기획서와 제안서의 공통점과 차이점

기획서와 제안서는 비슷한 것 같으면서도 차이점이 있습니다.

그 내용을 간단히 정리해보도록 하겠습니다.

[공통점]

1. 공통점은 기획서와 제안서 모두 '설득'을 목표로 하고 있다는 점입니다.

기획서의 경우 조직(회사) 내부의 의사 결정권자가 더 나은 선택을 할 수 있도록 한다는 점이고, 제안서는 외부의 파트너나 고객사에게 우리의 제안을 선택할 수 있도록 설득하려는 목적을 가지고 있습니다.

2. 같은 목적을 가지고 있기 때문에 구성 요소들이 큰 차이가 없습니다.

일반적으로 '문제→해결'의 프레임을 토대로 뼈대를 붙여 MECE하게 내용을 채우는 형태로 진행된다는 점이 핵심입니다.

3. 기획서와 제안서 모두 문서 작성의 결과물이라는 점이며, 그 앞단에 기획과 제안설계라는 과정에, 그 이후에는 보고와 제안활동이라는 행동이 이어진다는 비슷한 프로세스를 가지고 있습니다.

[차이점]

1. 일반적으로 기획서는 내부용으로, 제안서는 외부용을 목적으로 쓰입니다.

엄격하게 구분되지 않는 경우도 있습니다. 내부 제안서나 외부 기획서도 존재하지만 일반적으로 내부용을 기획서, 외부용을 제안서라고 쓰는 경우가 많습니다.

2. 목표의 관점에서 보면 기획서는 효과성(Effectiveness)을, 제안서는 고객의 이익(Benefit)을 최종 목표로 두고 기획해야 합니다. 이를 위해 기획서를 작성할 때는 어떻게 기대효과를 높일 것인지, 낭비요소를 줄일 것인지 등을 목적으로 하는 경우가 많으나 제안서의 경우 제안사의 상황은 고려사항이 되지 않고 고객사가 어떤 (금전적인) 이득을 얻을 수 있을 지를 포커스로 두어야 합니다.

3. 기획서는 Why-How-What의 3단 구성으로 쓰는 것이 효과적이며, 제안서는 역피라미드형 구성으로 쓰는 것이 효과적입니다.

내부 기획서의 경우 내용을 검토하는데 상대적으로 제안서보다 구체적으로 볼 수 있는 여유가 있지만, 제안서의 경우 앞단에서 임팩트를 주지 못하면 설득력이 떨어지기 때문입니다.

그래서 항상 꼭 지켜져야만 하는 절대적 법칙은 아니지만, 제 경험상 기획서와 제안서는 위의 순서로 쓰는 것이 효과적이었습니다.

4. 기획서는 기획의 앞단계인 설계(Design)의 과정이 더 중요하고, 제안서는 그 이후의 단계인 제안 활동의 과정이 더 중요합니다. 기획의 내용과 방향이 맞지 않은 상태에서 좋은 기획서가 나올 수 없습니다. 제안 역시 제안 전략에 따른 제안 설계가 중요한 것은 동일하나, 기획과 다른 점은 그 이후 '어떻게 제안을 하는가'가 굉장히 중요한 영향을 미칩니다. 이게 기획과의 다른 점입니다.

지금까지 작성한 내용은 이론이 존재하는 부분도 아니고 case by case로 조직과 환경의 상황에 따라 상이하지만, 그래도 해당 분야의 실무를 하고 강의를 하는 관점에서 중요하다고 생각하는 포인트를 한번 정리 해보았습니다.

[출처] 기획서와 제안서, 공통점과 차이점|작성자 서울비즈니스스쿨