회의록 잘 쓰는 법

요즘 페이스북에 회의록 작성해주는 스타트업 서비스가 런칭되었다고 떠서 보니 회의록이 아니라 녹취록이다. 물론 장기적으로는 자연어 처리 인공지능 기술을 활용하여 요약 기능까지 넣겠지만 현재 기술로은 아직 초보적이다. 신문기사를 작성하는 Narrative science 같은 경우는 매우 고도로 발달했지만, 기존의 내용을 정리하는 네이버의 요약봇 같은 경우는 아직 초보적 단계다.

대규모 컨퍼런스나 중요한 의사결정 회의에는 녹취록이 필요하다. 회의록의 목적은 정리와 회람이다. 핵심만 빠르게 읽을 수 있게 가장 쉽고 짧은 언어로 작성하는 것이 중요하다. 그러나 녹취록은 기록 보관용이지 회람용은 아니다. 회람을 하기 위해서는 전체 회람인의 시간을 줄여주지 않으면 큰 시간의 낭비가 소요되기 때문이다. 그래서 회의록의 핵심은 '중요한 내용을 최대한 간결하게'다.  

회의록은 크게 3가지 파트로 구성된다.

첫째는 회의 정보다. 일시, 장소, 참석자를 기재해야 회의의 객관적 사실과 담당자를 확인할 수 있다.

둘째는 회의 내용 요약이다. 어떤 아젠다를 가지고 논의했는지 중요 포인트를 중심으로 Bullet Point로 한 문장씩 정리한다.

셋째는 결정 사항인데, 결의한 할 일 목록, 책임자, 기한(Due date)을 적는다.
이 외의 나머지 부분은 모두 Appendix로 첨부하여 붙이면 된다.
정리 안된 녹취록을 통으로 던지는 것은 내 일을 대신 하라는 거다.

이렇게 하면 메모지 한 장에 정리 가능한 미니멀하면서도 MECE한 회의록을 쓸 수 있다. 이게 회의록의 뼈대이자 전부다.