회의의 원칙

회의의 원칙

1. 회의의 기본은 Record & Rotate

- 회의에 나온 안건을 기록하고, 참석자 모두의 의견을 돌아가면서 듣는 것이 가장 중요.

- 모두가 볼 수 있는 기록지나 필기구가 반드시 준비되어야 함. 회람용 핸드아웃은 회의 아이디어 발산을 위한 도구가 아니며, 리뷰는 회의가 아님.

- 전체가 참여하는 것이 아닌 사진과 같은 칵테일 파티 형식으로 삼삼오오 모여서 하는 것은 회의가 아님. 모두가 동일한 시각화 자료와 공동의 아젠다를 가지고 함께 몰입해야 함. 혼자서 자료 검토하는 것도 회의가 아님.

2. 자료 공유를 위한 회의가 가장 비효율적인 회의임

- 회의는 과거가 아니라 미래를 지향해야 함. 

- 사전에 공유된 자료를 가지고 현황을 미리 숙지한 상태에서 참석해야 함. 회의 시간에 자료를 리뷰하는 것은 모두의 시간을 낭비하는 회의임. 다 같이 모였을때는 다 같이 할 수 있는 활동에만 집중 해야 함.

3. 회의는 진행자가 반드시 있어야 함

- 일정한 회의의 규칙을 정하고 그에 따라서 주제와 순서에 따라 진행을 가이드 할 수 있는 회의 진행자가 반드시 필요. 전문 회의와 아마추어의 회의가 갈리는 부분이 여기임. 사회자 없는 행사가 없듯, 진행자 없는 회의도 없음.

4. 진행자의 퍼실리테이션에 따라 모두 치열하게 의견을 내야 함.

- Multi-Diamond model을 통해서 아이디어의 발산과 수렴을 반복하면서 대안을 탐색하고 의사를 결정하는 회의가 되어야 함.

- 주어진 자료를 검토만 하거나 자기의 의견을 피드백만 하는 회의는 굳이 모여서 할 필요가 없음.

5. 회의의 그라운드룰을 정하고 정해진 회의 목표에만 집중해야 함

- 회의 시간 동안 전화를 하거나 딴 짓을 하며 효율성을 낮추면 안됨.

- 주어진 시간동안 목표한 결과를 찾을 때까지는 그 시간에만 온전히 집중할 수 있도록 노트북, 핸드폰 등의 방해요인을 제거한 후 진행해야 함.

6. 수평적 회의를 위한 자리 배치

- 직사각형과 같이 위계가 있는 미팅보다는 원형 테이블이나 비정형 배치를 통해 참석자들 모두가 평등하고 열려있다는 심리적 안전감을 구축한 상태에서 진행되어야 함.

안그래도 어제 데일리 스크럼 미팅 관련 워크숍 진행하고 왔는데, 아래 사진을 보니 그래도 현업 퍼실리테이터로서 전문 코멘트는 남겨야 할 것 같아서 정리해 봄.

결론 : 청와대 회의 문화 혁신을 위해 총무비서관실 인사팀의 교육담당 행정관님께 저의 컨설팅 서비스를 소개해주시는 분 계시다면 국가를 위해 장렬히 컨설팅 & 워크숍 해드릴 수 있음.