디지털 시대에 맞는 글쓰기 능력
이메일(E-mail) 잘 쓰는 방법이 궁금하다
스마트폰이 국내에 들어온 해가 언제인가. 2007년, 겨우 15년 전 즈음이다. IT 기술이 집약되면서 방송과 통신 모두가 스마트폰을 통해 손 안으로 들어왔다. 여기에 개인이 다른 사람들과 만나서 소통하는 온라인 플랫폼 채널까지 등장했다. 본격적인 디지털 세상이 열렸다고 할 수 있다. 카카오톡, 메타, 인스타그램 등 소셜 네트워크 서비스라는 부르는 SNS가 커뮤니케이션 중심에 자리 잡았다. 이제는 전달할 메시지가 있으면 귀찮은 전화 대신에 카카오톡에 메시지 문구, 또는 사진과 영상 하나가 더 편한 세상이 됐다.
메타(Facebook), 인스타그램(Instagram), 트위터(Twitter), 카카오(Kakao), 네이버(Naver), 유튜브(YouTube), 구글(Google), 핀터레스트(Pinterest), 위챗(WeChat), 틱톡(TikTok), 제페토(ZEPETO), 링크드인(LinkedIn) 등
디지털 시대에 맞는 글쓰기 능력을 요구한다바야흐로 디지털 IT 세상이다. 변하는 세상과 상관없이, 여전히 나와는 무관한 이야기라고 말하는 사람도 적지 않겠다. 하지만 손안에 스마트폰으로 카카오톡에 한마디 툭 던지면, 자신과 무관했다던 IT 기술 세상으로 들어 간 셈이 된다. 가령 식당 맛집이라도 찾으려면 네이버 창을 열어 ‘근처 맛집 추천’부터 검색한다. 그럼 스마트폰에서 주변을 중심으로 추천 식당들이 검색 결과로 쓱 올라온다. 말 그대로 가까운 친구가 알려주던 소소한 정보를 스마트폰이 대신한다. 최신 정보나 전문 지식 역시 스마트폰이 해결사로 충분하다.
소셜 네트워크 서비스와 동영상이 대세인 시대, 어느 대기업에서 ‘글 잘 쓰는 사람’을 급구한다는 공고를 냈다. 기업 온라인 회의 내용을 논리적이고 정제된 글로 정리해줄 전문가가 필요하다는 이유에서다. 디지털이 시대에도 글쓰기 능력이 필요하다는 이야기다. 디지털 세상에서 살아남으려면 무엇이 필요한가. 저마다 필요한 능력이 다르겠지만, 그래도 하나를 고른다면 글쓰기 능력이라고 말하고 싶다. 다만, 소통하는 도구가 디지털로 바뀌었으니 그 방식만 이해하면 변하는 흐름은 금방 따라잡을 수 있다.
이메일(E-mail) 활용은 사회생활에서 기본 중의 기본이다. 이메일 잘 쓰는 방법까지 알 필요가 있을까 하는 생각이 든다. 그저 원하는 메시지만 전달하면 충분한 생각도 든다. 하지만 직장에서 보내는 이메일은 달라야 한다. 개인 이메일과 달리 비즈니스 성격을 가졌기 때문이다. 거래하는 상대방에게 격식을 갖춘 편지를 보낸다는 개념으로 접근하면 되겠다.
이메일 작성이 꽤 스트레스라는 사람이 여럿이라는 말을 들었다. 의외로 이메일 작성법에 대한 질문도 여러 차례 받았다. 너무 기초적인 질문이라 누군가에게 물어보기를 망설였다고 털어놨다. 그깟 이메일 쓰는 법을 모르냐고 할까 봐서다. 사실 직장 초년생에게는 직장에서 보내는 이메일 작성이 중요하다는 사실을 느끼기 쉽지 않다. 아마 업무에 크게 지장이 없어서, 혹은 중요하다는 생각을 자체도 못 할 수도 있다. 하지만 이메일 내용만 살피면 보낸 사람의 업무 능력을 대강 파악할 수 있다.
직장에서 이메일을 보내는 업무가 중요한 이유가 무엇인가? 아마 친구에게 소식을 전하는 편지가 아닌, 회사나 기관에 속해서 공문서(公文書)를 보낸다는 느낌 때문일 것이다. 아무래도 사업 상, 명확하게 전달하려는 메시지와 상대방에 대한 격식이나 예의가 필요하다.
영어로 커버 레터(Cover Letter) 작성이 이메일 작성 방식과 동일하다. 공문은 인터넷이 존재하지 않았던 시절부터 우편이나 팩스 등으로 오고 갔다. 이미 여러 목적에 맞게 통용하던 문서, 즉 공문들이 과거부터 사용했다는 의미다. IT기술 덕분에 전달 방법이 인터넷을 이용한 이메일로 바뀌었을 뿐이다. 구글이나 네이버 등 이메일 화면을 띄우면 과거 사용하던 공문 양식과 비슷한 형식을 볼 수 있다. 작성하는 방법 몇 가지만 살핀다.
첫째, ‘받는 사람’, 즉 수신 담당자를 명확하게 확인한다. 중요한 항목이다. 전달하려는 문서를 받을 담당자를 확인하는 일이 첫 번째다. 재차 확인해야 문제가 생기지 않는다. ‘참조’는 이메일 발송 내용을 함께 알아야 할 관계자를 말한다. 메시지 확인이나 진행 상황 확인도 모두 수신인이 담당한다. 만약 수신인이 대표이사면 형식상 수신자일 확률이 높다. 보내는 이메일에 문서를 받는 담당자 확인이 핵심이다.
둘째, ‘제목’, 제목만 읽으면 메시지 전체를 알 수 있어야 한다. 이메일을 하루 수백 통씩 받는 사람도 있다. 열어보지 않고 그냥 휴지통으로 던져지는 경우도 허다하다. 그래서 제목 맨 앞에 ‘[회사 명칭]’같이 박스 형태 기호를 붙이면 제목이 눈에 띈다. 문장 형태보다 어구 또는 어절 형태로 짧아야 좋다. 가령 제품 견적을 요청합니다. 서술형 문장보다 짧게 ‘제품 견적 요청’이 낫다. 아무리 길어도 40자가 넘지 않아야 한눈에 들어온다.
셋째, ‘파일 첨부’, 필요할 경우만 파일을 첨부한다. 바쁜 세상이다. 본문 읽기도 바쁜데 첨부 파일까지 열어볼 여유조차 없다. 이메일 내용이 길다면 가능한 한 축약한다. 제안서, 기획서, 도면 같은 입찰 문서는 파일 첨부가 반드시 따라붙는다. 그렇다면, 이메일 본문에 첨부한 메일에 대한 기본정보나 간략 설명을 하단에 일련번호를 붙여서 꼼꼼하게 보낸다. 다만, 입찰 서류를 챙길 때에는 모든 서류를 꼼꼼하게 첨부해야 한다.
넷째, ‘본문 쓰기’, 처음 인사하고 핵심 메시지를 전하면 끝인사로 마친다. 공문은 양식이 정해졌다. 처음, 1. 귀사의 무궁한 발전을 기원합니다. 이렇게 시작한다. 마지막, 4. ~하기를 바라오며 적극적으로 협조하여 주시기 바랍니다. 감사합니다. 끝인사도 정해졌다. 처음과 마지막 인사 중간에 핵심 메시지로 단락 2개를 집어넣으면 완성이다. 혹시 전하는 메시지가 적거나 많으면 분량 조절이 필요하지만, 대략 한 페이지를 넘기지 않아야 좋다.
마지막 꿀팁, 마지막에 기업 명칭, 담당 부서, 연락처 등 개인정보를 이메일 하단에 넣으면 완성이다. 회사에서 발송하는 이메일로서 인사부터 보내는 담당자까지 격식을 차려서 보내는 형식을 갖추었다는 의미다. 매번 개인정보를 입력하는 수고를 덜어주는 ‘서명’ 기능을 활용하기를 추천한다. 명함 이미지 파일이나 회사 로고 등을 자동으로 이메일에 입력해줘서 편리하다.
