brunch

You can make anything
by writing

- C.S.Lewis -

by Chris Ha Feb 10. 2019

빌 게이츠의 시간 관리: 04  5분 단위 시간 관리

빌 게이츠의 5분 단위 일정표

 

Bill gates talks toilets sourced from gatenote on Youtube


 빌 게이츠는 세상에서 가장 바쁜 사람 중에 한 명이다. 세상을 움직이는 사람이라고 하는 것이 바람직할 것이다. 그가 움직이면 우리 삶이 바뀐다.  2008년까지 빌은 집집마다 한 대씩 놓이는 컴퓨터에 운영시스템을 보급하기 바빴다면 이제는 전 세계에 있는 질병과 빈곤에 고통받는 사람들을 구제하기 바쁘다. 최근에 그는 전 세계 21억 명에게 변기를 보급하는 전도사가 되었다. 가난한 국가에서는 변기를 사용하지 않아 배변이 정화되지 못하고 사람들이 마시는 물로 흘러들면서 콜레라와 같은 질병을 유발하기 때문이다. 빌은 무엇을 하더라도 전 세계를 대상으로 하는 스케일은 알아줘야 한다. 


 영국의 일간지 텔레그래프와의 인터뷰에서 빌은 하루 일정을 분 단위로 관리한다고 했다. 그의  시간표는 미국 대통령이나 일본 국무총리의 일정표처럼 분 단위로 세워진다. 긴 하루의 경우는 5분 단위로 나누어진다. 기본적으로 회의 시간과 심지어 악수하는 시간까지 계획될 정도로 치밀하게 이루어진다. 그도 세워진 일정은 가급적이면 준수하려고 노력한다.  


 빌 게이츠는 1987년부터 2018년까지 우리나라를 7회 방문했다. 방문할 때마다 만나는 사람은 주로 대통령이다. 김대중 대통령, 이명박 대통령, 박근혜 대통령 등을 만나며 한국 정보통신에 대한 이야기를 나누었다. 짧은 기간을 방문하는 만큼 한국을 방문했을 때도 그의 일정표는 분단위로 관리된다. 심지어 2008년 5월 6일에 방한했을 때는 겨우 4시간 30분을 한국에서 머물렀다. 짧은 시간에도 불구하고 그는 청와대에서 이명박 대통령과 이야기를 나누고 만찬을 가졌다. 그 후 소공동 롯데 호텔에서 한국 Microsoft사가 개최하는 ‘코리아 이노베이션 데이 2008’에서 연설을 하고, 기아차와 차량 IT분야 기술개발을 위한 전략적 제휴 협력 계약을 체결한 후 일본으로 떠났다. 짧은 시간이지만 빌은 꽉 찬 일정을 보냈다..


 빌은 시간을 소중하게 여긴다. 왜냐하면 시간은 그에게 있어 돈 보다 훨씬 더 귀중한 자원이기 때문이다. 빌의 재산은 2018년 기준으로 902억 달러로 전 세계에서 두 번째로 부유한 사람이다. 이는 2017년 860억 달러에서 42억 달러(약 4.2조 원)가 증가한 수치이다. 빌은 2018년 한 해 동안 한 달에 350 백만 달러를 벌었고, 하루에 11.6 백만 달러를 벌었다. 이를 초 단위로 계산하면 초당 135 달러이다. 빌 게이츠의 1분은 8백만 원, 1시간은 약 5억 원을 벌 수 있기 때문에 시간에 가장 가치 있는 자산이라고 생각한다. 그렇기 때문에 바쁠수록 더더욱 시간 관리의 중요성을 알고 있다.  


The World's Billionarires 2018 sourced from Forbes


 이에 반해 직장인들에게 바쁘냐고 물어보면 한결 같이 다들 너무 바쁘다고 한다. 도대체 시간당 얼마를 벌길래 바쁘다는 것일까? 연봉 5천만 원인 직장인의 경우 월에 416만 원을 번다. 이는 하루에 138천 원을 벌고, 시간당 5,787원을 번다. 이는 분당 96원이며, 초당 2원이다. 빌 게이츠가 시간당 약 5억 원을 버는데 반해, 연봉이 5천만 원인 직장인은 시간당 5,787원을 번다. 물론 24시간을 기준으로 산출했기 때문에 8시간을 기준으로 하면 시급액은 17,361원이 된다. 


 시간당 5억 원 버는 빌은 바쁘다는 이야기를 하기보다는 바쁠수록 시간에 대한 계획을 더욱 철저히 세운다. 시간당 17천 원을 버는 직장인은 바쁘다고 말만 하고 하루하루를 시간이 흘러가는 대로 보내기 바쁘다. 시간은 공평하게도 매일 우리 통장에 24시간이 입금된다.  하루를 어떻게 사용하는지에 따라 여러분의 인생 성공이 달려있다. 시간은 자고 일어나면 자동으로 입금되니깐 허투루 쓰다 보면 어느새 적자 인생이 되어있을 것이다. 하지만 매일매일 저축하는 것으로 시간을 아끼고 의미 있게 사용한다면 시간은 여러분에게 성공이라는 선물을 가져다줄 수 있는 보물 상자가 되는 것이다. 그렇다면 하루 24시간을 관리하기 위해서는 어떻게 해야 하는가? 


 시간 관리를 위해서는 3단계의 프로세스를 거친다. 우선 여러분의 시간이 어디에 어떻게 얼마나 사용되고 있는 지를 인지하고, 이를 계획하고 실천해야 한다. 필자는 이를 3P 전략이라고 부른다. 


첫 번째 P는 Perceive your time으로 당신의 시간이 어디에 얼마나 쓰이는 지를 인지하는 것이다. 


두 번째 P는 Plan Your Time으로 당신의 시간 계획을 세우는 것이다. 


마지막 P는 Practice your time으로 당신의 시간을 실천하고 평가하는 것이다. 


현재 나의 시간을 알고, 계획하고, 실천/평가하는 3단계의 선순환 과정을 거치면서 시간관리 역량이 향상된다. 




 당신의 시간을 인지하라 (Perceive Your Time)

 여러분에 한주에 몇 시간을 일하고, 몇 시간을 독서하고 운동하고 잠을 자는지 아는가? 직장에서 실제로 일하는 시간이 얼마나 되는지 아는가? 대개 직장인들은 8시간이라고 말할 것이다. 하지만 그건 근무시간이고 실제로 일하는 시간이 얼마나 되는지에 대해서는 모를 것이다. 우리 주변에 흔히 있는 직장 동료인 김 대리의 일과를 살펴보자.

 

직장인 김대리(출처: pixabay)

김 대리는 매일 아침 8시에 출근한다. 출근 후 컴퓨터를 켜고 인터넷으로 어제 있었던 뉴스 기사를 검색한다. LA 다저스 게임 결과가 어떻게 되었는지, 사람들 반응은 어떤지에 대해 살핀다. 그리고 페이스 북을 보며 지인들의 사진에 ‘좋아요’를 누르고 댓글을 남겨준다. 그때 같은 팀 동료가 와서 모닝커피나 한잔하자고 한다. 동료의 힘든 결혼 생활 이야기를 들어주며 공감해주다 보니 어느덧 30분이 훌쩍 넘었다. 사무실에 가니 팀장이 부른다. 이런저런 업무 지시를 받고 메일을 체크하니 어느덧 10시가 되었다. 카톡에 쌓여있는 지인들의 메시지를 확인하고 간단히 이모티콘을 날려준다. 이제야 비로소 김대리는 오전 회의를 준비하며 일과를 분주하게 시작한다.


 김 대리는 매일 아침 8시면 출근하는 성실한 직원이며 동료의 고충도 잘 들어주고 친절하다. 하지만 김 대리가 아침에 와서 뉴스 기사를 보는 것은 일한 것일까? 동료와 커피를 마신 시간은 일한 시간인가? 결국 김 대리의 일과를 살펴보면 일하는 시간은 얼마 되지 않을 것이다. 직장에 출근해서 앉아 있는다고 다 일하는 것은 아니다. 특히 늦게까지 남아서 일하는 사람들의 특징은 일과 시간에는 일을 미룬다는 것이다. 그들과 같이 일을 해보면 느끼는 것은 정해진 마감 기한을 지키지 않는다는 것이다. 항상 늦게까지 남아서 일하는 습관이 몸에 배어 있다 보니 일을 미루게 되고 그게 자신의 습관이 되어 버린 것이다.


 혹시 김 대리의 이야기가 자신의 이야기 아닌가? 그렇다면 나는 하루에 몇 시간이나 일할까? 하루에 몇 시간을 나 자신의 역량 개발을 위해 보낼까? 오늘 나의 하루를 시간 별로 기록해보고, 일한 시간을 살펴보자. 돈을 쓰고 가계부를 정리하는 것처럼 시간에 대한 기록을 해보는 것이다. 


 시간의 가계부를 쓰는 방법은 간단하다. 우선 처음에는 시간 단위나 삼 십분 단위로 기록하는 것이 바람직하다. 처음부터 의욕이 넘쳐 분 단위로 관리하다 보면 일을 위한 일이 되어버려 금방 지치게 된다. 너무 세세하게 적기보다는 30분 단위로 기록을 해 나가라. 어플, 다이어리, 종이 어떤 것도 좋다. 기록만 할 수 있으면 된다. 


 직장인이라면 하루 일과가 기상, 출근 준비, 이동(출근), 일, 점심, 휴식, 일, 이동(퇴근), 독서, 운동, 육아, 회식, 취침 이 정도로 분류될 것이다. 이러한 사항에 대해서 기록해 보아라. 그리고 다음 날 아침에는 집계를 내는 것이다. 너무 세세히 분류하는 것보다 5~6개 정도(일, 육아, 취침, 개인용무, 자기 계발, 기타 등)로 자신이 시간 사용의 빈도수가 높은 항목을 분류하여 관리하면 편리하다. 1주일이 지나면 주간 단위로 사용한 시간의 통계를 내어 본다. 그러면 일주일 168시간 중에 자신이 얼마나 일하고, 건강을 위해 얼마나 시간을 쓰는 지를 알 수 있게 된다.  


 이렇게 자신의 기록을 바탕으로 통계를 내어 보면 실제로 본인이 생각한 시간과 실제로 사용한 시간의 차이를 알게 될 것이다. 그리고 자신이 자기 계발을 위해 얼마나 힘쓰고 있는지를 알게 된다. 자기 계발을 하지 않는 사람의 미래는 밝지 못하다. 자투리 시간을 활용하여 틈틈이 책을 읽고 공부하는 사람만이 밝은 미래를 맞이할 준비를 할 수 있다. 또한 건강의 경우 저축과 같다. 매일 조금씩 하다 보면 잔고가 쌓이고 그 잔고를 나이가 들어서 조금씩 꺼내 쓸 수 있는 것이다. 


 이렇게 측정을 해야지만 본인의 현황을 파악할 수 있고, 개선을 위한 목표를 세울 수 있다는 점에서 시간의 기록은 상당히 중요하다. 필자의 경우 442법칙을 쓴다. 주 단위로 4개 항목에 각 42 시간씩 사용하는 것이다. 

업무에 42시간, 취침에 42시간, 개인 용무(식사 육아 등)에 42시간, 자기 계발(운동, 수업, 독서 등)에 42시간 사용을 목표로 한다. 하루 단위로 구분하면 업무에 6시간, 취침에 6시간, 개인 용무 6시간, 자기 계발 6시간을 쓰는 것을 목표로 한다. 하지만 하루 단위로는 지키기 어려울 때가 많다. 그래서 주말에 부족 분을 보충한다.


 

 개인적으로 가장 어려운 부분이 자기 계발에 42시간을 만드는 것이다. 평일에 부족 분을 보충하려면 주말에 새벽 4시 반에 일어나 4~5시간 정도를 만든다. 그리고 9시경 가족들이 깨어나면 주말 일정을 시작하는 방법을 쓴다. 시간 관리를 하며 가장 중요한 것은 자기 계발 비율을 늘려가며 자신의 역량을 키우는 것이다. 주간 단위로 기록을 하면서 관리를 하면 낭비 없이 자신의 시간을 관리할 수 있다. 소중한 자신의 시간을 기록을 함으로써 보다 적극적으로 자신만의 삶을 살 수 있게 되는 것이다. 


 당신의 시간을 계획하라 (Plan Your Time)

 1918년 어느 날, 세계 최대 규모의 철강회사인 베들레헴 철강의 사장 찰스 슈왑은 유명한 컨설턴트인 아이비 리를 만난다. 스왑은 아이비 리에게 어떻게 하면 보다 효율적으로 많은 일을 처리할 수 있을지에 대해 묻는다. 리의 대답은 간단했다. 


1) 퇴근 전에 내일 해야 될 가장 중요한 일 6개를 쓴다. 

2) 중요도에 따라 우선순위를 부여한다.

3) 다음날 출근하면, 우선순위가 1번인 일만 한다. 이 일을 끝날 때까지 다른 일은 쳐다보지 않는다.

4) 나머지 일도 이 같은 방법으로 한다. 못다 한 일은 내일 할 일 목록에 집어넣는다.

5) 매일 이 방법을 반복한다.


 석 달 뒤 스왑은 이 방법에 매우 만족했고, 리에게 $25,000(현재 가치로 따지면 약 4억 원)의 수표를 주었다. 


 이 방법은 매우 간단하고 누구나 쉽게 할 수 있다. 그럼에도 불구하고 이 기법을 실천하는 사람은 많지 않다. 스왑의 사례에서 가장 중요한 점은 일을 계획하고, 우선순위를 부여하고 실천하는 것이다. 이 방법을 실천해보면 의외로 효고가 크다. 앞서 우선순위 정하기 편에서 이야기했지만 다중 작업보다 단일 작업으로 일을 처리하는 게 훨씬 빠르다. 그렇게 때문에 우리가 해야 될 일 첫 번째는 하루를 계획하는 것이다. 


 매일 아침 하루를 시작하기 전에 10분 정도의 시간을 내어 하루를 계획하라. 어제 해야 될 일 목록을 점검하고, 그날의 해야 될 일들을 적어본다. 그리고 가장 중요한 것은 해야 될 일들의 우선순위를 정하는 것이다. 일의 긴급성과 중요성에 따라 A, B, C로 나눈다. 그리고 A 항목들 중에 우선순위를 정하기 위해 A1, A2, A3..으로 나눈다. 그리고는 A1을 먼저 시작하고 A1이 끝날 때까지 A2는 쳐다보지도 않는다. A1을 조금 하다가 A2로 넘어가고, A3로 넘어가다 보면 일을 마무리 짓지 못하고 점점 일이 쌓여만 가게 됨을 느낀다. 그렇기 때문에 하나라도 끝내고 다음 일을 하는 것이 시간을 정복할 수 있는 지름길이다. 


해야 할 일 목록과 우선순위


 해야 할 일 목록은 그림과 시간 가계부 위에 배치한다. 할 일 앞에 우선순위 A, B, C를 매긴다. 그리고 우선순위에 따라 일을 처리한 기록을 시간 가계부에 기록을 한다. 일을 끝낼 때마다 빨간 펜으로 할 일 목록을 지운다. 이렇게 하루 일과를 보내고 나면 완료한 일과 내일 해야 할 일이 명확해진다. 다음 주에 해야 할 일도 다음 주 해야 할 일 목록에만 적어두면 잊지 않고 처리할 수 있다. 하루 10분의 계획과 우선순위대로 일을 처리하는 것이야말로 하루를 알차게 보낼 수 있는 핵심 비법이 된다. 


 당신의 시간을 실천하고 평가하라. (Practice Your Time)

 계획에서 본 것처럼 실천의 가장 중요한 점은 우선순위에 따라 일을 처리하는 것이다. 가급적 다른 일이 끼어들더라도 우선순위에 맞춰서 진행해야 한다. 그래야 지만 중요한 일을 처리할 수 있는 것이다. 그리고 가급적 일을 빨리 끝내서 자기 계발을 위한 시간을 확보하는 것이 중요하다. 일이 끝나면 독서를 하거나 자기를 위해 시간을 써야 한다. 


 실천이 끝나면 평가를 해야 한다. 다음날 아침 그날 계획을 세우기 전에 우선 전날의 시간 사용에 대한 통계를 내어 본다. 계획표 하단에 6개의 카테고리별로 사용한 시간을 쓴다. 그리고 하지 못한 일을 점검하고 오늘 해야 할 일 목록에 집어넣는다. 그리고 다시 일들의 우선순위를 부여하고 순서대로 일을 처리한다.  일을 끝낼 때마다 시간을 기록한다. 마지막으로 매일 사용한 시간의 통계를 내고 주 단위로 집계하고 평가를 한다. 목표 대비 미진한 부분에 대해서는 원인 분석을 하고 다음 주에 목표치에 달성하기 위해 노력한다.  


시간 관리는 일정을 빡빡하게만 해서 우리의 삶을 바쁘게 만드는 것은 아니다. 오히려 삶을 더욱 여유롭게 만들기 위해서 일정을 배열하는 것이다. 주어진 시간에 집중하여 계획을 달성하고 다음 계획으로 순차적으로 진행하다 보면 하루하루가 보람차게 느껴질 것이다. 여유로운 사람들은 어떠한 상황에도 쫓기지 않는다. 그들이 느긋한 성격을 가지고 있어서가 아니라 여유로운 삶을 만들 수 있는 방법을 알기 때문이다. 시간 관리를 통해 여유 시간을 만들고 이를 최대한 모아서 뭉텅이 시간을 만들어 자신이 원하는 것을 할 수 있는 여유를 만드는 것이다.  




"내가 관찰한 바에 의하면 효과적인 경영자는 일에서부터 시작하지 않는다. 그들은 시간에서부터 시작한다. 계획에서부터 시작하지 않는다. 시간이 얼마나 걸리는지 명확히 확인하는 것부터 시작한다.” 

                                                                                              - Peter F. Drucker, <The Effective Executive>

Chris Ha 소속 직업칼럼니스트
구독자 10
매거진의 이전글 빌 게이츠의 시간 관리: 03 우선순위를 정하라

매거진 선택

키워드 선택 0 / 3 0
브런치는 최신 브라우저에 최적화 되어있습니다. IE chrome safari