팀원들의 시간을 뺏는 '가짜 일'
최근 한 달간, 점심 시간 외에는 자리를 벗어난 적이 없다는 김대리. 그러나 한 달 째 한 가지 업무를 마무리하지 못 해 주간 회의마다 같은 이야기를 반복하고 있다. 김대리는 상사에게 한 업무를 가지고 한 달째 끙끙대는 무능력한 팀원으로 찍혔다. 그러나 그가 무능력으로 낙인 찍히기까지 스스로의 잘못은 거의 없다. 가짜 일에 속은 것 뿐이다.
회사에는 진짜 일과 가짜 일이 있다?
회사에는 '진짜 일'과 '가짜 일'이 있다. 진짜 일이란, 회사의 목표와 성과가 직결된 일이다. 가짜 일은겉으로 보기엔 일인데 회사 전략이나 목표에는 전혀 도움이 되지 않는 일이다. 대개 고질적이고 낡은 업무 프로세스에서 비롯된다. 김대리는 이를 구분하지 못 한 채 주어진 업무를 묵묵히 했을 뿐이다.
일을 하는 것처럼 보이지만 진짜 일을 방해하는 '가짜 일'
가짜 일은 우리가 하고 있는 일 중 50% 이상을 차지한다. 아주 흔하게 수행 중인 일이기 때문이다. 아래 상황 중 자신이 해당하는 항목이 있는지 확인해보자.
[가짜 일의 종류]
- 메신저를 통한 업무 상황 질문에 수시로 답한 일
- Cc가 반복되는 이메일에서 나에게 중요한 내용이 무엇인지 파악하려고 히스토리를 다 읽어보는 일
- 지난 자료를 찾기 위해 검색하거나 동료에게 질문을 반복한 일
- 목표나 성과가 뚜렷하지 않은 형식상 열리는 회의
- 나의 역할이 무엇인지 모른 채 참여한 회의
- 상사에게 업무 보고를 하기 위한 목적만의 보고서 작성
이런 가짜 일은 20분만 해도 될 일을 2시간으로 늘린다. 바쁘기만 하고 성과는 나오지 않는다.
가짜 일을 하지 않으려면?
먼저, 진짜 일과 가짜 일을 구분하는 기준이 있어야 한다. "이게 꼭 해야 할 일인가?"라는 질문이 중요하다. 모든 일에는 우선 순위와 중요성이 매겨진다. 이는 모두 기대되는 성과에 따라 달라진다. 즉, 기대 효과가 명확하지 않은 일은 중요하지 않다. 기대 효과 여부에 따라 '진짜 일'을 구분할 수 있다. 이는 일을 시작할 때도 중요하지만 과정에서 더욱 중요하다. 내가 지금 하고 있는 일이 '꼭 해야 할 일인가?'를 되물어야 한다.
두 번째로는 가짜 일을 피할 수 있는 업무 솔루션이 필요하다. 가짜 일을 개인의 의지만으로 없애는 건 불가능하다. 가장 큰 원인이 조직의 업무 방식에 있기 때문이다. 예를 들어, 메일이나 메신저를 통해 주로 커뮤니케이션 한다거나 지난 자료를 정리하는 체계가 없는 등 고질적이고도 사소한 방식이 원인이 된다. 그렇다고 갑자기 메신저 커뮤니케이션을 중단하거나 자료를 카테고리별로 구분해서 폴더화 시키는 규칙을 세우는 것도 한계가 있다. 자칫 또 성과와 관련없는 가짜 일만 늘어날 뿐이다. 문제를 제대로 해결하기 위해서는 가짜 일을 피할 수 있는 업무 솔루션이 필요하다. 최근 협업툴이 주목받고 있는 이유 중 하나도 '가짜 일'을 줄이기 때문이다. 특히 한 장의 문서에 모든 업무 흐름을 담아 업무의 가시성을 확보한 원페이지 협업툴은 최근 이용자가 급증하고 있다. 원페이지 협업툴은 메신저나 메일을 통해 재차 현황을 묻는 일을 현저히 줄인다. 칸반 형태로 프로젝트 상황도 한눈에 체크할 수 있다. 국내에서는 콜라비(Collabee)가 대표적인 원페이지 협업툴로 이용되고 있다. 이 외에도 칸반이나 간트차트 형태로 프로젝트 상황의 가시성을 확보한 프로젝트 관리 협업툴도 있다. 대표적으로 트렐로(Trello)나 아사나(Asana)가 몇 년전부터 다수 이용중이다.
일을 위한 일은 그만
영국 셰필드대 교수 바니아 세나(Vania Sena)는 한국에서 특히나 가짜 일의 폐해 사례가 많다고 전했다. 단순히 책상에 앉아 있는 시간에 비례해 평가하는 보수적인 업무 문화때문이다. '가짜일VS진짜일'의 저자 브렌트 피터슨(Brent Peterson)은 "우리 조직에 얼마나 많은 직원이 회사의 목표를 인지하고 있는가."가 가장 중요하다고 강조했다. 목표를 인지하지 않으면 사공만 많은 배가 될 뿐이다. 직원 모두가 목표를 인지하며 '진짜 일'에 몰입할 수 있는 환경을 만드는 것이 가장 필요한 변화가 아닐까.
