우선순위
여유있게 일하는 법
일을 하는 데에 있어서 우선순위는 매우 중요하다.
일의 경중, 완급을 고려함이 없이 닥치는 대로, 혹은 손에 잡히는 대로 한다면, 정말 긴급한 일을 나중에 처리하거나, 정말 중요한 일을 자잘한 일 때문에 아직 시작도 하지 않게 될 수 있다.
우선순위를 위한 일의 구분은 다음의 4가지로 나누어진다.
- 긴급하고 중요한 일
- 긴급하지만 중요하지 않은 일
- 긴급하지 않지만, 중요한 일
- 긴급하지도 중요하지도 않은 일
어떤 일이 있을 때, 먼저 이렇게 일의 완급과 경중을 따지는 자세가 중요하다.
이 자세는 일에 치이지 않고 내가 일을 관리한다는 선언이다,
다음으로는 이 4가지 구간에 일을 집어넣는 작업이다,
그러기 위해서는 일의 본질을 알아야 한다.
긴급하고 중요한 일은
지금 바로 하지 않고 시간이 지체되면 시간적, 물질적으로 큰 손해가 발생되는 것이다, 그러기에 무엇보다 가장 먼저 제대로 해야 한다. 빨리하려고만 하다가 실수를 하면 안 되는 영역이기도 하다. 신속과 정확이 모두 필요하다.
긴급하지만 중요하지 않은 일은
서둘러 하지 않고 지체되면 손해가 발생되지만 그리 큰 손해는 아니다. 그리고 좀 귀찮지만 다음에 다시 할 기회가 있다.
마감이 정해져 있는 소소한 것들이 주로 여기에 포함된다.
정확도보다는 신속함이 더 필요하다.
시간과 비용을 따져서 다른 사람에게 맡길 수 있으면 그렇게 하는 것이 더 좋을 수 있다.
긴급하지 않지만, 중요한 일은
지금 당장 하지 않아도 되지만 어차피 하지 않으면 큰 손해가 발생되는 일이다.
마감이 여유가 있는 경우가 여기에 해당한다.
가장 나태의 함정이 많고 큰 영역이기도 하다.
중요한 일이기 때문에 해야 하고 제대로 신중하게 해야 하지만, 하기가 싫어서 차일 피일 미룬다. 그러다가 마감이 닥쳐서 부랴부랴 급하게 하다가 실수를 한다. 그 실수는 큰 손해를 가져온다. 처음부터 다시 해야 해서 차라리 하지 않은 만 못하는 경우도 있다.
이런 종류의 일에 대한 팁은 간단하다.
일을 단계별로 나누고 나눈 일들에 대한 부분적인 마감 시한을 정한다.
그정도로 많지 않은 일이라면 긴급하고 중요한 일이 없을 때, 다른 일을 배제하고 무조건 이 일을 끝마친다.
긴급하지도, 중요하지도 않은 일은
자질구레한 일들이다.
어떤 것은 시간을 많이 잡아먹기도 한다.
이런 일들은 마치 취미 생활을 하듯이, 기분 전환용으로 처리해도 된다.
음악을 듣거나 다른 것을 하면서도 할 수 있는 일들이다.
시간과 비용을 따져서 다른 사람에게 그 일을 맡기는 것이 더 효율적일 경우가 많다.
기업에 있어서 우선순위를 예를 들어보도록 하자.
긴급/중요 : 주요 바이어 및 신규 바이어 클레임, 부족한 운전자금의 조달, 전략의 변경 등
긴급/중요하지 않음 : 교통 과태료 마지막 날, 프린터 토너 부족, 월 말 결산 등
긴급하지 않음/중요 : 정기적 웹 개편, 내년 계획, 여유자금의 투자, 바이어 방문, 직원 워크 숍, 공급처 다변화
긴급하지 않음/중요하지 않음 : 영수증 처리, 회계 사무소에 자료 송부, 공급처에 안부 전 화, 봄맞이 사무실 청소 등
물론, 이것은 내 관점에서 분류한 것이고 기업이 처한 상황에 따라 달라질 수 있다.
분류한 것을 자세히 보면, 4개의 분류 구간에서 진정 비중이 있는 것이 무엇인지 보인다.
언뜻 보면 '긴급/중요'가 가장 비중이 있어 보이지만, 사실은 '긴급하지 않음/중요' 구간이 가장 비중이 크다.
이 구간을 소홀히 하면, 장기적인 성장에 문제가 따르고 회사는 파산을 할 수 있을 만큼 비중이 크다.
'긴급/중요' 구간은 주로 예기치 않은 사건이 주를 이룬다. 아니면 중요한 것을 미루다가 긴급하게 처리해야 할 일이다. 그래서 이 구간에 업무가 많은 것이 좋은 것이 아니다. 만일, 이 구간에 너무 많은 일이 몰린다면 회사 운영을 잘못하고 있는 것이다.
회사운영의 방향이 잘못 되었거나 나태하지 않은지 되돌아봐야 한다.
'긴급하지 않음/중요' 구간을 충실히 하면 '긴급/중요' 구간에 할일이 많이 준다.
그래서 여유있고 정확하게 업무를 할 수 있다.
정확한 방향을 정하고 착실히 진행하기에 실수가 준다.
내일, 익월, 내년을 대비하고 일하기에 장기적인 성장을 한다.
이 구간에 투자를 늘리면 늘릴수록 회사는 건실해진다.
아브라함 링컨이 "만일 나무를 베는데 한 시간이 주어진다면, 나는 도끼를 가는데에 45분을 투자하겠다"라고 한 말을 기억하자.
우선순위는 시간의 배분이고 시간의 배분이 곧, 인생이다.
우리는 시간 선상에 있고 끊임없이 시간을 분배하는 의사결정을 한다.
시간을 배분하고 있다는 자각 자체가 중요하다.
그 자각으로 시간에 끌려가는 것이 아닌 자신의 가치관에 따른 시간을 배분할 수 있다.
시간 관리를 잘하는 사람은 충동적이지 않고 계획적이다.
과거나 미래에 종속되지 않고 현실적이고 현재를 즐긴다.
사소한 일에 묶이지 않고 큰 그림 안에서 행동하기에 스트레스가 적다.
나태와 분주가 반복되지 않고 집중할 때 집중하고 쉴 때 즐겁게 쉰다.
모든 일들이 서로 유기적으로 결합되어 시너지 효과를 낸다.
완급과 경중은 자신의 가치관에 의해서 결정된다.
그 결정이 인생을 결정한다.
바쁘고 열심히 사는 것 같으나 의미 있는 결과가 없고 만족이 없다면 우선순위의 배분을 점검해야 한다.
적절한 우선순위를 정하려면 고귀한 가치관이 필요하다.
우선순위를 보면, 그 사람을 알 수 있다.
가정과 직장, 국가와 개인, 직원과 거래처, 돈과 인간관계, 일과 대인관계 등의 우선순위를 보면 그 사람이 보인다.
우선순위를 정하기 전에 먼저 나 자신을 점검하는 것이 필요한 이유이다.
욕심, 탐욕, 방탕, 이기심, 분노, 아집, 나태, 인정받으려는 마음, 눈치 등을 제거하는 것이 필요하다.
내 마음이 설레고 요동치는 것이 결국에는 하찮은 것이라면 어떨 것인가?
인생의 우선순위는 무엇인가?
현재 내가 해야 할 가장 의미 있고 중요한 것이 무엇인가?
지금 하지 않으면 나중에 땅을 치고 후회할 그것은 무엇인가?
학생이면 지금 공부를 하지 않으면 나중에 큰 후회를 할 것이다.
스포츠 선수이면 대회를 대비한 연습, 특히 곧 열리는 올림픽 같은 큰 대회를 대비한 훈련이 필수이다.
기업인이면 회사의 가장 큰 문제를 우선 처리해야 한다.
회사의 전략을 수립했다면, 실행의 우선순위를 정해야 한다.
그 우선순위에 따라 추진 계획이 나온다.
실행 후에는 계획과 결과를 점검하여 다시 전략을 수정하고 또, 우선순위를 정한다.
이처럼 우선순위는 기업이나 인생에 항상 가까이 있고 그 결과를 좌우한다.
