기업 보고서 쓰는 방법

기업의 소통 방식인 보고서에도 공식이 있다

글쓰기는 몇 가지 구조화된 공식만 알아도 훨씬 쉬워진다. 기업 보고서도 마찬가지로, 여기에도 공식이 있다.

우선 잘못된 보고서의 6가지 유형만 피해도 기본은 한다.

기업이나 조직에는 이미 정해진 보고서 양식이 있는 경우가 많다. 그런 경우 기존의 양식을 따르는 것이 원칙이다. 패기 넘치는 신입이 나름대로는 더 편한 양식을 만들어 제출하는 경우가 있는데, 의도는 좋으나 민폐다. 본인만 익숙한 그 양식에 기존의 모든 구성원이 다시 적응하란 뜻이기 때문이다.

보고서가 갖춰야 할 기본 요건

보고서는 조직 구성원이 서로 소통하는 한가지 방식이다. 대화를 나눌 때 화자가 있고, 청자가 있듯 보고서에서도 쓰는 사람이 있고, 읽는 사람이 있다.

보고하는 입장에서는 철저히 읽는 사람 입장에서 생각할 수 있어야 한다. 보고받는 입장에서 무엇을 궁금해 할지를.

보고서에는 작성하는 이유와 주제가 무엇인지, 무엇을 어떻게 해야 하는지가 명확하게 나와야 하고 읽는 이의 기대를 충족시켜 줘야 한다. 어렵게 생각하면 한없이 어렵게 여겨질 수 있으나 보고서는 기본 공식에 맞춰 쓰기만 하면 된다.

기업 보고서의 기본 공식
<보고서 스토리 라인>

언론 기사는 육하원칙(5W1H)을 기본 공식으로 삼는다. 즉, '누가 언제 어디서 무엇을 어떻게 왜' 했느냐에 맞춰 글을 쓰는데, 이 6가지 요소만 담으면 어떠한 사건을 빠진 내용 없이 일목요연하게 전달할 수 있다.

생각해 보라. 신문 기사에서 이 여섯 가지 말고 더 궁금할 만한 내용이 있는가? 보고서도 마찬가지로 이 공식을 따르면 된다. 다만 어떻게(how)를 더 세분화함으로써 내용을 좀 더 치밀하게 꾸밀 수 있다.

보고서 구성 공식 : 5W3H

이 요소들을 기준으로 보고서에서 빠진 내용은 없는지를 검토하면 된다.

다른 분야의 글을 쓸 때도 마찬가지다. 이런 구조적인 관점에서 보면 구성과 퇴고가 한결 쉬워진다.