팀 회의를 보면 팀 수준이 보인다

직장인 천 명 대상 조사결과, '회의'에 대해 회의적인 입장 55.2%

"회의를 할 때마다 회의에 빠진다."

"회의를 위한 회의 좀 그만했으면 좋겠다."

조직의 가장 중요한 활동 중 하나인 회의는 때로 '천덕꾸러기' 취급을 받는다. 결론을 내지 못한 채 시간만 낭비하는 회의가 많기 때문이다. 대한상공회의소가 2017년 직장인 1000명을 대상으로 조사한 결과 '결론없이 종료되는 회의가 많다'는 응답이 절반 이상(55.2%)을 차지했다. '회의 결론이 실행될지 의문이다'는 답변도 53.9%에 달했다.

이런 식의 회의가 반복되는 조직이 제대로 굴러갈 리 없다. 회의는 자주 하지만 참석자들 머릿속엔 딴 생각만 가득할지 모른다. '나만 안 걸리면 돼'란 태도로 업무를 맡지 않기 위해 '핑퐁'을 하고 있을지도.

조직개발 전문가 박태현 대표는 "회의 모습을 한 시간 정도만 관찰해보면 그 조직의 대부분을 파악할 수 있다"며 "팀장으로서 팀 문화를 바꾸고자 하는 마음이 있다면 가장 먼저 '회의 생산성 향상'에 나서야 한다"고 말한다.

팀에 어울리는 회의 형태 만들기

먼저 회의 주기와 방식 등에 대해 팀원들과 상의해 팀에 맞는 형태를 정하는 것이 좋다. 꼭 필요한 경우에 주제를 명확히 한 뒤 모여야 한다. 철저히 계획하고 회의를 진행하면 쓸데 없이 길어지는 걸 방지할 수 있다.

아래 표는 조직에서 일반적으로 많이 관찰되는 회의 유형과 목적·방법을 정리한 것이다. 이를 기반으로 팀의 특성이나 처한 상황에 따라 유형, 목적, 방법, 주기 등을 달리해 운영하면 된다.

팀 회의 생산성을 높이는 팀장의 핵심 행동

회의 형태만 갖춘다고 퀄리티가 저절로 높아지진 않는다. 내실 있는 회의를 만들려면 특히, 회의를 주재하는 리더의 역할이 중요하다. 팀장이 회의에서 하지 말아야 할 행동과 해야 할 행동 7가지를 소개한다.

① 모든 사안에 당신의 의견을 더해야 한다는 강박관념에서 벗어나라

당신이 아는 이야기라면 몰라도 모르는 이야기까지 억지로 답하려 하지 말라. "잘은 몰라도 내 생각은 말이야"와 같은 표현은 최악이다. 스쳐지나가듯 한 말도 팀원은 '지시사항'으로 받아들일 수 있다. 모르는 건 모르는 채로 남겨두면 된다. 애써 당신의 무지를 드러낼 필요가 없다.

② 팀원 의견에 대해 섣부른 판단을 삼가라

팀원이 한마디 입을 떼는 순간 이건 안 들어도 아는 이야기라는 판단이 들 때가 있다. "그건 아니지~"라며 중간에 말을 끊고 열변을 쏟아낸다. 도움이 되는 정보를 주려한 의도일 수도 있지만, 팀원에겐 '더 이상 네 얘긴 들을 필요 없다'로 느껴질 수 있다. 팀원 의견에 섣부른 판단을 하는 것은 더 이상 그 팀원으로부터 관련 정보를 받지 않겠다고 공개적으로 선언하는 것과 다름 없다. 얼핏 보기에는 뭔가 문제가 있어 보이는 이야기도 찬찬히 배경 설명을 들어보면 고개가 끄덕여지는 경우가 많다.

③ 장례식장 같은 엄숙한 회의 분위기를 만들지 말라

초보 팀장의 경우 앞으로 어떻게 팀을 끌고 나갈지 더 어깨가 무겁다. 아직 중요한 일과 덜 중요한 일을 구분하지 못해 하나하나 꼬치꼬치 따지기 시작한다. 이러한 마음가짐과 태도는 지나치게 진지하고 숙연한 회의 분위기를 만들고 만다. 당신의 고민과 긴장감을 보여주는 것도 좋지만 당신의 표정이 곧 팀 분위기로 이어진다는 사실을 간과해서는 안 된다.

④ 회의 장소에 가장 먼저 도착하라

회의 시간에 늦지 말라. 본의 아니게 회의에 늦을 경우, 반드시 팀원들에게 사과하라. 팀에서 시간만큼 소중한 자원이 있을까? 팀원들이 앞으로 가장 당신을 애태우게 할 일은 시간 약속이다. 당신은 일의 데드라인을 지키지 않는 팀원들 때문에 골머리를 앓게 될 것이다. 조직은 일이 있고 그 일을 수행하는 사람으로 구성된다. 결국 사람이 일하는 곳이 조직인데 이때 사용하는 자원은 딱 두 가지, 시간과 돈이다.

시간을 효과적으로 사용하는 법을 알지 못하는 개인이나 조직은 결코 일에서 성공할 수 없다. 시간이 쓸데없이 낭비되지 않도록 직접 리더가 몸으로 보여줘야한다. 그래야 팀원들도 자기 자신의 시간은 물론, 다른 팀원의 시간을 불필요하게 소모하는 행동을 하지 않을 것이다.

⑤ 문서 없는 구두 커뮤니케이션을 활성화하라

팀원들이 회의 준비에 많은 시간을 쏟게 하지 말아야 한다. 불필요한 문서를 작성하는 데 시간과 노력을 투입하지 않도록, 팀에서 문서는 기록 보관이나 대외 커뮤니케이션 이 두 가지 용도 외에는 최소화되어야 한다.

대개는 윗사람이 아랫사람을 믿지 못하는 조직에서 문서 작업을 많이 한다. 믿지 못하니 문서 형태로 공식적으로 확인하고자 하는 것이다. 조직 내 문서가 많다는 것은 상하 간 소통이 경직되어 있음을 뜻하며 동시에 실행력이 낮은 조직임을 상징한다.

⑥ 팀원들의 이야기를 진지하게 듣고 모든 의견에 감사 표현을 아끼지 말라

팀원 입장에서 팀장과 자신의 신뢰 관계 수준을 체크하는 결정적인 순간이 언제일까. 바로 자신 의견에 대한 팀장의 반응이다. 팀장이 별 반응은 보이지 않으면 팀원은 뭔가 일이 잘못되어 가고 있다는 느낌을 받게 된다.

사실 요즘 팀장들의 가장 큰 고민 중 하나는 팀원이 좀처럼 자기 생각을 말하지 않는 것이다. 소극적인 팀원의 태도 때문에 힘들어하는 팀장이 많다는 걸 생각하면, 팀원이 뭐가 됐든 자기 생각을 말해준다는 것은 고미운 일이다. 팀원들이 이런저런 생각을 자유롭게 말할 수 있도록 섣불리 판단하지 말고 들어주는 자세가 필요하다.

팀장이 감사한 마음을 충분히 표현하면 팀원은 계속 새롭고 창의적인 의견을 떠올려 말할 수 있게 된다. 팀장과의 심리적 거리감이 좁혀지면서 두뇌가 긴장 상태에서 벗어날 수 있게되기 때문이다.

⑦ 최종 의사결정은 가급적 팀원이 직접 하게 하는 것이 좋다

어떤 일이든 사람은 스스로 정한 일에 대해 애정을 갖게 되고 잘해보고 싶은 열정도 생긴다. 만약 어쩔 수 없이 팀장이 결정해야 하는 상황이라면 팀원들에게 불가피한 상황에 대해 납득할 수 있는 충분한 설명을 해야 한다.

* 이 글은 박태현 대표의 <처음 리더가 된 당신에게>에서 발췌했습니다.

인터비즈 박은애
inter-biz@naver.com