이메일 보낼 때 주의사항(감정통제)

1. 이메일은 감정을 제대로 전달할 수 없다는 점을 명심하자.

이메일은 의사소통 수단 중에는 아주 불완전하고 형편없는 수단이라는 점을 잊지 말자. 이메일만으로는 (글쓰기의 달인이 아니라면) 내 감정을 충분히 전달하기 어렵다. 

받는 사람의 기분이 위축돼 있다면 발신자가 일반적인 내용을 썼어도 수신자는 이를 공격적으로 받아들일 수 있다.

2. 감정의 명확한 전달을 위해 이메일 앞부분에 전체적인 감정 tone을 알릴 필요가 있다.

상대방이 마음의 준비를 할 수 있도록, 내 감정의 tone을 명시적으로 알리는 것이 좋습니다.

예 1) 마음의 부담을 느끼면서도 솔직한 제 심정을 말씀드리고자 합니다.

예 2) 앞으로의 진행 과정에서 불필요한 오해를 없애기 위해 저희의 요구사항을 정확히 전달하고자 합니다.

예 3) 당황스러운 마음으로 메일을 드립니다.

3. 상대방 스타일에 맞추자.

메일을 주고 받다보면, 상대방 스타일을 파악할 수 있다. 상대방이 용건만 간단히 쓰는 스타일인지, 아니면 다소 장황한 배경설명을 하면서 세세하게 언급하는 스타일인지.

누구나 자기가 익숙한 스타일에 더 친근함을 느낀다. 내용 못지 않게 형식도 중요함을 잊지 말자.

4. 상대방 이메일에 즉각 반응하지 말자.

특히 상대방 이메일에 즉각적으로 감정적인 대응을 할 경우 이는 두고 두고 본인을 힘들게 할 수 있다.

전화통화는 남지 않지만(특별히 상대방이 녹음하지 않는 한), 이메일은 상대방에게 오랫동안 남아 있게 된다. 잊을만 하면 다시금 그 이메일이 상대방을 자극할 수도 있기 때문이다. 

나를 화나게 하는 이메일일수록 최소한 30분 이상의 시간적인 여유를 두고 답장하자. 절대 흥분한 상태에서 이메일을 보내지 말아야 한다. 

5. 상대방의 feed back을 기다린다는 말로 마무리하자.

"너무 제 의견만 말씀드린 것 같습니다. 아무래도 제가 ---한 점이 신경이 쓰여서 그런 것 같습니다. 제가 놓치고 있거나 제가 고려해야 할 사항에 대해서 말씀주시면 참고하고 반영하겠습니다. 편하게 말씀주시기 바랍니다."