행사대행 수주 경쟁력-첫번째
프리젠테이션
오늘은 행사대행에서 가장 중요한 것은 수주라고 이야기를 했습니다. 그럼 어떻게 해야 수주를 할 수 있을까요? 지금부터 다섯차례에 걸쳐 그 이야기를 하도록 하겠습니다. 그 중에서도 공공기관 행사대행파트에 이야기라고 할 수 있습니다만 반드시 행사대행에만 국한된 것은 아니고, 수주 비지니스 모두에 해당하는 내용이기에 관련 있는 분야에서 업무를 하시는 분들은 참고하시면 좋을 듯 하네요. 첫번째로 피티에 대한 내용을 이야기하도록 하겠습니다. 저의 15년간 수주 비지니스 노하우가 들어가 있는 매우 귀한 내용이 될 것입니다. 먼저 PT는 그때 그때의 유행이 있습니다. 그래서 그 시기에 맞는 전략들이 있었구요. 그 전략들은 길게는 2년 짧게는 몇 개월의 생명력을 가지고 위력을 발휘하다 식상해 없어지곤 했었습니다. 하지만 잠깐 잠깐 스쳐가는 유행같은 툴(tool)들은 결국 아래의 정의를 이루기 위한 스킬이었습니다.
PT란 제안내용을 전달하는 것이 아니라
제안내용을 (평가자)의 기억에 남게하는(주입하는) 것
제가 생각하는 피티는 가장 본질입니다. PT는 평가위원이 선택적으로 지각하는 것이 아니라, 피티자(발표자)가 선택적으로 주입하는 것입니다. 기억에 남게 할 수 있다는 것은 평가위원에게는 강한 인상을 남겼다는 이야기와 일맥상통합니다. 그럼 수주 확률이 높아지겠죠. 처음 준비과정부터 이걸 염두에 두고 고민하며 한다면 남들과 다르게 할 수 있습니다. 제안요청서와 과업지시서에서 이미 제안사가 해야할 일들이 대부분 다 나와있습니다. 그 안에서 최대한 크리에이티브하게 제안을 해서 PT에 임하지만 같은 공간과 시간, 예산을 받아서 제안을 하게되니 연출적 요소가 포함되지 않는 한, 그 제안이라는 것은 별반 차이가 없습니다.평가하는 사람 입장에서보면 같은 내용의 PT를 수 시간동안 듣고 있는 셈이죠. 매우 지루하고 힘든 정신노동입니다. 그렇다보니 제안 내용이 파격적이거나 독특한 게 아니라면 기억에 남지 않습니다. 그래서 한때는 자극을 주기 위한 파격적인 단어들을 사용하며 제안을 했던 때가 있었습니다. 유일, 독점, 최초, 최대 등 가름할 수 없는 형태의 형용사를 써가며 우리가 최고다라는 걸 어필했던 때가 있었습니다. 가장 기초적인 단계였죠.그런 단어에 넘어가는 평가위원이 없더라도 기획자들은 이런 단어에 꽂혀 있던 시기였습니다.
"현금으로 할 경우 얼마의 금액이다"라는 식의 피티가 한창 유행했었던 시절이 있었음그 후에 유행하던 것이 과업 이외 별도의 추가 제안이었습니다.
협찬으로 추가제안 비용을 충당하겠다는 아주 달콤한 제안입니다.벌써 10년 전입니다. 이런 전략이 어느정도 성공해 수주로 이어졌습니다. 그렇게되니 이 또한 너도나도 이런 식으로 입찰에 참여하게 되니 이 또한 평가위원들의 기억에 남지 않게되습니다. 하도 많이 들으면 감각이 무뎌지는 거랑 같은 맥락입니다. 거기에 더해서 이런 전략은 발주처 입장에선 아주 좋은 것이죠. 그래서 제안했던 내용을 계약서에 명기해 의무사항으로 가기 시작하면서 자기 발목을 잡는 경우가 많아져 이젠 사라져가고 있는 방법입니다. 그러면서 결국 본질에 충실하는 쪽으로 진행되어 갑니다. 제안한 내용을 전달하기 위한 가장 좋은 방식을 찾는거죠. 이땐 무엇보다 제안 내용의 전달 방식에 중점을 두어야 합니다. 그래서 때로는 아나운서가 피티를 하기도 하고, 저의 경우엔 저나 직원들을 아나운서 양성과정에 등록시켜 음성톤, 몸과 손의 제스처 등을 교육받아 전문 PT요원으로 양성하기도 했었습니다.
"그럼 제가 평가위원의 기억에 남기기 위해 썼던 방법을 공개하도록 하겠습니다."
1분안에 핵심만 말하라첫번째, 하고자 하는 말은 피티 시작 후 1분 안에 정리해서 발표합니다.
거의 모든 피티는 시작 후 1분 안에 결정됩니다. 책이나 전문가들의 이야기를 들으면 1분도 많이 잡은 시간이고, 30초안에 결정된다고 이야기합니다. 30초든 1분이든 시작 초에 모든 핵심만 뽑아서 정리하는 것이 좋습니다. 평가위원이 나에게 집중하는 시간은 피티장에 입장해 인사하고 발표 시작한 후 딱 1분이라고 생각하고 준비해야 합니다.
3가지를 넘지 않게 요약 강조하라두번째, 그 핵심 요약은 반드시 3개 혹은 3개 안쪽으로 정리해야 합니다.
이 작업을 할때는 기획자는 배재되는 것이 좋습니다. 기뢱자는 자신이 작성한 제안서이기때문에 객관적으로 보기 어렵기 떄문입니다. 평가위원 누구도 기획자만큼 내용에 대해 잘 알지 못합니다. 그래서 평가위원의 시각으로 볼 사람들이 하는 것이 좋습니다. PT는 최대한 덜어내 간단하고 명쾌하게 전달하는 것이 중요합니다. 왜죠? 평가위원에게 주입시켜야 하는데 내용이 많고 구성이 복잡하면 그게 주입이 될까요? 하지만 기획자들은 산고의 고통으로 만든 제안서이기때문에 그 제안서에서 덜어내는건 본인이 직접하기 어려운 작업입니다. 그렇기에 기획자는 그 과정에서 배재하고 하는게 더 좋습니다. 기획자를 통해 제안의 핵심 내용이 어떤 것인지는 충분히 전달 협의 된 상태에서 선택적으로 주입하고자 하는 내용외의 것들은 덜어내는 것을 말하는겁니다.
정보와 제안을 알아보기 편하게 비주얼화시키면 기억속에 남기기 수월함세번째, 시각화입니다. Visual Thinking이 되어야합니다.
다시 말씀드리지만 내 제안을 평가위원의 기억속에 남기려면 어린 아이에게 밥을 먹이 듯, "내가 제안하는 것은 이런거야" 하고 쉽고, 가장 알기쉽고 다 떠먹여 주어야 합니다. 그려려면 정보와 데이터를 비주얼화시키면 너무 좋죠. 모든 페이지를 다 그럴 필요는 없구요. 핵심이 되는 몇 장만 비주얼화시키면 됩니다. 전체적으로 제안의 내용이 비슷할 경우 특히 운영사업 같은 피티의 경우엔 차별화시키기가 더더욱 쉽지 않은데요. 그럴때 위 방법을 사용해 보시면 큰 효과를 보실 것입니다. 다음편에서 또 뵙겠습니다.
