 퇴근시간이 가까워져서야 바빠진다.
3. 업무계획이 없으며 시간관리를 할 줄 모른다.
4. 낮에 충분히 끝낼 수 있는 일을 미뤄서 야근을 한다.
5. 심리적 안정감이 강하기 때문에 늘 시간이 충분하다고 느낀다.
6. 나태한 경향이 있어 내일도 할 수 있다고 생각한다.
7. 상사나 동료가 업무진행 과정에 대해 물으면 "확인해보겠습니다. 시정하겠습니다."라는 말을 자주 한다.
8. 일하면서 군것질거리를 쌓아두고 자주 먹는다.
9. 일할 때마다 "일단 다른 것부터 하고 나중에 다시 해야지."라며 각종 변명거리를 생각해둔다.
10. "아직 늦지 않았어, 정 안되면 밤새우지 뭐."라며 스스로에게 관대해진다.
11. 업무의 우선순위가 없어서 하루 종일 급하지 않은 일을 하느라 바빠서 정작 중요한 일을 못 한다.
12. 늘 시간에 쫓겨 급하게 제출하고 결국 상사에게 혼난다.
13. 얼굴이 두꺼워 남이 아무리 재촉해도 신경 쓰지 않는다.
14. 작업의 진척에 관해 단 한 번도 먼저 보고한 적이 없다.
15. 같이 작업을 해야 할 때 팀원들이 불편해하고 같이 일하기 꺼린다.
그렇다고 대답한 것이 0~4점이라면 미루는 습관은 아직 심각한 수준이 아니다. 5~11점이라면 어느 정도 미루는 습관이 있다. 만약 12~15점이라면, 미루는 정도가 심각한 수준이다. 업무효율을 높이기 위해서는 미루는 습관을 개선해야 한다.
